文/中國石油天然氣股份有限公司吉林油田分公司檔案館 張會玲

辦公室檔案的收集整理工作是辦公室文書主要工作職責(zé)之一，做好檔案收集和歸檔不僅有利于信息和機要文件的進一步管理，還能夠確保信息和文件的隨時取用，發(fā)揮檔案管理的作用。

一、檔案收集與歸檔工作的意義

檔案的收集和歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，做好檔案收集和歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)后續(xù)的檔案甄別、保管，檔案收集是否齊全，歸檔是否準(zhǔn)確決定了檔案信息是否能夠被有效利用。另外，檔案通常包含大量寶貴信息，加強檔案收集和歸檔，能夠減小信息分散保存造成的泄密風(fēng)險。

二、檔案收集與歸檔工作存在的問題

近年來，隨著人們對信息管理和檔案管理中意義的認知逐漸提高，檔案收集和歸檔工作開始有了起色，但是，檔案收集和歸檔工作依然存在許多不足。

（一）檔案管理工作重視程度不足。很多單位和部門只重視會計和人事方面的文件材料收集和歸檔，對文書文件以及照片和影像資料收集和歸檔重視程度不足，而且各部門對文件資料的檔案管理重視程度不足，給辦公室文書檔案收集和歸檔工作造成一定困難。1.各職能部門檔案管理散亂。需要收集和歸檔的文件包含很多，各職能部門自身具有相對獨立的業(yè)務(wù)，一些文件和信息資料是部門工作需要經(jīng)常使用到的，這些文件和資料常常散落在各部門。由于各部門不具備獨立保管檔案資料的職責(zé)，檔案管理不規(guī)范，造成文件積壓和散亂。2.檔案管理收集與歸檔細化程度不足。檔案收集和歸檔細化程度不足是辦公室文書檔案管理中遇到的較為突出的問題，很多檔案文件在各個部門形成，這些文件的打印較為隨機，對原始文件底稿保留意識不強，往往會出現(xiàn)底稿丟失的情況，造成文件資料不完整。另外，隨著自動化辦公的發(fā)展，很多文件資料形成和審批都在網(wǎng)絡(luò)上進行，給辦公室文書進行檔案資料底稿的收集和歸檔帶來較大難度。3.技術(shù)文件檔案收集不完善。很多技術(shù)文件資料在科技人員手中，為了能夠方便工作，這些資料常常沒有通過檔案室管理人員辦理登記導(dǎo)致散落，有的科技人員擔(dān)心科研成果被其他同行使用，拒絕向檔案管理部門做文件和資料的移交或移交資料不齊全，給辦公室文書檔案收集和歸檔帶來困難。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)程度不足。檔案收集和歸檔是辦公室文書主要工作職責(zé)之一。辦公室文書對檔案管理專業(yè)知識掌握程度、對檔案收集和歸檔的科學(xué)性具有較大影響。許多辦公室文書是由各部門優(yōu)秀員工晉升或外招而來，檔案管理專業(yè)程度不足，尤其對于檔案完整性缺乏重視和甄別的能力，造成檔案在收集和歸檔過程中部分內(nèi)容的缺失。

（三）檔案管理制度不完善。許多部門對檔案分級工作并未予以重視，很多單位檔案管理工作實行二級管理：一級管理由公司綜合管理部門進行，二級管理由各部門的檔案管理人員負責(zé)。管理工作人員有權(quán)對二級管理工作人員的工作進行檢查和監(jiān)督。但是在具體實施過程中，常常出現(xiàn)一級管理和二級管理的分級不明確，一些重要檔案資料積壓在部門。檔案管理制度對檔案歸檔、保管、借閱和銷毀都做詳細的闡述，但是在實施過程中，往往缺乏對各部門具體細則進行規(guī)范。各部門在向辦公室文書進行移交中，檔案分類不清晰，保密等級區(qū)分不明確，給辦公室文書整理和立卷帶來較大影響。

