李潔

摘 要：新形勢(shì)下信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位的檔案管理面對(duì)先進(jìn)技術(shù)帶來(lái)的沖擊，傳統(tǒng)的管理方式已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理發(fā)展的需求。因此事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和科學(xué)化，才能使其管理質(zhì)量和水平有效提高。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化改革的必要性，以及管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對(duì)有效提高檔案管理質(zhì)量的改革措施進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革措施

事業(yè)單位的檔案管理模式、人員結(jié)構(gòu)以及管理制度等都隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)更新發(fā)生著變化，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使傳統(tǒng)檔案管理工作效率得到極大的提升，管理程序大幅度提高。在新形勢(shì)下，作為公共信息管理中重要載體，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此加強(qiáng)檔案管理改革，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

1 事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

目前信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用和普及，在不少事業(yè)單位的檔案管理中也加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化應(yīng)用建設(shè)，目前傳統(tǒng)檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作，無(wú)法有效解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)檔案管理的作用也因缺乏創(chuàng)新而被制約和低

估 [1]。通過(guò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，使檔案管理的信息化、現(xiàn)代化得以實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息數(shù)據(jù)的傳遞，提供優(yōu)質(zhì)檢索查詢服務(wù)，最大化實(shí)現(xiàn)信息共享，使檔案管理工作的時(shí)效性、規(guī)劃化得以實(shí)現(xiàn)，使檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到有效促進(jìn)。因此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理能力有效提升，加強(qiáng)檔案管理信息化改革措施的研究至關(guān)重要。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1）管理制度不健全。目前在檔案管理工作中普遍存在著制度不健全的問(wèn)題。在檔案日常管理工作中雖然建立相應(yīng)的規(guī)范管理流程，但由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制度，對(duì)管理工作缺乏明確的監(jiān)督方法，導(dǎo)致檔案管理工作以及人員管理中存在不規(guī)范的情況，同時(shí)因外部監(jiān)督以及具體監(jiān)督措施缺乏，使檔案管理中存在較大風(fēng)險(xiǎn);另外缺乏對(duì)檔案管理開(kāi)發(fā)重視。目前采用的檔案管理制度在檔案管理方面還存在著不全面的問(wèn)題，檔案管理主要負(fù)責(zé)檔案收集、儲(chǔ)存、整理、轉(zhuǎn)移、復(fù)制等工作，對(duì)于檔案管理的研究和開(kāi)發(fā)卻很少有單位予以重視，因此檔案管理無(wú)法充分發(fā)揮其作用和價(jià)值[2]。

2）檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。目前在檔案管理作為事業(yè)單位的內(nèi)部職能，因無(wú)法創(chuàng)造收益，造成普遍存在對(duì)檔案管理不重視的問(wèn)題。對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)還停留在簡(jiǎn)單復(fù)制、抄寫以及保管等工作層面;相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，在日常工作中缺乏工作積極性和熱情，導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量較低，也容易導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤，對(duì)檔案管理工作造成不利影響。

3）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。檔案管理信息化改革中需要具有專業(yè)技術(shù)能力的綜合人才，對(duì)管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。在學(xué)歷方面至少具備本科以上學(xué)歷，同時(shí)還需要具備檔案管理以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)。而目前檔案管理中存在著相關(guān)工作人員素質(zhì)較低的情況，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的人才需求無(wú)法有效滿足。另外由于缺乏足夠的重視，基礎(chǔ)設(shè)施投入方面也存在著不足，在薪酬等方面與管理人員的技能、專業(yè)要求不匹配，造成管理人員的主動(dòng)性缺乏，甚至人才流失的情況。

4）檔案資料真實(shí)性不足。由于不少單位存在著對(duì)檔案資料管理不重視的情況，檔案管理工作只為了應(yīng)付各種檢查，對(duì)檔案資的記錄和編制具有不規(guī)范性和隨意性，不少編制人員對(duì)具體編制情況缺乏了解，使檔案資料編制中存在問(wèn)題，與實(shí)際情況不符，真實(shí)性缺乏[3]。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作改革的有效途徑

