大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

王楊

摘 要：近些年來(lái)，辦公室工作量不斷增多，由此產(chǎn)生的檔案資源也隨之增加，文書檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。為此，應(yīng)當(dāng)以何種方式開展文書檔案管理工作，切實(shí)發(fā)揮文書檔案在決策咨詢、信息參考以及信息支撐領(lǐng)域的作用，亟待檔案管理人員思考和探究。基于此，本文從大數(shù)據(jù)技術(shù)的視角，就文書檔案管理工作提出自己的看法，希望能夠提升檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，幫助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維，實(shí)現(xiàn)文書當(dāng)納管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;大數(shù)據(jù);共享;檢索

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，為檔案管理人員檢索、收集、整合以及分析檔案資源提供了便利，有效降低了文書檔案管理的繁瑣性以及難度。然而，現(xiàn)實(shí)生活中也有部分單位忽視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)以及信息化建設(shè)滯后，影響了文書檔案管理的效率以及質(zhì)量。因此，有必要從理論層面就文書檔案管理工作展開闡述，尋求文書檔案的管理路徑。

1 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節(jié)約檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

大數(shù)據(jù)視角下的文書檔案管理工作本質(zhì)上是一種數(shù)字化管理，即對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。一方面，文書檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，能夠有效減少文書檔案管理的成本，避免人力、物力以及此財(cái)力的浪費(fèi)。另一方面，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理領(lǐng)域，打造互聯(lián)共享的文書檔案管理機(jī)制，可以滿足多個(gè)主體的檔案需求，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理[1]。

1.2 發(fā)揮文書檔案價(jià)值，避免資源浪費(fèi)的內(nèi)在舉措

文書檔案具有很強(qiáng)的憑證價(jià)值、參考價(jià)值，能夠?yàn)閱挝还芾碚邤M定決策以及開展管理工作提供信息參考、信息咨詢。過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)，部分單位文書檔案收集、整合以及開發(fā)利用的效率不高，難以為單位管理者提供相應(yīng)的信息幫助，降低了文書檔案的價(jià)值。為此，有必要將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到文書檔案管理工作當(dāng)中，提升文書檔案管理效率以及質(zhì)量的同時(shí)，進(jìn)一步對(duì)文書檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。除此之外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到文書檔案管理領(lǐng)域，可以提升文書檔案檢索效率，防止因檔案數(shù)量增加而導(dǎo)致檔案檢索效率降低的問題出現(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

2.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用層次低，文書檔案管理實(shí)效低下

當(dāng)前，部分單位對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用層次不高，大數(shù)據(jù)技術(shù)與文書檔案管理脫軌問題嚴(yán)重。第一，部分單位沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至文書檔案收集領(lǐng)域，難以最大限度地挖掘并收集相應(yīng)的文書檔案資源，不利于后期的文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設(shè)工作[2]。第二，部分單位沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至文書檔案共享領(lǐng)域，不利于檔案成本的節(jié)約，難以最大限度地發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

2.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案需要依托于物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，容易遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中病毒程序的攻擊，進(jìn)而影響文書檔案后期的使用。第一，部分單位只是單純地利用防火墻技術(shù)以及殺毒軟件來(lái)防范病毒程序，難以適應(yīng)新形勢(shì)文書檔案管理的要求[3]。第二，部分單位沒有做好事前備份工作，導(dǎo)致文書檔案在傳輸過(guò)程中發(fā)生亂碼、遺失以及損毀的問題后，缺乏可供參照和對(duì)比的原始檔案，進(jìn)而影響文書檔案的真實(shí)性、原始性以及準(zhǔn)確性，難以發(fā)揮出文書檔案決策咨詢的作用。

2.3 檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏了解

當(dāng)前，部分單位檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，難以真正將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到文書檔案管理當(dāng)中。第一，部分單位培訓(xùn)工作滯后，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致培訓(xùn)內(nèi)容單一。檔案管理人員在缺乏培訓(xùn)的情況下，難以綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及其他信息化技術(shù)，不利于文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作。第二，部分單位培訓(xùn)模式缺乏創(chuàng)新，忽視了人才交流在培訓(xùn)中的作用，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)管理模式的具體特點(diǎn)以及發(fā)展趨勢(shì)。

3 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提升文書檔案管理實(shí)效

大數(shù)據(jù)時(shí)代，單位必須要深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，打造大數(shù)據(jù)管理模式。第一，檔案管理人員可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書檔案資源進(jìn)行收集，擴(kuò)充文書檔案的內(nèi)容，進(jìn)一步為單位內(nèi)部其他部門提供信息參考，滿足檔案需求主體的檔案需求。同時(shí)，檔案管理人員可以結(jié)合文書檔案編纂工作、文書檔案專題匯編工作以及檔案專題建設(shè)工作的需要，綜合挖掘并收集政策文件、法律法規(guī)以及其他文件，進(jìn)一步提升文書檔案管理實(shí)效。第二，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)打造檔案共享機(jī)制，有效節(jié)約檔案管理成本，進(jìn)一步延伸文書檔案管理的價(jià)值鏈。上下級(jí)單位以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間構(gòu)建檔案共享服務(wù)平臺(tái)后，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行高效檢索，及時(shí)將符合要求的檔案資源調(diào)取出來(lái)，真正實(shí)現(xiàn)高效共享以及實(shí)時(shí)共享。

3.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價(jià)值

只有充分保障文書檔案的安全，才不會(huì)影響文書檔案的真實(shí)性、原始性以及準(zhǔn)確性。為此，檔案管理人員可以從以下角度入手，切實(shí)提升文書檔案管理實(shí)效。第一，檔案管理人員可以探索將內(nèi)網(wǎng)監(jiān)控技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)融入到文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，搭建全方位的安全管理體系。第二，檔案管理人員要加強(qiáng)事前備份工作，加快與百度云、360云盤以及微云等服務(wù)商的合作，實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存終端與檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，打造自動(dòng)備份的文書檔案管理機(jī)制。

3.3 重視復(fù)合型人才建設(shè)，提升檔案管理人員應(yīng)用大戶數(shù)據(jù)技術(shù)的能力

第一，單位要做好總體規(guī)劃和布局，建立健全人才培訓(xùn)機(jī)制，切實(shí)提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。為此，單位可以組織以“大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理”為專題的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)思維。同時(shí)，單位必須要開展實(shí)踐教學(xué)工作以及案例教學(xué)工作，通過(guò)相關(guān)案例來(lái)提升檔案管理人員對(duì)文書檔案的了解。第二，單位要加快與檔案館、大數(shù)據(jù)服務(wù)商、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的交流，搭建人才交流平臺(tái)，借鑒其他單位在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，意味著文書檔案管理模式以及管理內(nèi)容會(huì)發(fā)生改變。為此，檔案管理人員必須要樹立創(chuàng)新意識(shí)、數(shù)據(jù)構(gòu)造意識(shí)以及檔案利用意識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的有效化管理，充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。除此之外，單位要進(jìn)一步引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施，夯實(shí)文書檔案管理的基礎(chǔ)，營(yíng)造優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，切實(shí)為檔案管理人員提供高效化的工具?？偠灾髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，單位必須要適應(yīng)文書檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，不斷管理、開發(fā)、利用相應(yīng)的文書檔案，才能更好地實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱孔賢.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（24）：23-24.

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[3]范昕.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：98.