事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考

摘 要：當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作過程中受到傳統(tǒng)管理體制及管理模式的影響存在著較多的問題，這些問題的出現(xiàn)很大程度上影響著檔案管理有效性的提高，逐漸顯露出較多管理問題的出現(xiàn)，不利于事業(yè)單位整體工作效率的提高。隨著信息化發(fā)展及經(jīng)濟(jì)水平提高，現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理的過程中應(yīng)充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢，建設(shè)信息化管理模式，通過信息化建設(shè)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理形式，提高檔案管理的有效性，減少檔案丟失、篡改現(xiàn)象的出現(xiàn)。為了分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑，筆者針對(duì)信息化檔案管理的意義及特點(diǎn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作中較為重要且基礎(chǔ)的組成部分，主要是指直接對(duì)檔案實(shí)體及檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總稱，屬于國家檔案事業(yè)最為基礎(chǔ)的組成要素。檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及利用等工

作[1]，檔案管理的最終目標(biāo)是為了提供檔案信息促進(jìn)現(xiàn)代化的發(fā)展。在事業(yè)單位實(shí)施檔案管理的過程中應(yīng)轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理方式，積極利用信息化管理的優(yōu)勢開展信息化檔案管理模式。

1 信息化檔案管理的意義及特點(diǎn)

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的過程中建設(shè)信息化管理模式具有較為積極地意義與作用，信息化管理主要是指利用信息化的手段為社會(huì)提供現(xiàn)代化的管理服務(wù)，轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)檔案的管理模式，將檔案電子化，方便輕速地對(duì)檔案進(jìn)行檢索、歸檔及查閱等。此外，通過信息化的管理途徑還能實(shí)現(xiàn)檔案的分類、加工及處理等方面的工作，提高工作效率，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，縮短工作所耗時(shí)間[2]。相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理來說，通過信息化的檔案管理還能實(shí)現(xiàn)快速的信息交流及傳遞，將檔案的使用效率提升，減少檔案管理的成本。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理過程中存在一定的困難，其一傳統(tǒng)檔案管理主要的媒介為紙質(zhì)，采用人工錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與記錄，且紙質(zhì)管理過程中需要占用大量的空間及工作人員的時(shí)間;多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理中檔案被集中放置在幾間檔案室內(nèi)，需要耗費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力;紙質(zhì)的檔案由于溫度及環(huán)境的影響極易出現(xiàn)潮濕、發(fā)霉、氧化、紙張上字體模糊及擴(kuò)散等現(xiàn)象。而檔案管理的信息化主要轉(zhuǎn)變了紙質(zhì)檔案的保存方式，其采用的是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，將電子檔案很好的存儲(chǔ)在硬盤中，能很大程度上節(jié)約空間，縮短檔案管理人員每天需要整理、分類及分析的時(shí)間，減輕了檔案管理人員的工作壓力。此外，電子檔案在查詢及使用方面具備一定的優(yōu)勢，通過信息化檔案管理模式的實(shí)施能有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，方便需要的單位和個(gè)人進(jìn)行檔案的查詢及使用[3]。轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時(shí)刻需要翻閱及尋找的現(xiàn)象，最大程度上滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，在事業(yè)單位實(shí)施檔案管理的過程中有效的信息化建設(shè)及管理方式顯得尤為重要。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息網(wǎng)站的完善，重視檔案管理的信息化水平建設(shè)

事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)過程中應(yīng)不斷完善檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能，讓相關(guān)單位和個(gè)人能在網(wǎng)站中查詢及歸檔相應(yīng)的檔案資料，為工作人員順利開展工作提供便利。在事業(yè)單位管理信息的系統(tǒng)建設(shè)過程中主要是檔案管理的操作系統(tǒng)，根據(jù)需要不斷更新完善收集、整理、分類、檢索、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、信息資源共享等功能。因此事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)過程中應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員完善網(wǎng)站功能，根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的潮流不斷開發(fā)及升級(jí)網(wǎng)站的服務(wù)功能，最大程度上提高檔案管理的信息化水平[4]。此外，事業(yè)單位還應(yīng)結(jié)合自己的實(shí)際情況強(qiáng)化分析及論證，重視檔案管理信息化過程中硬件與軟件建設(shè)的水平，保證檔案管理信息化水平符合自身的管理需求，重視設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)及管理檔案管理信息化建設(shè)，規(guī)范檔案的管理工作。

2.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)及專業(yè)技術(shù)人員的投入

為提高檔案管理工作的有序開展及實(shí)施，相關(guān)的事業(yè)單位應(yīng)重視信息化進(jìn)程的建設(shè)、專業(yè)信息化技術(shù)人員的管理和培訓(xùn)，充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理有效的提升作用，加大人力、物力及財(cái)力的投入。首先針對(duì)檔案管理人員實(shí)施定期的計(jì)算機(jī)操作方面的培訓(xùn)管理，多數(shù)檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用等并不是十分的熟悉，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參與專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)、計(jì)算機(jī)使用培訓(xùn)過程，提高檔案管理人員的管理有效性。事業(yè)單位還應(yīng)更新檔案管理的計(jì)算機(jī)，增加掃描儀、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，要求檔案管理人員熟練掌握使用技巧，提高設(shè)備管理的有效性[5]。最后，由于信息化的管理，檔案在網(wǎng)絡(luò)上可能存在一些被非法分子利用、篡改等現(xiàn)象，因此在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的過程中應(yīng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，及時(shí)的更新殺毒軟件，防止病毒、黑客及木馬等對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成的入侵現(xiàn)象，減少電子檔案的丟失、遺漏及不法使用現(xiàn)象。

2.3 規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的信息化要求，提高檔案管理的質(zhì)量

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中要求系統(tǒng)化、科學(xué)化及規(guī)范化的管理，這是事業(yè)單位檔案管理信息化的基本要求，是考核檔案管理工作是否高效及合理運(yùn)行的主要標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段國家相關(guān)部門針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理信息化提出了一些相應(yīng)的要求，事業(yè)單位在實(shí)施管理的過程中應(yīng)結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)、本單位的檔案管理需求及發(fā)展特點(diǎn)等，制定個(gè)性化的系統(tǒng)管理體系，并在信息化管理過程中不斷進(jìn)行優(yōu)化及健全。做到單位建立數(shù)據(jù)庫應(yīng)層次分明、嚴(yán)格按照檔案的類型進(jìn)行分類的存儲(chǔ)，保證檔案格式的統(tǒng)一，規(guī)范的使用統(tǒng)一的文字軟件，選擇規(guī)范的視頻軟件，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的共享，及時(shí)的檢查檔案管理信息化建設(shè)的安全性，減少檔案泄露現(xiàn)象的出現(xiàn)[6]。

3 結(jié)語

事業(yè)單位在信息化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況及信息化管理的需求，通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的完善、強(qiáng)化信息化建設(shè)、加大對(duì)檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的信息化要求等多元化的信息化建設(shè)管理途徑，提高檔案管理工作信息化水平及管理質(zhì)量，減少檔案管理遺漏、丟失、篡改等現(xiàn)象的出現(xiàn)，促進(jìn)事業(yè)單位管理整體水平的提高。

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作者簡介

周劍鋒（1973-），男，漢族，四川省廣安市人，?？?，從事檔案收集、整理、保管、利用、信息化等工作制度和方案并組織實(shí)施。