事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策分析

張平

摘 要：隨著我國各項(xiàng)國家管理制度的不斷完善，人事單位對于檔案的管理也逐漸正規(guī)化。檔案是員工進(jìn)行職稱評定、晉升審核的主要參照之一，對于員工日后的工作有著很大的影響。由于工作需要，檔案在管理過程中經(jīng)常需要調(diào)用或者借調(diào)，在這一過程之中容易出現(xiàn)檔案的遺失或者損壞?，F(xiàn)階段國家事業(yè)單位正處于優(yōu)化階段，因此人員流動與檔案的轉(zhuǎn)接較頻繁。這就使得檔案管理之中的諸多缺陷逐漸的被體現(xiàn)，其給人事管理帶來了一定的困擾。本文主要分析了現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理之中存在的諸多缺陷，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決措施，以期能夠?yàn)槲覈聵I(yè)單位的人事檔案管理提供有效的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化措施

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，在社會各個方面也在不斷的謀求轉(zhuǎn)型升級，各項(xiàng)事業(yè)也有了長足的進(jìn)步，同時，在信息化、科學(xué)化技術(shù)的推進(jìn)下，人們也越來越著重關(guān)注人事檔案管理工作，特別是針對事業(yè)單位來說，人事檔案管理是其基礎(chǔ)性的工作，切實(shí)有效的做好該項(xiàng)工作，能夠使其人事管理效率和各項(xiàng)管理工作取得更大的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及社會的發(fā)展程度越來越高，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更要充分體現(xiàn)出科學(xué)性、規(guī)范性特征，針對實(shí)際管理工作中的相關(guān)問題進(jìn)行有效探究，并據(jù)此提出相對應(yīng)的更科學(xué)合理的解決策略，使事業(yè)單位的管理效率得到質(zhì)的提升。結(jié)合這樣的情況，下文著重針對事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)思考。

1 事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的主要問題

1.1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)亟待提速

部分事業(yè)單位雖然配備了計算機(jī)進(jìn)行人事檔案的管理，但是由于缺乏現(xiàn)代信息科技知識，對計算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)并沒有完全掌握，致使系統(tǒng)管理只是停留在簡單地對事業(yè)單位職工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計，并沒有對職工的生活、工作、學(xué)習(xí)、績效等大量的相關(guān)信息進(jìn)行整合，使人事檔案的信息化程度大打折扣。還有一部分事業(yè)單位由于投入人事檔案信息化的經(jīng)費(fèi)不足、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)。

1.2 管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案的接收、更新、外發(fā)?，F(xiàn)階段大部分事業(yè)單位依然延續(xù)著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。此外，目前的檔案管理需要記錄的種類與內(nèi)容繁多，手工操作不但容易出現(xiàn)失誤，還會對記錄內(nèi)容的總量有一定的影響，降低檔案管理的真實(shí)性。由于這種檔案管理模式存在同步性差，保管部門單一、缺乏監(jiān)管等問題，導(dǎo)致了一些重要內(nèi)容能夠被篡改，尤其是一些與員工的晉升、工齡、學(xué)歷等有關(guān)的信息。一旦出現(xiàn)這種情況，會給人事管理工作帶來嚴(yán)重的阻礙，有些甚至導(dǎo)致了非常惡劣的影響。

1.3 事業(yè)單位人事檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化

事業(yè)單位人事檔案在收集整理保管利用方面缺乏標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化制度化的管理，致使人事檔案資料缺乏完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。事業(yè)單位人事檔案需要真實(shí)反映職工的基本信息，但是在實(shí)際工作中卻存在著一定的信息不準(zhǔn)確和虛假現(xiàn)象。近年來，國家已要求人事檔案紙質(zhì)材料必須選擇A4規(guī)格的辦公用紙，而且檔案裝訂也要按照組織部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使用新型A4的檔案盒。

