從檔案管理走向檔案數(shù)據(jù)管理

沈帆

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國正處于經(jīng)濟轉(zhuǎn)型時期，因此，對機關(guān)事業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作作為機關(guān)事業(yè)單位工作中的重要組成部分，加強檔案管理工作效率，可以有效提高整體機關(guān)事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量。本文主要對機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)勢進行闡述，并對數(shù)字化檔案管理工作開展中存在的弊端進行分析，進而給出相對應(yīng)的解決策略，希望給相關(guān)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

機關(guān)事業(yè)單位每天需要面對大量的工作量，檔案管理工作是其中非常重要的一部分。檔案管理中會蘊含著大量的資源，直接關(guān)系到單位的發(fā)展與進步。因此，機關(guān)事業(yè)單位需要積極改進檔案管理工作模式，保證為各項工作提供最及時、有效、實用的資源信息，作為各項工作開展的基礎(chǔ)保障，保證各項工作可以順利開展，所以機關(guān)事業(yè)單位需要重視數(shù)字化檔案管理工作，最大限度提高檔案管理工作的效率。

1 數(shù)字化檔案的涵蓋內(nèi)容

傳統(tǒng)檔案管理方式主要通過紙質(zhì)信息存檔，先將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案信息利用多媒體、掃描以及拍照的方式保存下來，之后通過整理歸納，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢將檔案信息進行共享，這種方法儲存下來的檔案就是數(shù)字化檔案。針對數(shù)字化檔案的特殊性，需要利用最先進的技術(shù)進行管理，工作人員可以隨時的查閱與使用。通常數(shù)字化檔案會完整地存儲在一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，對這些檔案妥善的保管與利用，進而提升檔案管理工作的效率[1]。

2 機關(guān)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢分析

2.1 實現(xiàn)自動化辦公流程，資源不會被浪費

在機關(guān)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足目前工作的需求，需要不斷地引進更多人員，對辦公軟件進行定期的維修與保養(yǎng)，這樣的方式大大提升了管理的成本，同時在很大程度上會降低管理效率。當(dāng)實行數(shù)字化檔案管理工作之后，檔案由之前紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為圖片、視頻存儲在計算機中，方便以后的查找與調(diào)取，這樣的方式節(jié)省了大量的時間與精力，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 充分利用檔案信息，實現(xiàn)資源共享

利用先進的科學(xué)技術(shù)對數(shù)字化檔案進行處理，將這些檔單歸納整理存儲在電腦中。機關(guān)事業(yè)單位在日常工作中會大量使用檔案資料，不同部門都可以利用網(wǎng)絡(luò)渠道對檔案調(diào)取、使用。同時數(shù)字化檔案管理工作需要為各個部門提供有效的信息，成為各部門工作開展的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理工作可以將資源進行共享，方便各部門的工作人員在不同的時間與地點都可以隨時使用和查看。

2.3 加強檔案管理質(zhì)量，工作人員綜合素質(zhì)得到提升

在機關(guān)事業(yè)單位中實施數(shù)字化檔案管理模式，可以提升檔案管理的質(zhì)量，數(shù)字化檔案管理工作想要順利開展，需要憑借先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電腦設(shè)備等，所以，檔案管理工作人員的工作對象發(fā)生了變化，由之前紙質(zhì)整理到現(xiàn)在的數(shù)字化整理過程，這就要求工作人員需要扎實的專業(yè)知識，同時還要有高超的業(yè)務(wù)能力，可以熟練并且正確的操作計算機設(shè)備，定期對設(shè)備進行維護與修理。近幾年，數(shù)字化檔案管理工作中，軟件系統(tǒng)在不斷的更新?lián)Q代中，檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)，掌握更多的專業(yè)知識與技能。

3 機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)數(shù)字化管理存在的問題分析

3.1 缺少專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才

大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位想要完成數(shù)字化檔案管理工作，通常會與一些有實力的檔案存儲公司進行合作，機關(guān)事業(yè)單位只需要提供管理、監(jiān)督以及指導(dǎo)服務(wù)所需的人力，從此可以看出，機關(guān)事業(yè)單位缺少數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才，有一些機關(guān)事業(yè)單位會挑選一些工作人員兼職來管理數(shù)字化檔案，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理人才結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致高層次、高技能、創(chuàng)新型的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，受到經(jīng)費、人力資源等方面的限制，大部分機關(guān)事業(yè)單位缺少自主培養(yǎng)及吸納高素質(zhì)的人才的能力，所以說，機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作開展是否順利，人才是主要的影響因素。

3.2 檔案管理觀念陳舊、技術(shù)落伍

機關(guān)事業(yè)單位的主要工作重心全放在本職工作中，對檔案管理工作缺少足夠的重視，忽視檔案的利用率，缺少對數(shù)字化檔案管理工作與本職工作之間促進作用的認識，會認為檔案管理工作無關(guān)緊要，所以對檔案管理工作準(zhǔn)備的不充分，技術(shù)也跟不上時代的腳步，即使這些機關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但是在實際工作中外接技術(shù)以及管理模式仍然會存在一定的弊端[2]。針對不同的機關(guān)事業(yè)單位，數(shù)字化檔案管理的需求與方式有一定的差異性，在實際工作開展過程中，沒有充分結(jié)合本單位的實際特點制定工作流程，無法采用科學(xué)的管理方法進行數(shù)字化檔案管理。