三、文書檔案收集與歸檔工作水平提高策略

要實現(xiàn)檔案收集和歸檔工作規(guī)范化和科學(xué)化，不僅要提高辦公室文書檔案收集和歸檔的專業(yè)水平，還需要加強各部門檔案管理意識。對檔案管理制度進行細化，明確各級部門的責(zé)任和義務(wù)。

（一）提高檔案收集與歸檔意識。檔案管理體系的構(gòu)建離不開各職能部門的基礎(chǔ)工作，各部門對檔案資料歸檔范圍進行明晰對檔案收集和歸檔至關(guān)重要，提高各職能部門工作人員的檔案管理意識是構(gòu)建檔案管理體系的基礎(chǔ)，也有利于辦公室文書檔案資料收集和歸檔工作的順利開展。1.提高各職能部門檔案管理意識。提高各部門檔案管理意識是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，通過制度和流程的制定，實行有效的監(jiān)督是提高各職能部門檔案管理意識的必要手段。公司的檔案管理制度中往往忽視對檔案管理規(guī)范性的考核，無法實現(xiàn)有效的激勵，要提高各部門檔案管理意識，就要建立起相關(guān)的激勵機制，對各部門資料管理進行考核，將檔案資料管理作為業(yè)務(wù)考核項目之一，這樣才能夠提高各部門對檔案資料的重視程度。2.加強對各職能部門檔案監(jiān)察。檔案資料收集和歸檔工作往往較為集中，有些單位每年僅進行一次檔案資料的移交，造成資料過于集中，給辦公室文書收集和歸檔工作造成巨大壓力，這種集中移交方式往往造成存在的問題不易發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)的問題難以解決。要實現(xiàn)檔案收集和歸檔工作的規(guī)范性，就要加強對各職能部門文件資料的監(jiān)察，促進各部門資料管理水平的提高。通過對檔案資料過程中的監(jiān)察，一方面能夠促進各部門檔案資料管理意識的提高；另一方面，能夠?qū)^程中檔案資料管理存在的問題及時發(fā)現(xiàn)，及時作出調(diào)整，避免重要文件和檔案資料的缺失。

（二）提高自動化辦公程度。辦公自動化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，檔案資料的收集和歸檔有賴于辦公自動化的持續(xù)推進。文件資料原稿經(jīng)過審批后，能夠直接生成檔案資料在檔案室進行存檔，改變了傳統(tǒng)人工進行原稿收集和歸檔的過程。辦公室文書只要實現(xiàn)對電子文稿的整理和歸檔，就能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件資料的收集工作，尤其在影像資料和圖片資料的整理上，通過辦公自動化程度的提升，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理。此外，科技的發(fā)展，讓資料的存儲也獲得了巨大的轉(zhuǎn)變，以往的光盤存儲方式已經(jīng)發(fā)展到了當(dāng)前的云存儲，給檔案保存提供了更便捷、高效的方式。在提高辦公自動化程度的同時，檔案資料管理人員需要不斷提升專業(yè)技能，逐步實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息科技的發(fā)展，辦公環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，資料和信息的管理模式也在逐步向著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料將逐步減少甚至被數(shù)字化信息所取代。檔案管理人員要不斷提升適應(yīng)時代發(fā)展的能力，加強自身綜合素質(zhì)的提高。未來社會發(fā)展將以數(shù)據(jù)信息為核心，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化也是檔案管理的必然趨勢。因此，要實現(xiàn)檔案管理水平的提高，就要加強對檔案管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的管理意識，增強管理人員的責(zé)任感。

四、結(jié)束語

檔案資料收集和歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和數(shù)字化的基礎(chǔ)。提高辦公室文書的檔案收集和歸檔能力，不僅要依賴于其自身能力的加強，還需要公司各職能部門間的整體協(xié)同和檔案管理制度的完善，實現(xiàn)檔案管理水平的整體提高。