淺析新時(shí)代企業(yè)檔案工作新思路

（中鐵建大橋工程局集團(tuán)電氣化工程有限公司，天津 300300）

引 言

現(xiàn)階段，信息技術(shù)為各行各業(yè)帶來了便利和快捷，企業(yè)檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，在時(shí)代環(huán)境的影響下實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變。但是，在實(shí)際檔案工作中仍存在諸多問題亟待解決，所以本文就新時(shí)代企業(yè)檔案工作展開探討和分析，確保有針對(duì)性的解決問題，完善工作流程。

一、企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作過于守舊，以人工管理紙質(zhì)版文件為主，在采集、儲(chǔ)存和搜索使用環(huán)節(jié)都將耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，工作效率難以提升。新時(shí)代，由于檔案數(shù)據(jù)量呈規(guī)?；f增，傳統(tǒng)檔案工作過于被動(dòng)，無論在信息資源的獲取還是使用階段都難以發(fā)揮其時(shí)效性，難以滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求。雖然很多企業(yè)在信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)下也開始引入先進(jìn)手段，但傳統(tǒng)工作思路根深蒂固，若員工掌握的知識(shí)不足，無法發(fā)揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)則檔案信息難以得到充分利用，而且現(xiàn)階段的工作制度也不夠完善，部門之間聯(lián)動(dòng)性不強(qiáng)，采集效率不高，管理工作無法正確落實(shí)到位[1]。

二、新時(shí)代企業(yè)檔案工作新思路

（一）完善工作制度

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，檔案工作涉及到的信息量較多，要通過完備的制度將責(zé)任具體到個(gè)人，規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)和檔案使用，保證工作的專業(yè)化和細(xì)致化，還要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展改進(jìn)工作制度，將清晰的工作流程圖呈現(xiàn)到位，尤其是對(duì)管理中的關(guān)鍵點(diǎn)要詳細(xì)明確的體現(xiàn)在制度中，要求從采集、整理、儲(chǔ)存到應(yīng)用皆有規(guī)可循，具體的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人也要對(duì)照呈現(xiàn)。此外，要加強(qiáng)評(píng)價(jià)機(jī)制，通過系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)檔案使用人數(shù)、種類、檔案數(shù)量、分類情況等，這些硬性指標(biāo)都將反應(yīng)企業(yè)檔案的應(yīng)用情況，發(fā)揮資源的社會(huì)功能，使其價(jià)值有所體現(xiàn)。檔案相關(guān)的法律規(guī)定也要明確體現(xiàn)在工作制度上，使工作人員能依法執(zhí)行檔案管理，有關(guān)部門還要加強(qiáng)企業(yè)監(jiān)督和檢查，確保內(nèi)容的安全性和管理的規(guī)范性。

（二）提高員工素質(zhì)

工作人員是檔案工作的主體，因此要轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)守舊的管理思路，強(qiáng)化新時(shí)代檔案工作氛圍的建設(shè)，引進(jìn)更多先進(jìn)人才，優(yōu)化人資管理，使創(chuàng)新型人才經(jīng)考核和培訓(xùn)后上崗，為后續(xù)的檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。企業(yè)老員工應(yīng)提高對(duì)新時(shí)期檔案工作的重視程度，定期參與到企業(yè)提供的培訓(xùn)教育活動(dòng)中，既要確保自身檔案工作素質(zhì)和能力，還要學(xué)會(huì)正確運(yùn)用信息技術(shù)，建立數(shù)字化檔案，在采集、儲(chǔ)存、管理、使用環(huán)節(jié)確保工作效率。此外，還應(yīng)加強(qiáng)新老員工互動(dòng)交流，使新員工獲取更多工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)解決工作中存在的問題，使老員工汲取先進(jìn)思想，確保檔案工作的創(chuàng)新化發(fā)展。企業(yè)要完善績(jī)效考核制度，通過獎(jiǎng)懲方案來約束不規(guī)范行為，對(duì)于工作認(rèn)真、成績(jī)突出的員工予以物質(zhì)或精神上的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于好逸惡勞、得過且過的員工酌情予以懲罰，對(duì)其他員工起到激勵(lì)和警示作用。新時(shí)代，檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化轉(zhuǎn)變，員工要不斷提升自我，及時(shí)掌握新知識(shí)，除采集和整理檔案外還應(yīng)深入發(fā)掘企業(yè)檔案的內(nèi)在潛力，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理提供信息保障。

（三）引進(jìn)信息技術(shù)

隨著信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)，生成數(shù)字化系統(tǒng)，提高信息采集和傳遞的時(shí)效性和快捷性，打破傳統(tǒng)檔案工作的局限。首先，企業(yè)加大信息化系統(tǒng)投入力度，在互聯(lián)網(wǎng)的支持下完善信息整理和共享，保證查閱和管理效率。其次，要及時(shí)將紙質(zhì)文件導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可避免紙質(zhì)文件在長(zhǎng)期保存的環(huán)境下出現(xiàn)字跡模糊、局部破損或遺失的情況，還能借助現(xiàn)代化手段修復(fù)紙質(zhì)檔案，使人工管理真正意義上轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?。需要注意的是，信息技術(shù)有利有弊，雖然給檔案工作帶來了便利，但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有虛擬性，加之電子文件的特質(zhì)是可篡改性、可刪除性和可復(fù)制性，一旦商業(yè)機(jī)密檔案泄露將會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來負(fù)面影響，所以在內(nèi)部防控中要設(shè)置身份權(quán)限，使用者要經(jīng)身份驗(yàn)證后方可使用文件，外部防控可使用內(nèi)外網(wǎng)或防火墻技術(shù)等避免黑客或病毒攻擊，確保檔案管理的安全性和共享的可行性[2]。

（四）加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)

檔案管理不能局限于單一部門，各部門都有編制檔案的職責(zé)和義務(wù)，在上交檔案時(shí)要求確保質(zhì)量，在種類和數(shù)量上皆滿足要求，而新時(shí)代檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展趨勢(shì)，各部門要形成聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，在各環(huán)節(jié)提高檔案質(zhì)量。管理人員在采集檔案時(shí)要進(jìn)行篩選核對(duì)，不滿足需求的要退回修改，然后再錄入系統(tǒng)儲(chǔ)存，還要實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵字查詢，當(dāng)部門人員需要調(diào)取檔案時(shí)能通過關(guān)鍵字生成相關(guān)信息，使檔案能正確應(yīng)用到位。由于新時(shí)代信息技術(shù)具有傳遞的時(shí)效性，各部門人員可以隨時(shí)隨地調(diào)取檔案，將檔案正確應(yīng)用到實(shí)際工作中，確保其實(shí)用性和科學(xué)性。傳統(tǒng)檔案共享過于局限，新時(shí)代應(yīng)加強(qiáng)檔案共享，與合作企業(yè)或分公司之間建立互動(dòng)平臺(tái)，通過檔案?jìng)鬟f和使用確保工作的科學(xué)性，為合作提供理論性的保障。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)守舊的工作思路，發(fā)掘信息技術(shù)的內(nèi)在潛力，利用其信息傳遞的時(shí)效性和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的規(guī)模性為檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定基礎(chǔ)。企業(yè)還要注重人員專業(yè)素質(zhì)和能力的提升，促進(jìn)部門聯(lián)動(dòng)，提高檔案采集、儲(chǔ)存、使用效率，使檔案工作更為完善、科學(xué)、合理。