大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理策略研究

郭強(qiáng)

摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)于各行各業(yè)帶來(lái)了較大的變化，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，有效的改變了檔案管理模式。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，為了能夠更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，事業(yè)單位需要加快創(chuàng)新檔案管理模式，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。文中分析了大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用，并進(jìn)一步對(duì)基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;大數(shù)據(jù);檔案管理;創(chuàng)新策略

1 大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用

一直以來(lái)事業(yè)單位檔案管理工作中都存在重藏輕用的問(wèn)題，檔案信息資源得不到有效的利用，無(wú)法滿足新時(shí)期公共事業(yè)發(fā)展的需要。而且當(dāng)前檔案信息化已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但一直以來(lái)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)較為緩慢。將大數(shù)據(jù)引入到事業(yè)單位檔案管理工作中來(lái)，其可以為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供有效的支撐，不僅有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息的多樣化，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案信息化發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有利于事業(yè)單位檔案能夠更好的服務(wù)于公共事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)。而且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)一步豐富，檔案管理工作機(jī)制得以有效完善，這也促使在實(shí)際檔案管理工作中，各部門及全體員工都要積極參與進(jìn)來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效收集和有效保存。在具體工作中基層員工要積極對(duì)各種基礎(chǔ)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行核對(duì)，保證信息的精準(zhǔn)保存。這樣有效的推進(jìn)檔案管理工作的廣泛性，能夠更好的滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位在檔案管理工作為了能夠更好的與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)，必然要樹立共享的管理理念，并重視為用戶提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)，因此在實(shí)際工作中有利于積極推動(dòng)檔案管理方法和服務(wù)方式的創(chuàng)新，從而為事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理觀念落后

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，信息化管理方式被廣泛應(yīng)用到各個(gè)公司或單位。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作還存在管理觀念和技術(shù)落后的問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理工作，主要是對(duì)員工工作狀態(tài)的重要記錄。而當(dāng)前檔案管理觀念落后的主要原因是很多管理者對(duì)檔案建設(shè)缺乏重視，對(duì)檔案管理存在錯(cuò)誤認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理只起到人員資料的收集和存檔作用，從而使事業(yè)單位檔案管理工作很難滿足當(dāng)前信息發(fā)展時(shí)代的需求。此外，由于受傳統(tǒng)管理觀念影響，管理者未對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和變革，造成傳統(tǒng)人事檔案管理技術(shù)落后。技術(shù)落后在一定程度上很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作低效。

2.2 信息化管理仍存在缺陷

在信息化時(shí)代下，只有不斷創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)管理模式，才能更好促進(jìn)事業(yè)單位管理工作的有效發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化管理工作可以利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，不斷提高檔案信息化管理的效率和水平，也能使事業(yè)單位檔案信息化管理變得更具針對(duì)性。但是，在當(dāng)前檔案管理工作中，還存在信息化管理存在缺陷的問(wèn)題。其主要原因是管理人員對(duì)于信息技術(shù)缺乏足夠的重視，并受傳統(tǒng)的檔案管理工作模式影響，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，仍采用傳統(tǒng)檔案管理方法，未有效利用信息化管理的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上制約事業(yè)單位檔案信息化管理工作效率的提高。

2.3 缺乏現(xiàn)代化信息管理體系

目前，很多事業(yè)單位在檔案管理工作的實(shí)踐中，還缺乏現(xiàn)代化信息管理體系。很多單位將精力都放在主營(yíng)業(yè)務(wù)上，而忽略對(duì)現(xiàn)代化信息化管理體系的完善和建設(shè)。并且在人力和財(cái)力資源的配置上，也未有效利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，造成人力和財(cái)力資源的配置與檔案信息化管理缺乏專業(yè)性和實(shí)效性。另外，由于缺乏現(xiàn)代化信息管理體系，也使檔案信息存在一定的安全隱患，如果出現(xiàn)管理疏忽，會(huì)很容易造成資料外泄，不利于保證資料的安全性，使事業(yè)單位檔案信息化管理工作很難達(dá)到所預(yù)期的目標(biāo)。

3 提高事業(yè)單位檔案管理信息化工作的有效策略

3.1 提高人員合作并協(xié)調(diào)工作職責(zé)

檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員間的配合應(yīng)更加緊密。若想保證檔案信息化建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員不僅應(yīng)該輸入和更新檔案信息，而且管理者也應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)。所以，檔案管理者和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專員之間應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的互通體系，提高雙方的合作程度。以確保文件信息及時(shí)更新和輸入，進(jìn)而有效提高信息管理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，在檔案管理的日常工作中，還要注重使工作人員養(yǎng)成服務(wù)意識(shí)。為了很好的實(shí)現(xiàn)工作職能，提供更好的服務(wù)，工作人員應(yīng)該更加注重工作中的規(guī)范化管理。

3.2 構(gòu)建信息化平臺(tái)的推廣模式

提高對(duì)事業(yè)單位信息化平臺(tái)的構(gòu)建是為了更好地服務(wù)于檔案信息需求者。因此，在改善工作的過(guò)程中，單位的檔案管理部門要大力推廣信息化的檔案管理平臺(tái)同時(shí)進(jìn)行一定的宣傳，以達(dá)到提高平臺(tái)的影響力、增加其知名度的目的。另外，我們還能借鑒大型企業(yè)的先進(jìn)檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)，在提升公共機(jī)構(gòu)效率的前提下，逐步完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化以及數(shù)字化建設(shè)

首先，在文件管理中運(yùn)用科學(xué)技術(shù)以達(dá)到提高工作效率和水平的效果。檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)保證信息更新，科學(xué)規(guī)范地保存檔案信息。同時(shí)還要利用科學(xué)儀器，如掃描儀等來(lái)存貯圖片。這種方式實(shí)現(xiàn)了檔案無(wú)紙化的管理，節(jié)省成本和資源。其次，文件管理需要提高數(shù)字化建設(shè)，文件管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)在于它能夠讓文件儲(chǔ)存更加安全可靠。因此，事業(yè)單位應(yīng)學(xué)習(xí)數(shù)字化所涉及的信息技術(shù)和科學(xué)方法，建立和完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣能夠很大程度上減輕員工的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，從而保證優(yōu)良的工作質(zhì)量。

3.4 創(chuàng)新信息化設(shè)備

為提高對(duì)于檔案信息化管理體系的構(gòu)建，應(yīng)該使用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子存儲(chǔ)設(shè)施等硬件。因此，應(yīng)該在現(xiàn)代軟件和硬件兩方面加強(qiáng)投資，單位領(lǐng)導(dǎo)不僅應(yīng)該提供政策上的支持，還應(yīng)該有一定的資金投入。因?yàn)闄n案信息量大，應(yīng)采用穩(wěn)定安全的電子存儲(chǔ)設(shè)施。事業(yè)單位還應(yīng)建立完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，高效地推動(dòng)信息化管理，優(yōu)化現(xiàn)代管理方法。有效管理電子文件的基礎(chǔ)是確保紙質(zhì)文件能夠被妥善的保管，逐步形成完整的電子文件體系，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息的便利性來(lái)提高檔案的信息化管理。進(jìn)而更好地保存檔案材料和改善事業(yè)單位的整體水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用各領(lǐng)域工作管理中。利用信息化技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，才能不斷提高檔案管理信息化工作效率。因此，需要管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，優(yōu)化管理和機(jī)制建設(shè)，從而促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。

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