基于新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理研究

儲華

摘 要：高校人事檔案管理工作具有服務(wù)性質(zhì)，為高校人才錄用、組織管理與決策活動提供重要支持。本文分析了新公共服務(wù)理論對高校人事檔案管理的影響，圍繞樹立多元檔案管理理念、實(shí)行檔案管理模式創(chuàng)新、創(chuàng)設(shè)信息化檔案服務(wù)體系三個層面，探討了優(yōu)化高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論;高校人事檔案;公共信息

1 引言

新公共服務(wù)理論有別于傳統(tǒng)行政理論，是政府管理與服務(wù)職能的延伸，基于公共利益視角為社會公民提供檔案信息服務(wù)。將其引入高校人事檔案管理中，利用人事檔案材料為教職工在校管理與高校發(fā)展歷史研究工作提供信息資源支持，為人才的合理選拔與任用奠定良好基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高高校人力資源管理水平。

2 新公共服務(wù)理論對高校人事檔案管理的影響分析

2.1 新公共服務(wù)理論

提出新公共服務(wù)理論的代表性人物為羅伯特·登哈特夫婦，基于市場與經(jīng)濟(jì)學(xué)視角針對傳統(tǒng)行政理論進(jìn)行了重塑，強(qiáng)調(diào)以公民權(quán)益為核心，主要研究政府與公民在當(dāng)代公共行政中的作用，用于保障公民更好地融入政府管理體系中，實(shí)現(xiàn)公民權(quán)益的最大限度發(fā)揮[1]。

2.2 主要影響分析

1）深化公共信息服務(wù)內(nèi)涵。新公共服務(wù)理論為政府責(zé)任與公民權(quán)之間的有機(jī)協(xié)調(diào)提供了參考依據(jù)，要求政府基于以人為本原則維護(hù)公共利益，為公民提供公共信息等服務(wù)。將其引入高校人事檔案管理層面，強(qiáng)調(diào)依托現(xiàn)代化技術(shù)與信息服務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)對高校人事檔案信息的創(chuàng)新管理，推動高校人事檔案管理的開放化、服務(wù)化轉(zhuǎn)型，使公民積極參與到高校人事檔案管理中，依托有效的公共信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)維護(hù)公民合法權(quán)益的目標(biāo)。

2）強(qiáng)化公共決策民主特性。新公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)合理處理政府與公民的關(guān)系，要求高校堅(jiān)持以公民為導(dǎo)向推進(jìn)人事檔案管理工作的開展，打破企業(yè)本位論的局限性，在整合人事檔案資源的同時采納公民意見，建立開放共享與良性互動關(guān)系，以此滿足公民對高校檔案信息的使用需求，凸顯出公共決策的民主化特性。

3）引導(dǎo)構(gòu)建共同利益觀。新公共服務(wù)理論秉持服務(wù)意識引導(dǎo)構(gòu)建共同利益觀，要求高校圍繞組織機(jī)構(gòu)、人事部門、教職工群眾與公眾對于公共信息的使用需求，積極推動傳統(tǒng)人事檔案管理模式改革，從而為高校人事檔案管理工作指引全新的方向，進(jìn)一步為維護(hù)公共利益提供支持與保障[2]。

3 基于新公共服務(wù)理論視角下優(yōu)化高校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑探討

3.1 樹立多元檔案管理理念，完善檔案服務(wù)工作

1）樹立以人為本管理理念。一方面，基于以人為本原則開展高校人事檔案管理工作，以教職工等使用者為核心處理具體問題，圍繞服務(wù)內(nèi)容、方式、手段等視角進(jìn)行創(chuàng)新，積極主動了解教職工的檔案資源獲取需求，立足于發(fā)展視角挖掘其隱性需求與特定需求，配合計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓寬人事檔案檢索路徑，創(chuàng)設(shè)多元化宣傳渠道，保障全體教職工及其他用戶都能夠明確掌握高校檔案管理工作進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)對用戶信息使用需求的有效激活。另一方面，應(yīng)著力提升檔案信息利用效率，圍繞不同學(xué)院、學(xué)科需求進(jìn)行人事檔案統(tǒng)計分析，結(jié)合高校辦學(xué)目標(biāo)進(jìn)行現(xiàn)有教職工學(xué)歷、職稱等信息的匯總整合，編制專項(xiàng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)計劃，從而為教師綜合能力與高校辦學(xué)能力的提升提供戰(zhàn)略保障。同時構(gòu)建多層次人才檔案管理機(jī)制，運(yùn)用信息技術(shù)手段健全高校人才資料庫，為高校軟實(shí)力與影響力的提升提供宣傳平臺，便于更好地吸引人才與外資力量支持，提升高校人力資源的經(jīng)濟(jì)與社會價值。

