基于執(zhí)法檔案價(jià)值的事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的路徑分析

趙巖

【摘 要】對(duì)于具有執(zhí)法職能的事業(yè)單位而言，其不僅需要對(duì)公文檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行管理，更需要對(duì)執(zhí)法檔案進(jìn)行管理。相較于國(guó)外，我國(guó)在執(zhí)法檔案管理領(lǐng)域的整體水平不高，執(zhí)法檔案對(duì)于單位執(zhí)法工作的推動(dòng)作用不明顯，制約了檔案事業(yè)的整體發(fā)展。為此，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容，需要從理論上加以探討。本文從執(zhí)法業(yè)務(wù)與檔案管理聯(lián)系的角度出發(fā)，分析事業(yè)單位執(zhí)法檔案的價(jià)值，闡述自身關(guān)于事業(yè)單位執(zhí)法檔案管理工作的看法，希望能夠提升國(guó)內(nèi)執(zhí)法檔案管理工作的整體水平。

【關(guān)鍵詞】執(zhí)法檔案;事業(yè)單位;協(xié)同;優(yōu)化管理

一、事業(yè)單位執(zhí)法檔案的概念以及特征

事業(yè)單位執(zhí)法檔案主要是指事業(yè)單位在執(zhí)法工作中形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以供未來(lái)決策參考、備查、檢查的文字、聲像、影像以及其他信息資源的總稱。不僅是事業(yè)單位行政執(zhí)法活動(dòng)的原始記錄，也是事業(yè)單位執(zhí)法工作的重要憑證[1]。相較于其他類(lèi)型檔案，事業(yè)單位執(zhí)法當(dāng)納具有以下特點(diǎn)：第一，業(yè)務(wù)性。事業(yè)單位執(zhí)法檔案中的信息資源均來(lái)源于事業(yè)單位執(zhí)法工作，具有明顯的業(yè)務(wù)性。第二，價(jià)值性。事業(yè)單位執(zhí)法檔案更具有價(jià)值，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位執(zhí)法工作提供決策依據(jù)，提升執(zhí)法工作效率以及質(zhì)量。

二、事業(yè)單位執(zhí)法檔案的價(jià)值

（一）提升事業(yè)單位執(zhí)法工作的實(shí)效

事業(yè)單位執(zhí)法檔案可以全面反映事業(yè)單位各項(xiàng)執(zhí)法活動(dòng)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位未來(lái)執(zhí)法工作提供依據(jù)，提升執(zhí)法工作的實(shí)效。第一，執(zhí)法工作人員通過(guò)查詢執(zhí)法環(huán)節(jié)、執(zhí)法程序中形成的檔案資料，可以找出現(xiàn)階段執(zhí)法工作中存在的不足，確保執(zhí)法活動(dòng)高效、扎實(shí)[2]。第二，執(zhí)法檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)執(zhí)法活動(dòng)的最終記錄，能夠?yàn)楹笃谏霞?jí)單位檢查提供明確的依據(jù)，準(zhǔn)確評(píng)價(jià)執(zhí)法工作人員的履職行為，提升執(zhí)法工作人員規(guī)范意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，確保執(zhí)法活動(dòng)規(guī)范、科學(xué)。第三，執(zhí)法檔案能夠有效防止執(zhí)法亂象的發(fā)生，真正實(shí)現(xiàn)有法可依、違法必究的目的，推動(dòng)單位執(zhí)法工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展

第一，事業(yè)單位通過(guò)查詢執(zhí)法檔案，可以更好地了解、分析以及總結(jié)過(guò)去某一時(shí)期內(nèi)單位執(zhí)法工作中存在的漏洞，有針對(duì)性地?cái)M定相關(guān)決策，促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展[3]。第二，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式，能夠大幅度提升執(zhí)法文化制作、執(zhí)法信息資源收集、執(zhí)法信息資源整合的效率，節(jié)省事業(yè)單位人力、物力以及財(cái)力。第三，事業(yè)單位執(zhí)法檔案具有宣傳教育性、經(jīng)驗(yàn)成果性、憑證性等特性，能夠最大限度地促進(jìn)公正、公平執(zhí)法，提升人民群眾對(duì)于事業(yè)單位執(zhí)法工作的滿意度。

