簡析醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策

胡曉姣

【摘 要】在醫(yī)院的日常行政工作中，文書檔案管理是一項重要的組成部分。它有利于醫(yī)院工作的規(guī)范化、高效化管理，對提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平起著至關重要的作用。近些年，醫(yī)院文書檔案管理工作都在持續(xù)進步，但其中仍存在著較多的問題。本文就以醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題為著眼點，剖析其中的原因并提出相應的對策。

【關鍵詞】醫(yī)院;文書檔案管理;問題;對策

【中圖分類號】R271.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】1005-0019（2019）22--02

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理工作的一個重要方面，對各方面都有著重要影響。但是由于各方面的原因，醫(yī)院文書檔案管理中的問題是仍然存在的，并且對醫(yī)院工作管理的諸多方面造成不便。因此，醫(yī)院文書檔案管理問題的關注和解決是十分重要的。

一、醫(yī)院文書檔案管理中的問題

（一）文書檔案管理機制不夠完善。文書檔案管理機制不夠健全的問題對醫(yī)院文書檔案管理機制有著很大的影響。由于體制機制的不夠健全，人員職責的不夠明確，導致醫(yī)院文書檔案管理效率不高。其中，醫(yī)院文書檔案管理缺乏明確的規(guī)章制度加以制約，往往會出現(xiàn)人員渙散、投機取巧等諸多問題。而且，醫(yī)院文書檔案管理沒有一套明確的標準和流程，管理過程不夠規(guī)范，工作效率不高，引發(fā)一系列問題，需要加以解決[1]。

（二）文書檔案管理得不到高度的重視。近年來，醫(yī)院開始認識到醫(yī)院文書檔案管理的重要性，對于文書檔案管理機制越來越重視，但是現(xiàn)階段的關注程度還是遠遠不夠的。一些文書檔案管理工作被擱置，沒有專門人員進行管理，文書檔案管理發(fā)展速度較慢。醫(yī)院依然秉承著“重技術，輕檔案”的傳統(tǒng)思想，認為文書檔案管理不能帶來直接的利益而忽視它潛在的重要性，文書檔案管理得不到足夠的關注和相應的支持。更有些醫(yī)院將文書檔案管理工作閑置，對文書檔案資料不加利用，不能充分利用文書檔案資源的真正作用。

（三）文書檔案管理人員管理素質參差不齊?！稒C關檔案工作條例》確定了文件材料的整理職責由文書、業(yè)務部門承擔。一些醫(yī)院的文書檔案管理工作由辦公室人員負責，沒有確定專門的管理人員進行管理，而辦公室工作人員的工作繁雜，人員崗位變動頻繁，對于文書檔案管理工作的關注不夠，文書檔案及辦公室兩方面的工作無法兼顧。而且有些人員不具備專業(yè)的知識和技能，文書檔案管理素質較低，工作中往往會出現(xiàn)各種問題和漏洞。再加上醫(yī)院領導的重視度不夠，問題往往得不到妥善解決。這是醫(yī)院文書檔案管理發(fā)展過程中的一大障礙。

（四）文書檔案管理軟硬件投入不足。醫(yī)院文書檔案管理的人力、物力投入均不足，大量繁瑣的文書檔案資源得不到有效的整理和利用，無法實現(xiàn)信息管理的現(xiàn)代化。而且文書檔案管理缺乏有效的檔案檢索工具，信息利用率太低，文書檔案資源的浪費現(xiàn)象十分嚴重。

（五）文書檔案數(shù)量和空間的矛盾日益激化。近些年人民群眾的就醫(yī)需求越來越大，為此醫(yī)院不得不增加床位，擴大規(guī)模，就醫(yī)案例增多，隨著醫(yī)院工作職能的擴大和管理模式的精細化，文書檔案數(shù)量隨之增加。但是由于就醫(yī)規(guī)模的擴大，很多醫(yī)院出現(xiàn)文書檔案管理空間受到壓縮，發(fā)展受到極大的限制的棘手問題。

