法院行政文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)之策

趙楠

【摘 要】在法院工作的過(guò)程中，做好行政文書(shū)檔案的管理工作具有非常多的現(xiàn)實(shí)意義，同時(shí)也是促進(jìn)我國(guó)法院行政部門(mén)發(fā)展和完善非常重要的一部分。但是目前很多的法院檔案管理的過(guò)程中，仍然存在著思想不夠重視、規(guī)章制度不夠健全、收集工作不夠完善、信息化建設(shè)沒(méi)有更新的問(wèn)題。這些問(wèn)題都導(dǎo)致了法院在進(jìn)行行政文書(shū)檔案管理的過(guò)程中還不夠健全，因此相關(guān)的工作人員就應(yīng)該提高自己對(duì)行政文書(shū)檔案管理的重視程度，真正推進(jìn)檔案管理的真實(shí)性和完整性的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】法院行政文書(shū)檔案;管理工作;存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)的措施

近幾年來(lái)，法院已經(jīng)推進(jìn)了檔案管理工作的信息化建設(shè)，同時(shí)也得到了很大的發(fā)展。進(jìn)行檔案文書(shū)的管理工作能夠很好的幫助法官進(jìn)行辦案，同時(shí)也有利于相關(guān)人員對(duì)一些檔案的查詢。正因如此，相關(guān)的人員就應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理的工作進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)，從而能夠使相關(guān)的檔案能夠滿足法院內(nèi)部功能性的需要。

一、存在的問(wèn)題

1.1思想認(rèn)識(shí)不夠到位

由于人民法院是國(guó)家非常重要的審判機(jī)關(guān)，這也就要求人民法院要進(jìn)行立案、調(diào)解、審判和執(zhí)行的相關(guān)工作。這也就決定了在法院進(jìn)行工作的過(guò)程中所產(chǎn)生的一些訴訟檔案是非常重要的，同時(shí)這也是法院主要的檔案類型。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，不管是法院的上級(jí)部門(mén)還是下級(jí)的工作人員都可能會(huì)產(chǎn)生一些思想的誤區(qū)，只是片面地認(rèn)為訴訟類的工作是法院的主要工作，他們也就對(duì)訴訟檔案的專業(yè)性以及數(shù)量有著更嚴(yán)格的要求，對(duì)于訴訟檔案的關(guān)注程度也更大。但是行政文書(shū)檔案大多數(shù)都是涉及法院的內(nèi)部事務(wù)，并且不管從立卷還是歸檔的過(guò)程中，行政文書(shū)的檔案大多都是面向工作人員，他們對(duì)于行政文書(shū)檔案的重視程度也不夠高，一些工作也追求簡(jiǎn)約化，這樣的思想很可能就會(huì)造成行政文書(shū)檔案的管理存在一定問(wèn)題。

1.2規(guī)章制度不夠健全

雖然我國(guó)的法院已經(jīng)制定了一些規(guī)章制度，其中主要包含了《檔案室工作職責(zé)》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案交接制度》等一系列的檔案管理規(guī)章制度。但是通過(guò)仔細(xì)觀察和分析這些制度，我們也可以發(fā)現(xiàn)這些制度中的很多規(guī)則都已經(jīng)不能滿足目前工作上的需要，同時(shí)這些規(guī)章制度也沒(méi)有能夠進(jìn)行及時(shí)的更新和完善，一些國(guó)家層面所出臺(tái)的最新的檔案管理制度的規(guī)定還沒(méi)有進(jìn)行補(bǔ)充。正因如此，這也就造成了法院的一些規(guī)章制度不能真正滿足進(jìn)行檔案管理的工作。除此之外，由于法院的一些規(guī)章制度主要針對(duì)的是全部的檔案，具有一定的宏觀性。但是作為法院的行政文書(shū)檔案，是比較特殊和特別的。比如說(shuō)行政文書(shū)的檔案室立卷歸檔的模式，和訴訟檔案的一案一建的模式有著一定的區(qū)別。因此具有宏觀性的檔案管理的制度，就不能真正進(jìn)行法院行政文書(shū)的檔案管理。

1.3收集工作存在問(wèn)題

由于法院行政文書(shū)的檔案大多數(shù)都是來(lái)自于法院的各個(gè)庭室，因此在進(jìn)行檔案規(guī)律和收齊的過(guò)程中就比較困難。尤其是法院行政文書(shū)的檔案的文件應(yīng)該真實(shí)、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，相關(guān)的內(nèi)容也應(yīng)該完整，因此進(jìn)行收集工作就是非常重要的。一般來(lái)說(shuō)，進(jìn)行行政文書(shū)檔案的管理，大多都是由各庭室的書(shū)記員以及內(nèi)勤來(lái)進(jìn)行收集和立卷的，然后再由庭室的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查和簽字。然而在實(shí)際的工作中，各個(gè)庭室在進(jìn)行行政文書(shū)檔案交接的過(guò)程中缺乏主動(dòng)性，也就造成了檔案是需要進(jìn)行催交的，收集上來(lái)的檔案有可能會(huì)存在一些遺漏或者是質(zhì)量不高的問(wèn)題，對(duì)于后期的檔案整理工作產(chǎn)生了一定的影響。

