淺析中學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理

蔣燕芳

摘 要：本文首先闡述了中學(xué)檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題，接著分析了中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)途徑。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;信息化;建設(shè)與管理

在信息化大背景下，中學(xué)檔案管理與建設(shè)走信息化發(fā)展道路也是大勢(shì)所趨。檔案工作人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源及計(jì)算機(jī)工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務(wù)水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發(fā)揮創(chuàng)新思維，因地制宜，及時(shí)解決中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)過程中遇到的問題，保證中學(xué)檔案管理模式信息化進(jìn)程順利開展。

1 中學(xué)檔案信息化管理與管理過程中面臨的問題

1.1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的不重視

檔案信息化建設(shè)與管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，這也決定了學(xué)校必須在信息化建設(shè)與管理中作出一定的投入。但是就目前來看，學(xué)校對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理還不夠重視，沒有多余的資金去開展檔案信息化建設(shè)，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)沒有必要，以至于中學(xué)檔案管理依然停留在傳統(tǒng)模式上。

1.2 檔案信息化管理制度不完善

就目前來看，中學(xué)檔案信息化建設(shè)與管理相關(guān)制度還不夠完善。首先，學(xué)校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，一定程度上影響到了檔案工作的開展。其次，檔案信息審查機(jī)制不完善，不重視檔案信息的審查，以至于檔案信息失真嚴(yán)重。另外，檔案管理責(zé)任未能落實(shí)到實(shí)處，造成檔案管理工作比較混亂。

1.3 專業(yè)的檔案管理人員不足

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，對(duì)檔案管理人員有著較高要求。但是就目前來看，學(xué)校檔案管理工作人員大多不夠?qū)I(yè)，不具備信息化管理能力，一定程度上影響到了檔案信息化管理水平的提升。另外，檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，在檔案管理中抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，馬虎大意，進(jìn)而容易削弱檔案的價(jià)值。

1.4 檔案信息安全問題

在推進(jìn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息安全問題必須引起高度重視。檔案信息化建設(shè)與管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，而互聯(lián)網(wǎng)具有開放性、虛擬性、共享性，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息很容易遭受惡意攻擊，一旦檔案信息被竊取或篡改，就無法真實(shí)、全面反映學(xué)校發(fā)展實(shí)況，進(jìn)而會(huì)影響到學(xué)校的發(fā)展。

2 中學(xué)檔案信息化管理與建設(shè)途徑

2.1 檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學(xué)校全員樹立檔案意識(shí)

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案工作重視不到位，認(rèn)為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關(guān)系。很多學(xué)校平時(shí)并不收集整理應(yīng)歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時(shí)又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。殊不知，學(xué)校每一位教職工都會(huì)產(chǎn)生檔案資料，是集體貢獻(xiàn)的產(chǎn)物，檔案歸檔工作關(guān)乎學(xué)校每一位教職工及在校學(xué)生，小到一位教師的聘用合同、一位學(xué)生的學(xué)籍檔案或者期中考試一個(gè)同學(xué)的語(yǔ)文考試成績(jī)，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結(jié)大會(huì)等等。學(xué)校檔案是對(duì)所有在職員工及重大事件的實(shí)時(shí)記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識(shí)，知道所在職位平時(shí)工作中都需要?dú)w檔的文件種類，能做到在工作中實(shí)時(shí)歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終收集檔案材料時(shí)能有跡可循。為此，學(xué)校檔案部門在一個(gè)教學(xué)階段開始時(shí)就要做好各個(gè)種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)?？梢葬槍?duì)學(xué)校不同工種制作檔案歸檔小冊(cè)子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時(shí)工作中哪些文件是需要?dú)w檔保存的，保存標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。并與各個(gè)職位代表召開碰頭會(huì)，確定該教學(xué)階段該崗位在工作進(jìn)程中需要?dú)w檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實(shí)時(shí)存檔的意識(shí)。另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，校方領(lǐng)導(dǎo)出面對(duì)按照規(guī)定及時(shí)準(zhǔn)確填寫檔案材料的教職員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)漠視檔案收集工作、嚴(yán)重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰都要納入各個(gè)職位年度績(jī)效考核中。

2.2 建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)要逐步合并入電子檢索系統(tǒng)中，電子版本材料與紙質(zhì)版本材料合并共用一個(gè)電子檢索系統(tǒng)。針對(duì)一份檔案材料如果既有電子版又有紙質(zhì)版本蓋章原版，那就在檢索系統(tǒng)中標(biāo)注，有需要借閱紙質(zhì)版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)才能借閱;但是，針對(duì)一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部?jī)?nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案，只能以紙質(zhì)的形式入庫(kù)，這種情況只要在電子檢索系統(tǒng)中建立該材料的索引，標(biāo)注為“紙版，無電子版，需要查閱請(qǐng)到檔案部門借閱”就可以了。

2.3 保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質(zhì)版檔案，檔案工作人員的一個(gè)人工操作失誤、按錯(cuò)一個(gè)鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)固性，實(shí)行多級(jí)備份管理。同時(shí)也要保證存儲(chǔ)電子檔案材料的光盤或移動(dòng)硬盤的安全，避免存放不當(dāng)造成損壞、脫磁等。另外，可根據(jù)檔案材料重要性及保密基本通過設(shè)置更改可讀性、設(shè)置口令、加密等保障安全。另外，由于電子化檔案需要有針對(duì)客戶的查閱窗口，是一個(gè)小型的局域網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)故障、互聯(lián)網(wǎng)病毒與黑客入侵等等互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全問題也會(huì)威脅到電子檔案的安全，所以，要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時(shí)間利用備份信息來恢復(fù)日常工作，減少損失。就中學(xué)檔案信息來看，有些信息是向社會(huì)公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會(huì)出現(xiàn)信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協(xié)議。

2.4 健全檔案管理制度

首先，結(jié)合檔案信息化建設(shè)需要，明確檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理流程，對(duì)檔案信息化管理做出相應(yīng)的規(guī)定和約束;其次，要結(jié)合檔案信息化管理需要，建立起與之相匹配的管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供支持;再者，建立檔案信息審查機(jī)制，對(duì)錄入檔案信息系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行全面的檢查，確保檔案信息無誤、完整、真實(shí)。另外，要落實(shí)檔案管理責(zé)任制，將檔案管理相關(guān)制度落實(shí)下去，進(jìn)而更好地規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、正規(guī)化。

2.5 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

基于檔案信息化管理的需要，要注重檔案管理人員信息化能力的培訓(xùn)，使其了解檔案信息化相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，能夠按照相關(guān)要求來管理檔案。同時(shí)，要注重檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員自覺肩負(fù)起檔案管理主體的職責(zé)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在中學(xué)教育事業(yè)發(fā)展中，中學(xué)檔案的作用是巨大的，因?yàn)橹袑W(xué)檔案記錄了中學(xué)發(fā)展的全過程，以檔案為依據(jù)，有利于改進(jìn)中學(xué)教育教學(xué)，促進(jìn)學(xué)校的更好發(fā)展。信息化時(shí)代里，檔案信息化管理已成為必然，作為學(xué)校，要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，采取有效的措施，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

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