探究國有企業(yè)干部人事檔案完整性與規(guī)范性的建設(shè)

李路遙

【摘 要】干部人事檔案是記錄干部情況最基礎(chǔ)的基本憑證和重要依據(jù)，檔案材料是否完整與規(guī)范對(duì)于新形勢下干部考核考察、職務(wù)任免、崗位調(diào)配、隊(duì)伍培養(yǎng)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。目前相比政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，國企單位在檔案完整性和規(guī)范性上仍存在眾多不足。本文從揭示國有企業(yè)的干部人事檔案完整性和規(guī)范性現(xiàn)狀出發(fā)，圍繞基礎(chǔ)性材料不全、時(shí)代性材料缺乏、材料規(guī)范性程度低等三方面展開，并提出應(yīng)對(duì)之策。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案完整性;檔案規(guī)范性

一、干部人事檔案完整性及規(guī)范性

干部人事檔案是國家記錄干部政績、才能、品行等，并在單位集體中保存的可被查閱的重要?dú)v史記錄。它是干部選拔、任用、考察等過程中提取、辨別干部信息真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)，在人事工作中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。2018年11月我國印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案日常管理包括檔案收集、整理、信息化、審核等，所以干部人事檔案材料的完整與否、規(guī)范與否，都將對(duì)干部人事檔案后續(xù)工作產(chǎn)生影響。干部人事檔案完整性主要反映在兩個(gè)層面，第一是基礎(chǔ)性材料，即每本干部人事檔案結(jié)合其歷經(jīng)階段所須具備的材料;第二是時(shí)代性材料，是隨著社會(huì)發(fā)展需更新置放、充實(shí)完善的材料。干部人事檔案規(guī)范性主要是指檔案在材料編寫、制作上應(yīng)符合有關(guān)國家政策、行業(yè)規(guī)定。

結(jié)合筆者此前檔案管理服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，相比于政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位，國有企業(yè)在干部人事檔案完整性及規(guī)范性工作上仍存有諸多問題，需進(jìn)行進(jìn)一步探討與尋找解決之策。

二、國有企業(yè)企檔案完整性和規(guī)范性現(xiàn)狀

（一）檔案完整性程度低

1.基礎(chǔ)性材料不全：共性材料與個(gè)性材料構(gòu)成了基礎(chǔ)性材料。共性材料主要是根據(jù)單位實(shí)際情況，基本全體人員需具備的材料，如年度考核、工資變動(dòng)材料等。個(gè)性材料是每名干部由于歷經(jīng)的求學(xué)階段、工作階段、社會(huì)環(huán)境等不同（即便是同一階段也會(huì)由于地區(qū)等存在差異），其所對(duì)應(yīng)具備的學(xué)歷、工作檔案材料也不盡相同。筆者此前服務(wù)的國企單位，自2014年成立至今，在基礎(chǔ)性材料工作方面存在以下方面情況。一是共性材料欠缺，在年度考核方面，該單位只對(duì)員工層級(jí)進(jìn)行考核，沒有對(duì)中高層以上開展工作;二是個(gè)性材料不全，如某些干部是研究生學(xué)歷，但檔案中缺乏該階段的部分重要材料;某些干部的提拔晉升，沒有按要求出具相應(yīng)的干部任免審批表，而是替代使用隸屬文書檔案的發(fā)文通知，甚至以會(huì)議紀(jì)要入檔，更不論及制作干部任前考察，期滿考察材料等。

2.時(shí)代性材料缺乏：自我黨十九大以來對(duì)干部的誠信廉潔更加重視，并提出了新的思想與要求。因此根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)干部人事檔案提出了增添審查材料的新要求，如任職經(jīng)歷、個(gè)人信用等。從服務(wù)的國企檔案看來，對(duì)于檔案審核材料，尚未按照國家要求進(jìn)行檔案專項(xiàng)審核，出具專項(xiàng)審核表及認(rèn)定表等反饋干部重要信息準(zhǔn)確性的材料。針對(duì)聘用材料，單位中多名干部是從其他企事業(yè)單位轉(zhuǎn)來的，皆無入檔此前簽訂的勞動(dòng)合同、解除或終止勞動(dòng)關(guān)系證明、社保清單等。一定程度上說，時(shí)代性材料也尚未跟上政策前進(jìn)步伐。

（二）檔案規(guī)范性程度差

干部人事檔案是對(duì)干部進(jìn)行審查、考核的重要憑證，其制作編寫必須符合國家規(guī)范，才能體現(xiàn)干部人事檔案的權(quán)威性與信用性。在實(shí)際檢查中，發(fā)現(xiàn)單位內(nèi)多份人事檔案材料存在諸如版式隨意、字樣歪斜等，此外材料落款處缺少審批機(jī)關(guān)蓋章、干部本人缺少簽字、檔案材料復(fù)印件缺蓋公章或核對(duì)章等不規(guī)范情況也頻繁出現(xiàn)。