3.3 數(shù)字化檔案管理缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前，機關(guān)事業(yè)單位針對數(shù)字化檔案管理軟件的種類與質(zhì)量差異很大，有的軟件缺少管理功能，然而還有一些軟件在信息流通上缺少完善性，市面上購買的軟件多少會存在安全系數(shù)低以及穩(wěn)定性差的弊端。同時，針對機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作缺少統(tǒng)一、全面的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息的收集與管理方法比較落后，經(jīng)常會存在檔案的目錄信息與實際細則不匹配的情況，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，缺少檔案信息安全存儲的意識，會造成數(shù)據(jù)的丟失與損壞，已經(jīng)成為技術(shù)開發(fā)過程中，機關(guān)事業(yè)數(shù)字化檔案管理工作中非常難解決的問題之一。

4 機關(guān)事業(yè)的單位數(shù)字化檔案管理工作開展的對應(yīng)策略

4.1 加強數(shù)字化檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

機關(guān)事業(yè)單位會按照一定的流程性開展工作，一切工作內(nèi)容都是按部就班的進行，對檔案管理工作人員缺少創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，在數(shù)字化檔案管理工作中，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員不能再使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，需要進行不斷地改革與創(chuàng)新，結(jié)合本單位的實際情況，不斷創(chuàng)新管理方法[3]。同時，為了提高數(shù)字化檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要在單位內(nèi)部定期舉辦培訓(xùn)活動，聘請一些優(yōu)秀的管理人員來本單位進行授課，讓工作人員掌握數(shù)字化檔案管理工作的流程與重要性。不僅如此，還要加強工作人員對計算機的使用技能，通過報班學(xué)習(xí)的方式，學(xué)會計算機的操作技能，掌握檔案信息的調(diào)用與分享，通過這樣的方式解決了檔案管理人員在工作中存在的問題，實際工作過程中可以建立科學(xué)合理的獎勵方案，提高工作人員的積極性，進而提升數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

4.2 加強技術(shù)扶持工作，及時對軟件更新與升級

數(shù)字化檔案管理過程中需要注意檔案信息的安全性，因此，需要進一步提升安全防護技術(shù)，以確保數(shù)字化檔案信息的安全性。數(shù)字化檔案主要通過網(wǎng)絡(luò)以及計算機進行儲存，因此，需要保證存儲的安全性，否則，當(dāng)遇到病毒或者黑客攻擊之后，就會造成機關(guān)事業(yè)單位重要信息的流失，給各項工作的開展造成極其不利的影響。因此，在數(shù)字化檔案管理過程中，需要結(jié)合本單位的實際情況，科學(xué)合理的安全殺毒軟件，設(shè)置防火墻或者限制訪問的權(quán)限，對軟件及時更細與維護，將檔案資料備份，以免出現(xiàn)意外之后，造成資料的丟失。另外，對軟件與硬件要及時升級，實現(xiàn)檔案資料的共享與使用。機關(guān)事業(yè)單位不僅要重視數(shù)字化檔案管理工作，還要對軟件以及硬件進行定期的維護與檢查，了解軟件中存在的問題，確保軟件的安全性。即使機關(guān)事業(yè)單位實施數(shù)字化檔案管理工作之后，也不要丟棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這樣會起到一個雙保險的作用，為數(shù)字化檔案管理工作提供保障。

4.3 制定科學(xué)統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

只有機關(guān)事業(yè)單位具有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才會保證數(shù)字化檔案管理工作順利開展，首先，需要對檔案信息進行詳細的歸納總結(jié)，例如，員工的個人檔案、公司的財務(wù)報表或者以往的工作計劃，都要按照一定的分類進行存儲。其次，要明確標(biāo)注出檔案的提交時間與格式，針對檔案信息的調(diào)取與應(yīng)用需要制定出標(biāo)準(zhǔn)化流程[4]。

近幾年，我國機關(guān)事業(yè)單位的各項工作都在快速發(fā)展，檔案資料越來越多，分類也是越來越詳細，紙質(zhì)檔案正在逐漸轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的檔案信息，但是整個過程比較復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作的任務(wù)越來越大，因此，需要機關(guān)事業(yè)單位針對數(shù)字化檔案管理工作，需要對員工進行合理的分配，建立相對應(yīng)的管理機制，保證人人有事做，提高整體的工作效率與質(zhì)量。

4.4 建立具有數(shù)字化功能的管理系統(tǒng)

機關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合本單位的實際情況，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，其中包括的內(nèi)容主要有設(shè)備的選擇、設(shè)計、檔案整理、軟件應(yīng)用開發(fā)、查詢系統(tǒng)、安全保護措施等。只有在檔案管理系統(tǒng)的建立下，才會有效開展數(shù)字化管理工作，建立穩(wěn)定成熟的檔案管理系統(tǒng)可以讓數(shù)字化檔案管理工作節(jié)省大量的時間與精力。

5 結(jié)論

綜上所述，檔案作為機關(guān)事業(yè)單位中的重要組成部分，因此，檔案管理工作在機關(guān)事業(yè)單位中具有十分重要的位置，為了保證各項工作順利開展，各部門可以有效的合作共享檔案信息資源，提高機關(guān)事業(yè)單位的整體工作效率，提出檔案管理工作的改革與創(chuàng)新方法，加強數(shù)字化檔案管理模式。近幾年，信息時代在飛速的發(fā)展與進步，機關(guān)事業(yè)單位越來越重視數(shù)字化檔案管理的重要性與地位，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。但是在數(shù)字化檔案管理過程中仍然會遇到各種各樣的問題，需要不斷地創(chuàng)新與研究，加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，讓其掌握先進的辦公技能，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)字化檔案管理工作有序開展，為機關(guān)單位各項工作的開展提供保障。

參考文獻

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