2）建立動態(tài)管理與服務(wù)模式。在新公共服務(wù)理論的指導(dǎo)下，應(yīng)建立以教職工為主、以教學(xué)科研及社會檔案為輔的高校人才檔案動態(tài)管理模式，圍繞以下五個層面入手：其一是基礎(chǔ)信息模塊，主要涵蓋教職工的“三齡”、“兩歷”、“兩職”、“兩表”及“一協(xié)議”;其二是教學(xué)科研模塊，主要包括教職工的教學(xué)成果、科研成就、突出業(yè)績、專業(yè)特長等信息;其三是評價模塊，指具備參考價值的教學(xué)評估材料;其四是反省模塊，包括教職工在教學(xué)工作中對于失誤問題的反思，凸顯出其職業(yè)生涯成長軌跡;其五是社會模塊，包含教職工的個人信用信息等內(nèi)容。在完善人事信息資料收集的基礎(chǔ)上，需開展電子檔案的歸檔與建立工作，便于使用者進(jìn)行信息檢索與利用，更好地提升高校人事檔案服務(wù)工作水平。

3.2 實(shí)行檔案管理模式創(chuàng)新，健全檔案管理程序

1）制度層面。采用制度性舉措推動檔案管理模式創(chuàng)新，為人事檔案管理工作的執(zhí)行提供參考依據(jù)。例如完善檔案收集與文件上交制度，以人事部門為主導(dǎo)，協(xié)調(diào)其他組織部門進(jìn)行人事材料的及時上交;創(chuàng)建信息聯(lián)絡(luò)員制度，綜合采用定期、不定期模式進(jìn)行檔案資料的收集工作，拓寬人事檔案收集渠道，借助跨部門合作機(jī)制豐富檔案內(nèi)容與完整度，針對欠缺的檔案材料進(jìn)行及時登記與補(bǔ)齊，為人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升提供完備保障。

2）程序?qū)用?。首先從檔案管理人員編制層面入手，建立具備專業(yè)素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，保障團(tuán)隊(duì)成員具備專業(yè)人力資源管理知識與檔案管理經(jīng)驗(yàn)，具有良好的思想政治與職業(yè)道德素養(yǎng)，能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)手段實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，同時設(shè)置兼職管理人員，將檔案管理工作實(shí)施情況納入到職業(yè)考核機(jī)制中，更好地滿足現(xiàn)代人事檔案管理需求。其次從檔案管理經(jīng)費(fèi)角度入手，應(yīng)完善人事檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的設(shè)置，配備專用庫房、閱覽室、文件柜等儀器設(shè)備，為檔案管理人員提供充足的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，便于更好地推動檔案管理團(tuán)隊(duì)工作水平的提升。最后需創(chuàng)新檔案管理方法，例如采用“單位——職稱”排列法進(jìn)行人事檔案編排管理，促使高校學(xué)科建設(shè)情況、師資力量、職稱結(jié)構(gòu)得到清晰展示，為高校人才事業(yè)發(fā)展提供重要支持[3]。

3.3 創(chuàng)設(shè)信息化檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)服務(wù)范疇延伸

1）建立個人信息數(shù)據(jù)庫。高校應(yīng)積極引入現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化建設(shè)，人事部門通過訪問數(shù)據(jù)庫即可實(shí)現(xiàn)對教職工個人簡歷、組織鑒定情況、考核評價進(jìn)展的全面查詢、摘錄及打印，進(jìn)一步提高教職工選拔與考核工作效率。同時建立教職工個人信息數(shù)據(jù)庫，打破高校各平臺間的分割局面，實(shí)現(xiàn)多方信息資源的深度整合與一體化管理，為人事檔案信息使用者提供在線咨詢服務(wù)，配合權(quán)限、密碼的設(shè)置保障數(shù)據(jù)庫使用的安全性，進(jìn)一步提高高校人事檔案的利用率與價值。

2）開發(fā)省級信息服務(wù)平臺。在當(dāng)前高校人才流動速度日漸加快的背景下，高校與高校、科研機(jī)構(gòu)及社會的信息交流日益緊密，由此應(yīng)實(shí)行高校人事檔案的開放式管理模式，開發(fā)建立省級信息服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)區(qū)域間高校人才信息的共享，使高校人才在科研推廣、技術(shù)開發(fā)、成果轉(zhuǎn)化中的作用得以全面發(fā)揮。同時與公安系統(tǒng)、醫(yī)院、銀行、社保等部門建立合作關(guān)系，進(jìn)一步拓寬高校人事檔案的廣度與深度，實(shí)現(xiàn)人才合理流動與資源有效分配，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對高校人事檔案的多重審查與監(jiān)管，為社會公共利益提供完備保障。

4 結(jié)論

面對當(dāng)前我國高校人事檔案管理在管理理念、管理機(jī)制、檔案開發(fā)、人員配置等層面存在的現(xiàn)實(shí)問題，需借鑒新公共服務(wù)理論采取有效管理手段實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，突出強(qiáng)化公共服務(wù)職能，保障社會公共利益，為高校人才合理流動與長遠(yuǎn)發(fā)展提供戰(zhàn)略保障與支持，從而進(jìn)一步提高高校人事管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張亞倫.基于大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案工作研究[J].醫(yī)學(xué)教育管理，2018，4（z1）：244-246.

[2]曾翰超.基于新公共管理理論視角的高校管理模式分析[J].時代經(jīng)貿(mào)，2019，465（4）：66-67.

[3]李曼.基于新公共管理視角下的公共部門人力資源管理研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018，（36）：340.