聲像檔案的建設(shè)與管理之我見

摘 要：隨著社會發(fā)展和檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，聲像檔案成為機關(guān)單位檔案的重要組成部分。通過檢查發(fā)現(xiàn)，本部單位聲像檔案管理工作滯后于文書檔案的管理，存在著歸檔不完整、建設(shè)不到位等一系列問題，本文就如何強聲像檔案的建設(shè)與管理談一點作者自己的看法。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;建設(shè);管理

隨社社會的進(jìn)步和科技的普及，機關(guān)單位的辦公條件也在不斷改善，在日常工作和各類會議、活動中形成的檔案涉及領(lǐng)域愈加寬廣，內(nèi)容更加豐富，聲像檔案就是其中的一個重要分支。聲像檔案不僅是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，還是對我們工作過程的記錄和對外宣傳的重要依據(jù)。聲像檔案管理工作的滯后直接影響了其保管和利用。因此，如何采取有效措施加強聲像檔案的建設(shè)與管理工作刻不容緩。

1 聲像檔案形成與管理工作中存在的問題

1）聲像檔案滯后于其他門類檔案管理。聲像檔案作為機關(guān)及其下屬事業(yè)單位檔案門類之一，其檔案信息資源的重要組成部分，它與紙質(zhì)的文書、會計等檔案緊密聯(lián)系、相互補充，具有一般文字載體檔案所不能替代的作用，對現(xiàn)實和歷史有著重要意義。目前本部單位檔案室文書檔案數(shù)量所占比重大于聲像檔案，聲像檔案的匱乏使室藏結(jié)構(gòu)不合理，檔案室內(nèi)一柜柜、一架架擺放整齊的紙質(zhì)實體文書檔案，而屬于聲像檔案的照片、光盤（錄音、錄像）則寥寥無幾。主要是由于聲像檔案的收集與移交工作沒有走上正軌而造成的，聲像檔案形成的數(shù)量和途徑與文書檔案不同，聲像檔案管理基礎(chǔ)也較之前兩者顯得薄弱。

2）聲像檔案意識薄弱。聲像資料拍攝責(zé)任者多為辦公室、宣傳處或其他業(yè)務(wù)部門，由于檔案意識薄弱，存在著思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一是部分人員認(rèn)為在各類會議、各項活動中拍攝與錄制的照片、錄音、錄像帶不屬于檔案范疇，拍完、錄完就算完成了任務(wù)，不需移交本單位檔案部門歸檔保存;另一種則是誤以為在公務(wù)活動中的聲像資料是為了搞好本單位宣傳工作而拍攝、錄制的，將錄像、照片等送往報社、電臺就算完成拍攝任務(wù)了，沒有及時移交檔案部門分類保管;還有很多人員對聲像檔案的認(rèn)識還停留在紙質(zhì)檔案管理模式上，只知道傳統(tǒng)的聲像檔案保存的是膠片、照片，缺乏對數(shù)字化聲像檔案的了解和認(rèn)識，往往從個人實際工作需要出發(fā)對聲像資料任意處置，致使大量的聲像材料積存沒有及時歸檔，失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。即使歸檔的聲像檔案整理也不規(guī)范，沒有相應(yīng)的文字說明，加之保管條件等原因，致使照片、錄音、錄像等不同程度的損傷，使得本來很珍貴的聲像檔案資料丟失、不齊全。

3）管理制度落實不到位。聲像檔案沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，雖然制定了相關(guān)的聲像檔案管理制度，但收集與移交工作缺乏有效的保障措施，沒有建立歸檔責(zé)任制，單位領(lǐng)導(dǎo)及其各個業(yè)務(wù)處室人員也不重視，導(dǎo)致落實的力度不夠，缺乏有效的保障措施。機關(guān)單位檔案員多數(shù)是兼職，有的是文書、有的是會計，有的甚至身兼數(shù)職，例如我個人就是文件資料收發(fā)、檔案管理、文員打字等幾個崗位兼職在做。由于兼職任務(wù)過多、日常工作繁忙，文書檔案的整理歸檔已是勉強應(yīng)對，無暇顧及聲像檔案工作，造成聲像檔案質(zhì)量不高，再加上對于及時收集聲像檔案材料的必要性認(rèn)識不足，使得聲像檔案收集不齊全，聲像檔案的整理、立卷、歸檔工作更是滯后。