2 事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的建議

2.1 改善檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化

首先，提高人事檔案人員的技術(shù)水平。要保證檔案工作人員的配備，組織檔案管理人員參加專業(yè)化培訓(xùn)。其次，硬件環(huán)境和軟件設(shè)施的改善。例如，各單位需要設(shè)置專門的人事檔案辦公室、保管室等，同時要統(tǒng)一配置人事檔案管理專用電腦、保密設(shè)備等軟件設(shè)施，便于工作的開展。最后，加強(qiáng)檔案管理智能化和信息化。在檔案管理工作中，要將傳統(tǒng)管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化管理相結(jié)合，打造智能管理模式。例如，借助計算機(jī)做好電子檔案的登記、保存、查詢等工作。需要注意的是，在利用計算機(jī)等電子設(shè)備的同時，也要及時學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全知識，加強(qiáng)檔案管理的安全性和保密性，通過智能管理模式，既可以提高檔案管理工作的安全性和完整性，又能夠有效提高檔案管理工作效率。

2.2 改變傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理重要性

管理的嚴(yán)格程度是自上而下的，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的態(tài)度直接決定了檔案管理工作的優(yōu)劣。想要真正做好檔案管理工作，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變自己的觀念，充分認(rèn)識到檔案管理工作對于事業(yè)單位人員管理的重要性。不但要將其納入正常的工作之中，還應(yīng)該將其與績效進(jìn)行結(jié)合，對檔案管理人員以及涉及的檔案所有人進(jìn)行震懾，使其能夠認(rèn)真的對待檔案管理工作。與此同時，還應(yīng)該加大對檔案管理的投入力度，不斷引進(jìn)更好檔案管理設(shè)施，確保檔案管理的高效性。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期的進(jìn)行檢查，考察員工是否認(rèn)真對待檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案管理工作疏忽、敷衍的情況，還需要做好員工的思想工作，使其能夠認(rèn)真的配合檔案管理工作。

2.3 配備專業(yè)檔案管理人員

一是配備專業(yè)的檔案管理人員。人事檔案的分門別類、信息化錄入、更新等工作，需要耗費(fèi)大量的時間和精力，才能做到細(xì)致、規(guī)范化和專業(yè)化，同時也是一項(xiàng)延續(xù)性工作，因此必須配備專業(yè)的檔案管理人員。二是提升檔案人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到人事檔案的開發(fā)利用，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常必要。通過“請進(jìn)來，走出去”的方式，加強(qiáng)交流培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為工作順利推進(jìn)提供有力保障。

2.4 針對人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化

人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容十分繁雜，為管理人員的工作帶來了很大的難度，所以要注重檔案管理規(guī)章制度的建立健全。首先，要結(jié)合實(shí)際情況確立相應(yīng)的管理制度，使管理者能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行更有針對性的管理，對信息檔案進(jìn)行收集、整理、移交、利用等通過操作更有章可循，有條不紊。其次，對相關(guān)制度進(jìn)行進(jìn)一步健全和完善，同時，定期或不定期的對檔案管理者進(jìn)行考核，針對其業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行綜合性的檢驗(yàn)和考核。最后，貫徹落實(shí)獎懲責(zé)任制度，不定期的對管理工作者的實(shí)際工作進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對工作失誤者給予責(zé)任追究處理。

2.5 完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

推進(jìn)人事檔案管理工作信息化進(jìn)程，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，利用微機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF文件、電子照片等形式，再用微機(jī)進(jìn)行全面整理，按照相關(guān)分類進(jìn)行保存，完善相關(guān)信息，利用微機(jī)中的“關(guān)鍵字、年份或分類”檢索、查詢等功能，實(shí)現(xiàn)查詢檔案的智能化。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)化同儲存、同管理、同利用。

3 結(jié)語

總而言之，通過上面的分析，我們能夠看出，國家在各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展過程中，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，而人事檔案管理工作的完成程度，能夠更有效的體現(xiàn)出事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)情況，對提升整體的人員素質(zhì)有著積極作用。事業(yè)單位在人事檔案管理工作的推進(jìn)過程中，盡管面臨一系列的問題，但經(jīng)過相關(guān)人員的有效處理，并提出更科學(xué)合理的對策建議，一定能夠使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，為社會和人民作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉晶.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江史志，2015，8（13）：179.

[2]翁穎群.當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].江西建材，2017，8（3）：286-287.