三、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的基本路徑

（一）立足于執(zhí)法業(yè)務(wù)實(shí)際，健全檔案管理機(jī)制

第一，事業(yè)單位要進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的流程，明確執(zhí)法工作人員移交檔案資料時(shí)的流程、內(nèi)容以及移交清單，確保相關(guān)執(zhí)法材料能夠完整、真實(shí)、準(zhǔn)確的移交至檔案管理部門(mén)。第二，事業(yè)單位要優(yōu)化責(zé)任落實(shí)機(jī)制，明確檔案移交前后、檔案借閱前后、檔案調(diào)閱前后中的檔案保密責(zé)任以及檔案安全管理責(zé)任，提升檔案管理專(zhuān)責(zé)以及執(zhí)法工作人員的責(zé)任意識(shí)、檔案安全意識(shí)以及檔案保密意識(shí)。第三，事業(yè)單位要統(tǒng)一不同類(lèi)型檔案的整理方法。例如，圖片、聲像、影像等檔案應(yīng)當(dāng)如何歸檔;紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)如何裝訂組卷;執(zhí)法檔案材料應(yīng)當(dāng)如何排序等等，都需要事業(yè)單位從規(guī)章制度層面加以明確，進(jìn)而規(guī)范檔案管理專(zhuān)責(zé)以及執(zhí)法工作人員的相關(guān)行為。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同，依托業(yè)務(wù)開(kāi)展檔案管理工作

事業(yè)單位執(zhí)法檔案管理與事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務(wù)具有緊密的聯(lián)系。一方面，事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的執(zhí)法證據(jù)、執(zhí)法依據(jù)、文件材料以及其他信息資源需要進(jìn)行歸檔。另一方面，事業(yè)單位檔案又能夠?yàn)槭聵I(yè)單位執(zhí)法工作的開(kāi)展提供決策依據(jù)以及工作指引。為此，必須要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作與執(zhí)法業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，形成業(yè)務(wù)協(xié)同模式。第一，事業(yè)單位要提升檔案管理專(zhuān)責(zé)對(duì)于事業(yè)單位執(zhí)法業(yè)務(wù)的了解程度以及熟悉程度，確保檔案管理專(zhuān)責(zé)能夠根據(jù)執(zhí)法檔案的特點(diǎn)開(kāi)展檔案管理工作。為此，事業(yè)單位可以探索建立輪崗機(jī)制，由檔案管理人員到具體的執(zhí)法業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解執(zhí)法檔案信息資料收集、整理以及利用的重點(diǎn)，提升單位執(zhí)法檔案管理實(shí)效。第二，事業(yè)單位要加強(qiáng)執(zhí)法工作人員與檔案管理人員的溝通與協(xié)作，通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)打通兩個(gè)部門(mén)的信息溝通壁壘，提升信息資源收集、移交、整合、歸檔的效率，形成一體化管理。

（三）優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)板塊，提升單位整體運(yùn)行效率

事業(yè)單位要根據(jù)本單位具體的業(yè)務(wù)情況，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的版塊進(jìn)行優(yōu)化，確保相關(guān)執(zhí)法信息能夠及時(shí)傳輸、儲(chǔ)存以及歸檔。以路政執(zhí)法為例，事業(yè)單位可以在檔案信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置路政執(zhí)法板塊。執(zhí)法工作人員根據(jù)執(zhí)法信息種類(lèi)的不同，及時(shí)將路政應(yīng)急處置信息、通信信息、收費(fèi)信息、養(yǎng)護(hù)信息、路政賠償信息、路政處罰信息、路政強(qiáng)制信息錄入到相應(yīng)的路政執(zhí)法板塊后，再由檔案管理人員進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，推動(dòng)執(zhí)法工作與檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化。同時(shí)，通過(guò)這種方式，也可以為日后查找相關(guān)檔案提供指引，提升檔案檢索的便利性，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的精準(zhǔn)定位。具體到實(shí)踐中，還需要各個(gè)事業(yè)單位根據(jù)本單位的執(zhí)法業(yè)務(wù)情況，有指向性地設(shè)計(jì)相關(guān)板塊，才能實(shí)現(xiàn)歸檔效率最大化。

四、結(jié)束語(yǔ)

執(zhí)法檔案不僅是事業(yè)單位執(zhí)法工作的體現(xiàn)，也是執(zhí)法工作人員履職成果的表現(xiàn)。只有充分認(rèn)識(shí)執(zhí)法檔案的價(jià)值，并結(jié)合單位執(zhí)法工作現(xiàn)狀開(kāi)展執(zhí)法檔案管理工作，才能最大限度地提升事業(yè)單位執(zhí)法效率以及執(zhí)法質(zhì)量，解決執(zhí)法過(guò)程中存在的漏洞。一方面，事業(yè)單位要進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，指導(dǎo)執(zhí)法工作人員以及檔案管理人員開(kāi)展相應(yīng)的信息資源收集、整合工作。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員要樹(shù)立整體意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、協(xié)同意識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展執(zhí)法檔案管理工作，借鑒其他單位在執(zhí)法檔案管理領(lǐng)域的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷為單位執(zhí)法檔案管理工作建言獻(xiàn)策，實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)價(jià)值以及人身價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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