1.4信息化建設(shè)還不夠完善

雖然我國(guó)已經(jīng)大力加強(qiáng)了對(duì)檔案電子化的工作，法院的一些檔案管理工作也都實(shí)現(xiàn)了電子信息化。這樣對(duì)于檔案的信息化發(fā)展以及管理都有著很好的促進(jìn)作用。但是由于法院比較重視訴訟檔案的管理和規(guī)范，相關(guān)人員對(duì)于訴訟檔案的管理的重視程度也會(huì)更高，這也就造成了電子化檔案信息的主要工作就是進(jìn)行訴訟檔案的管理。但是，法院行政文書(shū)的檔案的信息化管理就是相對(duì)落后的。

二、應(yīng)對(duì)的策略

2.1提高思想的認(rèn)識(shí)

目前法院的行政文書(shū)檔案管理工作的存在的問(wèn)題，主要的原因還是相關(guān)的工作人員對(duì)于行政文書(shū)檔案管理的重視程度不夠高，相關(guān)的思想覺(jué)悟還不夠深刻。因此相關(guān)的工作人員就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案負(fù)責(zé)的理念和信心，從而能夠更好的提高工作人員在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的責(zé)任心和使命感。相關(guān)的工作人員在做好法院訴訟檔案管理工作的同時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)行政文書(shū)的檔案管理工作。當(dāng)前，我國(guó)的法院也在進(jìn)行著司法體制的改革和創(chuàng)新，法院內(nèi)部的一些機(jī)關(guān)也在進(jìn)行著改革，人員的分類和管理等也進(jìn)行創(chuàng)新和變革。在法院采取一系列重大改革的工作過(guò)程中，就更應(yīng)該提高對(duì)行政文書(shū)檔案管理工作的重視程度，只有這樣才能真正促進(jìn)法院工作的發(fā)展和完善。

2.2建立健全規(guī)章制度

近些年來(lái)我國(guó)的司法體制在不斷的進(jìn)行改革和深化，原有的一些制度和辦法也已經(jīng)不能真正滿足當(dāng)前法院行政文書(shū)管理的需求。因此相關(guān)的工作人員需要加強(qiáng)自身對(duì)于依法治檔和管檔的決心和理念，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的法律化進(jìn)程。同時(shí)，相關(guān)的工作人員也應(yīng)該遵循法院行政文書(shū)檔案形成的規(guī)律以及管理的方法，加大對(duì)于行政文書(shū)管理的規(guī)章制度，從而能夠更好的保障規(guī)章制度的落實(shí)。在相關(guān)人員制定法院行政文書(shū)檔案管理的制度的時(shí)候，也應(yīng)該依據(jù)我國(guó)所頒布的相關(guān)法律來(lái)進(jìn)行制定，同時(shí)也應(yīng)該使相關(guān)的制度有所法律的依據(jù)和保障。不僅如此，由于近幾年我國(guó)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的時(shí)候，也應(yīng)該使法院檔案更加電子化和智能化?？偠灾谀壳斑M(jìn)行行政文書(shū)檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，相關(guān)的人員都應(yīng)該依據(jù)專門(mén)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行工作，從而使整個(gè)工作更加流暢和完整。

2.3確保檔案的真實(shí)性和完整性

目前我國(guó)的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》也已經(jīng)明確的規(guī)定了相關(guān)的機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)該保護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性，只有這樣才有利于后期的查閱以及利用。這也在一定程度上表明了法院行政文書(shū)檔案的真實(shí)性和完整性是非常重要的。這也就要求相關(guān)的工作人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理的制度，認(rèn)真履行相關(guān)的責(zé)任和義務(wù)。除此之外，法院的檔案管理的管理人員也應(yīng)該明確相關(guān)人員的責(zé)任，要將檔案的質(zhì)量問(wèn)題落實(shí)到每一個(gè)工作人員上。只有明確好責(zé)任的主體，才可以更好地提高行政文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。除此之外，相關(guān)的管理人員也應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，從而才能更好的保障工作人員能夠加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度。

2.4推進(jìn)信息化的進(jìn)程

為了更好地提高檔案服務(wù)的質(zhì)量以及效能，那么進(jìn)行法院檔案的信息化建設(shè)就是非常重要的。尤其是近幾年，我國(guó)的信息技術(shù)在高速的發(fā)展，在進(jìn)行行政文書(shū)檔案管理的過(guò)程中也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，從而加大行政文書(shū)檔案的信息化建設(shè)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化發(fā)展。在法院行政文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)的工作人員也可以進(jìn)行檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行相關(guān)的工作，從而可以使行政文書(shū)的檔案與訴訟的檔案能夠得到更加統(tǒng)一的管理。

三、結(jié)束語(yǔ)

法院行政文書(shū)的檔案是非常重要的資料，對(duì)于反應(yīng)整個(gè)法院各個(gè)部門(mén)的工作情況起到了非常重要的作用。但是目前仍然有很多人員在進(jìn)行行政文書(shū)檔案管理的過(guò)程中還存在著許多的問(wèn)題。正因如此，相關(guān)的工作人員就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度，同時(shí)管理人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)制度的完善和更新，從而使法院的文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量能夠得到一定程度上的提高。

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