4）收集資料渠道不通暢。目前單位檔案室中保存的聲像檔案極為匱乏，有相當(dāng)一部分聲像檔案散存在個人或業(yè)務(wù)處室內(nèi)，信息資料的收集與移交工作沒有走上正軌，沒有集中統(tǒng)一管理。本單位習(xí)慣于多年來沿襲下來的做法，聲像材料分散、沒有及時歸檔，致使檔案室保存的聲像檔案不齊全、不完整。同時，添置的聲像設(shè)備或閑置或使用不得當(dāng)，使得設(shè)備不能得到有效利用，加上業(yè)務(wù)處室人員的調(diào)動，最終造成一些重要會議、活動的聲像資料沒能及時攝錄。此外，由于聲像檔案的被動利用服務(wù)方式直接制約了聲像檔案開發(fā)利用工作的開展，檔案利用工作僅停留在等待利用者上門查詢的狀態(tài)，缺乏主動性，從而使利用工作嚴(yán)重滯后，不能滿足各層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2 加強聲像檔案管理工作的建議

1）提升聲像檔案的現(xiàn)代化管理意識。聲像檔案管理是機關(guān)及其下屬事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)性管理工作之一，樹立聲像檔案信息資源觀，提升檔案的現(xiàn)代化管理意識。檔案管理部門是檔案保管的主要負(fù)責(zé)人，而檔案管理人員則是再生信息的主要形成者，在保存、開發(fā)聲像檔案信息資源的過程中，兩者都必須具有與時俱進(jìn)的現(xiàn)代化管理理念，為聲像檔案創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的保管條件，為利用者提供高質(zhì)量的檔案信息。做好聲像檔案管理工作不僅是檔案管理人員個人的工作和責(zé)任，更是單位和主管檔案部門的事情，領(lǐng)導(dǎo)的重視以及業(yè)務(wù)處室的支持是做好聲像檔案工作的重要保證。就本部單位的聲像檔案管理而言，應(yīng)當(dāng)與文書、會計等門類檔案一樣，做到層層有人抓，處處有人管，納入本單位縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2）加強管理，建立聲像檔案責(zé)任制。單位立檔部門應(yīng)當(dāng)建立聲像檔案責(zé)任制，對本部門產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室實行統(tǒng)一管理，防止聲像檔案材料的分散流失，杜絕將聲像檔案占為己有現(xiàn)象的發(fā)生。本部單位的聲像檔案要參照文書檔案管理的原則，實行辦公室負(fù)責(zé)本部檔案管理工作，各處室建立臨時檔案，指定一名專門負(fù)責(zé)歸檔的同志把本處室以光盤為載體的聲像（如數(shù)碼照片、視頻等）材料進(jìn)行全面收集整理、分類登記，并送辦公室歸檔。同時，對聲像檔案的日常保管、借閱、利用等工作作出明確規(guī)定，使聲像檔案管理工作有計劃、有步驟地進(jìn)行。市檔案部門應(yīng)加大對本單位聲像檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)力度，將聲像檔案管理納入檔案工作規(guī)范化管理評估的工作目標(biāo)。

3）強化收集渠道的部門化和條理化。聲像檔案于文書紙質(zhì)檔案相比較，雖然同屬檔案門類，但載體不同、鑒定的方式發(fā)發(fā)也不同，檔案人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案材料的真實、完整并要特別關(guān)注其原始性和檔案價值。聲像檔案的收集并不是簡單地將所有聲像材料都搜羅集中起來了事，而是要經(jīng)過嚴(yán)格的鑒定和篩選整理，對今后會議、科研活動、有查考價值的聲像材料才有必要作為聲像檔案保存。個人認(rèn)為聲像檔案按年度整理形成的材料數(shù)量太多，要做到在突擊收集的同時注意平時收集，在全面收集的同時注意重點收集，最大限度地把應(yīng)歸檔的聲像材料收集齊全，為聲像檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。建議單位部門在日常各門工作、各類會議、各項活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的聲像材料均納入歸檔范圍，堅持“誰經(jīng)手、誰負(fù)責(zé)、誰主辦、誰預(yù)立卷”的原則，要采取隨時收集歸檔、隨時整理立卷的方式，否則檔案越積越多，大量集中歸檔整理費時耗力，還很可能造成檔案的缺失。

聲像檔案以特殊的方式真實記錄了統(tǒng)一戰(zhàn)線在各個發(fā)展時期的人物、歷程和面貌，充分體現(xiàn)其生動性、形象性、還原性和紀(jì)實性，是統(tǒng)戰(zhàn)檔案的重要組成部分，也是統(tǒng)戰(zhàn)部門的特殊資源和珍貴財富。因此，做好聲像檔案管理工作，盡量避免和減少這部分檔案的流失，以保證統(tǒng)戰(zhàn)檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整，使聲像檔案在統(tǒng)一戰(zhàn)線事業(yè)的偉大進(jìn)程中發(fā)揮不可替代的重大作用和重要意義。

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作者簡介

周凌潔（1987-），女，江蘇常州，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。