淺談中小企業(yè)會計檔案管理

安雯

隨著我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，時代變革進步。中小企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展浪潮中的作用也越來越大，各按企業(yè)市場影響力逐漸增強，業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)品種及業(yè)務(wù)量不斷增大，在業(yè)務(wù)辦理中產(chǎn)生的反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)重要數(shù)據(jù)和史料——會計檔案也在逐年增多。而會計檔案記載著日常業(yè)務(wù)發(fā)生的重要內(nèi)容，其中主要包括三大類：會計憑證類，會計賬薄類，財務(wù)報告類。目前，很多人對會計檔案管理工作內(nèi)容缺乏足夠的了解，對其重要性缺少足夠的認(rèn)識，在會計檔案管理工作中缺乏足夠的激情，往往造成會計檔案管理意識弱化，給查閱、審查會計檔案工作帶來了很多阻力。如何進一步提高中小企業(yè)檔案管理水平，充分利用檔案資源，更好的為業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，筆者對此進行了一下思考。

一、當(dāng)前會計檔案管理存在的問題

（一）在思想認(rèn)識上不夠重視

由于大多中小企業(yè)負(fù)責(zé)人對會計檔案管理存在思想不重視，財會人員的安全意識普遍不強，有些會計將查閱過的會計檔案隨便地放在檔案室的桌上或地上，檔案柜的門也不加鎖，而且基本上中小企業(yè)的檔案室門都是一般的木門，存在嚴(yán)重的安全隱患;有些新員工對會計資料的重要性認(rèn)識不足，如：業(yè)務(wù)資料隨便放在自已的抽屜內(nèi)，年終后沒有全部整理歸檔，導(dǎo)致會計檔案不完整;甚至有柜員將客戶簽約資料直接扔進垃圾筒等等。

（二）會計檔案移交不夠規(guī)范

中小企業(yè)人員變更較為頻繁，財務(wù)人員離崗時雖有會計交接，但手續(xù)不完備與內(nèi)容不完整。我們會計離任時通常會辦理會計交接，但是對會計法規(guī)關(guān)于會計交接的具體要求不清楚，因而使得交接的手續(xù)不完備，一般儲蓄會計人員離任，要由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交;會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計主管人員離任，要由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。但是有些中小企業(yè)在會計人員離任時，只是由移交人和接替人參與交接，沒有監(jiān)交人，內(nèi)容也不完整，原因是中小企業(yè)負(fù)責(zé)人對此事未予重視。

（三）日常管理責(zé)任不夠明確

目前中小企業(yè)的會計檔案雖然已分類造冊，進行統(tǒng)一管理，但責(zé)任還不明確。一是沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊，甚至有的企業(yè)為圖省力，沒有用標(biāo)準(zhǔn)的會計檔案封面，直接用白紙或其他便于裝訂的紙當(dāng)封面，每一卷檔案里沒有卷內(nèi)目錄和備查表;二是有些企業(yè)沒有對裝訂成冊的會計檔案逐張編號，導(dǎo)致檔案封面填寫也不完整;三是檔案調(diào)閱管理不規(guī)范，內(nèi)部人員調(diào)閱檔案未實行登記制度，存在本單位檔案調(diào)閱人將檔案帶離中小企業(yè)且沒有辦理檔案調(diào)閱登記的情況。

（四）會計人員素質(zhì)有待提高

會計檔案跟會計人員的日常工作和中小企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展息息相關(guān)，會計人員的素質(zhì)的高低在一定的程度上決定了會計檔案質(zhì)量的好壞，許多會計沒有經(jīng)過系統(tǒng)性會計學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，甚至大多企業(yè)的財務(wù)人員都沒有會計從業(yè)資格證，因而提高會計人員的素質(zhì)非常有必要。

二、規(guī)范會計檔案管理的幾點建議

（一）提高會計檔案管理認(rèn)識

必須要認(rèn)識到會計檔案的重要性，不斷更新會計檔案管理觀念。會計檔案管理工作是維護業(yè)務(wù)歷史真實面貌的一項重要工作，科學(xué)規(guī)范地進行會計檔案管理是中小企業(yè)工作一個重要部分。會計檔案為中小企業(yè)發(fā)展提供了第一手資料?？茖W(xué)規(guī)范的會計檔案，是會計工作的一個重要方面，也是衡量一個中小企業(yè)管理水平的重要尺度。

（二）建立健全會計檔案管理制度

完善健全的會計檔案管理制度是做好會計檔案管理的前提，不斷完善會計檔案管理三大流程立卷歸檔、借閱審查和定期銷毀的制度，明確檔案管理要求及會計檔案管理分工。嚴(yán)格執(zhí)行會計檔案管理制度，把握檔案的整理，歸檔，管理的各個環(huán)節(jié)，做到有條不紊，規(guī)范有序，常整理，常審查，防鼠，防蟲，防潮;確保檔案室干凈衛(wèi)生，檔案資料完整無缺，整齊不散亂，查找不慌亂。

（三）推進會計檔案管理隊伍建設(shè)

目前來說，會計檔案管理都是有中小企業(yè)會計負(fù)責(zé)，由于中小企業(yè)的人才隊伍所學(xué)專業(yè)很少有涉及檔案學(xué)課程，對檔案管理工作內(nèi)容和方法都不甚了解，全靠中小企業(yè)前輩傳，幫，帶;缺乏專業(yè)性的知識指導(dǎo)，加強會計檔案隊伍的培訓(xùn)勢在必行?？梢赃x派會計檔案管理人員參加市檔案管理部門參觀學(xué)習(xí)或者邀請檔案管理專家當(dāng)面授課，讓會計檔案管理人員認(rèn)識會計檔案管理的重要性，強化會計檔案管理知識，提升會計檔案管理水平。

（四）加強會計檔案后續(xù)檢查管理

加強會計檔案的檢查、考核力度，從而確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。一是對原有會計檔案財務(wù)會計部門要組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學(xué)管理的起點。二是財務(wù)部門要抓好會計人員調(diào)動時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。三是要嚴(yán)格遵守會計檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。