三、干部人事檔案的完整性與規(guī)范性的重要性

（一）有助于檔案審核，做全面的數(shù)據(jù)材料支持與支撐

我國自2014年起，就開始重視對(duì)干部人事檔案的審核與管理，并同時(shí)要求各地各級(jí)有關(guān)部門也按要求開展專項(xiàng)審核工作。對(duì)于專項(xiàng)審核工作而言，檔案材料完整規(guī)范程度，直接影響專項(xiàng)審核工作的信度與效度。如齊備的學(xué)歷材料能夠反映國企干部真實(shí)的學(xué)歷水平，防范學(xué)歷造假獲利的情況;齊全的任免材料能夠反映國企干部真實(shí)、詳盡的工作經(jīng)歷。干部檔案材料不充分、不規(guī)范，容易導(dǎo)致審核工作陷入停滯狀態(tài)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間重新補(bǔ)充材料后才得以進(jìn)展。

（二）有助于為人力選拔任用、評(píng)鑒人才奠定重要堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

干部人才的管理工作應(yīng)走科學(xué)化的路線。目前各方學(xué)者通過對(duì)我國干部評(píng)價(jià)制度的歷史考察與西方人才評(píng)價(jià)進(jìn)行研究，提出新時(shí)期干部評(píng)價(jià)要從主體、內(nèi)容、程序、方法、結(jié)果這五個(gè)要素來構(gòu)建干部評(píng)估體系。所以完備且規(guī)范的檔案材料有助于對(duì)干部進(jìn)行全方位追蹤與分析，包括從干部的知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作履歷等有細(xì)致準(zhǔn)確的認(rèn)知，做到知人善任、人盡其才。此外，通過不斷更新迭代干部評(píng)價(jià)體系，進(jìn)而能優(yōu)化完善干部人才政策。

四、干部人事檔案工作改進(jìn)措施

管理規(guī)章是生產(chǎn)活動(dòng)有序進(jìn)行的保障，人事檔案管理也不例外，國企單位需效仿政府機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位，重視規(guī)章制度，將檔案材料完整性、規(guī)范性納入制度化建設(shè)中，爾后按照規(guī)章制度開展各項(xiàng)具體工作，實(shí)現(xiàn)理論層面與實(shí)操層面的相輔相成。

（一）做好檔案材料完整性工作

1.制度建設(shè)：一是按照國家相關(guān)政策法規(guī)要求，規(guī)范建立各項(xiàng)常規(guī)性檔案制度，包括全員年度考核制度、干部任前考察制度、期滿考察制度等;二是制度應(yīng)符合實(shí)際情況，注重實(shí)際應(yīng)用。

2.材料收集與更新：國企單位在建立完整的干部人事管理檔案制度后，對(duì)于基礎(chǔ)性材料，應(yīng)采用經(jīng)常與定期、重點(diǎn)與普遍相結(jié)合的收集方式，及時(shí)對(duì)干部新的人事材料進(jìn)行收集歸檔。對(duì)于時(shí)代性材料，國企單位及時(shí)響應(yīng)國家相關(guān)政策，如國家近期提倡反腐倡廉，單位需做好相關(guān)審計(jì)材料的建檔工作并及時(shí)歸入干部個(gè)人的檔案當(dāng)中。

（二）做好檔案材料規(guī)范性工作

1.制度建立：針對(duì)材料規(guī)范性，涉及材料接收與制作兩方面工作。在接收方面，由于涉及多個(gè)部門或者多個(gè)單位，需要建立檔案移交制度、檔案材料驗(yàn)收制度;在檔案制作方面，結(jié)合本單位情況，建立檔案制作的各項(xiàng)規(guī)范、注意事項(xiàng)等。

2.材料接收：檔案接收涉及多部門或多單位，國企單位干部人事檔案管理部門在接收檔案材料，必須嚴(yán)格按照制度要求審核歸檔材料，拒絕接收手續(xù)不齊全、不真實(shí)、不成套、不符合書寫要求、有涂改的五類檔案資料，嚴(yán)把檔案資料的規(guī)范性。

3.材料制作：材料制作第一方面是嚴(yán)把材料板式，排序清晰、填寫空白要留足;二是材料使用的載體是國際標(biāo)準(zhǔn)的A4用紙，并于左側(cè)留出25毫米的裝訂邊等。材料制作第二方面是反映在材料制作流程上，保證制作出具的材料符合完整齊全、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備的特點(diǎn)。

五、結(jié)論

干部人事檔案作為國家記錄干部政績、才能、品行等的重要依據(jù)，在人事管理工作中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)性作用。綜上分析可知，與政府部門、行政事業(yè)單位相比，國有企業(yè)在干部人事檔案管理工作方面仍然存在基礎(chǔ)性材料不全、時(shí)代性材料缺乏、材料規(guī)范性程度低等完整性和規(guī)范性不足的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了一些可行性應(yīng)對(duì)之策，試圖為今后國有企業(yè)干部人事檔案管理工作提供指導(dǎo)。

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