二、醫(yī)院文書檔案管理問題的相關對策

（一）完善文書檔案管理機制。文書檔案管理機制的完善對于文書檔案管理的發(fā)展具有至關重要的作用。加強文書檔案管理機制的完善，首先要制定明確的規(guī)章制度對管理人員的工作加以制約。“沒有規(guī)矩不成方圓”，只有出臺明確的規(guī)章制度，對管理人員各個方面進行管理制約，才能有效改善人員工作效率低下、工作積極性不高、不作為等問題。其次，要明確標準的工作流程，讓每個人都明確自己的工作，各司其職，提高工作效率。另外，建立一套激勵機制，獎罰分明，大大提高人員的工作積極性和熱情，推動醫(yī)院文書檔案管理工作的發(fā)展進步[2]。

（二）給予醫(yī)院文書檔案管理相應的鼓勵和支持。文書檔案資源是醫(yī)院發(fā)展自身的寶貴資源，應該得到充分的利用，而文書檔案管理工作也應當?shù)玫结t(yī)院領導的高度重視和支持。其中，技術支持和資金支持都是必不可少的。技術支持可以每年派出文書檔案管理人員參加省級檔案系列專業(yè)知識培訓，提高檔案業(yè)務能力，從而更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)技術性的飛躍。而資金支持則可以從完善相關的設施等方面推動其發(fā)展和進步。

（三）加大相關人才的培養(yǎng)。部分醫(yī)院的文書檔案管理工作由辦公室人員負責，沒有專門的文書檔案管理人員，缺乏相應的技術支持。醫(yī)院應當加大對文書檔案管理相關人員的專門培養(yǎng)，提升相關技術水平，使他們成為文書檔案管理發(fā)展過程中的中堅力量。明確其工作任務，使他們專心于文書檔案管理工作。只要這樣，醫(yī)院文書檔案管理工作才能高效展開。

（四）進行有關醫(yī)院文書檔案管理工作的指導和宣傳。院內應加強對文書檔案管理工作的相關宣傳，使醫(yī)院全體員工都意識到醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性，對職能股室人員開展文書檔案管理相關知識培訓及工作指導，提升職工對文書檔案管理的意識，自覺為其獻計獻策并參與到醫(yī)院文書檔案管理的日常工作中去，推動工作進程、提高工作效率。而且，提高他們對于文書檔案資源的利用意識，充分利用文書檔案資源，使其對醫(yī)院各方面水平的提升其中重大作用，減少資源浪費。

（五）加大文書檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化建設。隨著經濟的迅猛發(fā)展，我國的信息化和現(xiàn)代化建設突飛猛進，與之相適應，醫(yī)院也應加強文書檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化建設。在文書檔案管理過程中融入互聯(lián)網(wǎng)技術，提高文書檔案管理的自動化水平。建立信息數(shù)據(jù)庫，使其數(shù)字化、高效化、準確化。建立專門的網(wǎng)絡平臺，收集整理相關資料，加以合理的利用。

（六）合理解決文書檔案數(shù)量增加和空間縮小的問題。應當意識到文書檔案管理的重要性，不能一味的擠壓文書檔案管理空間用來擴大醫(yī)院的規(guī)模。合理處理日益增加的文書檔案數(shù)量和日益減少的文書檔案管理空間之間的矛盾，適當擴大文書檔案管理空間用于整理和使用。同時也應加強對文書檔案的篩選和利用，避免造成不必要的空間浪費，實現(xiàn)醫(yī)院的規(guī)模發(fā)展和文書檔案管理水平發(fā)展之間的雙贏。

結語：

醫(yī)院文書檔案管理對于醫(yī)院各方面的發(fā)展和提高都有著至關重要的地位，但是在其發(fā)展的同時也存在著諸多的問題。比如管理機制不夠完善，工作得不到高度重視，缺乏相關專業(yè)人才，軟硬件投入過少等諸多問題都有待解決。醫(yī)院應該完善管理機制，提高對其的重視，培養(yǎng)相關專業(yè)人才，加大資金投入，推動醫(yī)院文書檔案管理工作的發(fā)展和自身各方面水平的提高。

參考文獻

惠莉.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].臨床醫(yī)藥文獻電子雜志，2018，5（26）：191-193.

張鳳娟.醫(yī)院文書檔案整理中的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2018（20）：162.