1）檔案管理制度健全完善。在新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)從建立健全檔案管理制度入手，根據(jù)行業(yè)和國(guó)家相關(guān)檔案管理制度、法規(guī)以及規(guī)范，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化、具體化，使工作中混亂情況有效減少，其中主要包括：總則、工作程序和質(zhì)量要求、工作職責(zé)、附錄文件等，對(duì)檔案整編、文件審核、檔案信息化、文件收集、檔案驗(yàn)收移交、文件歸檔等流程進(jìn)行明確規(guī)定;通過(guò)檔案管理制度的完善和落實(shí)，使檔案管理人員對(duì)自身工作職責(zé)以及工作流程清晰明確;以涉及多個(gè)部門的工作，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，對(duì)工作要點(diǎn)進(jìn)行明確，通過(guò)任務(wù)落實(shí)到具體崗位和責(zé)任人，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)考核機(jī)制進(jìn)行建立和完善，使管理人員的工作積極性得以激發(fā)，使管理工作效率提高。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，以及有效促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的理念，加強(qiáng)管理制度嚴(yán)格落實(shí)，在制定和建立適應(yīng)新形勢(shì)的檔案管理制度，一方面需要確靈活性和機(jī)動(dòng)性，有利于管理工作的調(diào)整和創(chuàng)新，并提高檔案管理人員的工作積極性，使管理質(zhì)量和水平提高;另一方面加強(qiáng)檔案管理的安全性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，信息安全問(wèn)題也成為了需要加以重視的問(wèn)題之一。通過(guò)健全和完善信息安全管理制度，使信息電子檔案以及其他相關(guān)資料的安全性得到有效保障[4]。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中存在的人員專業(yè)素養(yǎng)較低，工作中缺乏重視度和積極性的情況，應(yīng)從提高相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)出發(fā)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)發(fā)展和廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)加強(qiáng)研究和開(kāi)發(fā)，同時(shí)只有更多高素質(zhì)，專業(yè)人才才能更好地推動(dòng)檔案管理研究工作。因此檔案管理工作為了滿足新形勢(shì)下管理工作的發(fā)展需要，應(yīng)對(duì)檔案管理人員學(xué)歷、專業(yè)能力以及知識(shí)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行提高和調(diào)整，可以從提高管理人員福利待遇入手，對(duì)高素質(zhì)人才進(jìn)行引進(jìn)，以及加強(qiáng)相關(guān)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)計(jì)劃以及培訓(xùn)考核體系的構(gòu)建，使檔案管理人員的工作積極性得到調(diào)動(dòng);結(jié)合工作實(shí)踐和創(chuàng)新，使檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高的同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效優(yōu)化，同時(shí)通過(guò)加強(qiáng)信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍進(jìn)行且建，使檔案管理信息化改革速度加快。

3）信息化應(yīng)用提高。為了促進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先應(yīng)加強(qiáng)資金投入，對(duì)陳舊的設(shè)備以及落后的管理模式進(jìn)行徹底地更新和改革，通過(guò)更先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化得以實(shí)現(xiàn)，并將檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)[5]。除了利用先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行更新以外，還應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進(jìn)信息共享機(jī)制的實(shí)現(xiàn)，檔案管理人員需要不斷提高自身專業(yè)能力，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)管理和維護(hù)，在查詢檔案時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的瀏覽，對(duì)傳統(tǒng)的查詢方式進(jìn)行改變，使管理人員工作量減少的同時(shí)，使檔案管理工作效率和質(zhì)量大幅度提高，使檔案管理的時(shí)效性更強(qiáng)，同時(shí)管理的規(guī)范化不斷提高，并對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程有效促進(jìn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員首先應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視度，針對(duì)目前信息化建設(shè)改革進(jìn)程中檔案管理仍存在的問(wèn)題，采取積極有效的措施進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理信息化改革以及事業(yè)單位的長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展，應(yīng)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行健全、完善和落實(shí)，提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，使信息化進(jìn)程得到促進(jìn)，另外加大檔案管理工作的資金投入，對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行改善，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理質(zhì)量和效率得到有效提高，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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