潘婷 郭巧

摘 要：為提高公安派出所檔案管理質(zhì)量，本文對檔案的信息化建設(shè)問題進(jìn)行了分析。文章首先分析了新形勢下加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義，強(qiáng)調(diào)了加強(qiáng)信息化建設(shè)的重要性。其次，主要從系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)兩方面出發(fā)，對具體的信息化建設(shè)方法進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：公安派出所;檔案管理;信息化建設(shè)

公安派出所檔案數(shù)量的增多，加大了管理難度。而信息化技術(shù)的出現(xiàn)，則為管理效率的提升奠定了基礎(chǔ)。加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)，有助于節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工檔案管理方法“效率低”、“丟失率高”、“提取難度大”的缺陷，提高管理質(zhì)量。可見，有必要對檔案信息化建設(shè)方法進(jìn)行研究。

1 新形勢下加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)的意義

新形勢下，加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)，是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，且對檔案管理質(zhì)量的提升，具有積極意義。信息化時(shí)代的到來，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域[1]。各技術(shù)的應(yīng)用，有效降低了社會(huì)各領(lǐng)域的工作難度，同樣為其發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。新形勢下，如公安派出所未引進(jìn)上述技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，極容易落后于時(shí)代，對工作效率的提升，以及自身的發(fā)展不利。信息化技術(shù)中，各項(xiàng)技術(shù)的引入，可顯著降低公安派出所的檔案存儲(chǔ)難度，提升存儲(chǔ)效率，節(jié)約存儲(chǔ)空間。此外，各項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用，同樣能夠使管理人員利用信息化系統(tǒng)的檢索功能，隨時(shí)隨地的對檔案進(jìn)行提取。在此基礎(chǔ)上，利用海量檔案信息，對數(shù)據(jù)的規(guī)律進(jìn)行分析，并與相關(guān)人員及單位，共享檔案資源?？梢?，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對公安派出所檔案管理質(zhì)量的提升，以及工作效率的提高，能夠起到極大的促進(jìn)作用。

2 傳統(tǒng)的公安派出所檔案管理存在的問題

2.1 信息存儲(chǔ)難度高、檔案使用效率較低

信息存儲(chǔ)難度高、檔案使用效率較低，為傳統(tǒng)公安派出所檔案管理存在的問題之一：1）信息存儲(chǔ)難度高：傳統(tǒng)的人工檔案管理方法下，檔案均以紙質(zhì)為主，需于檔案室內(nèi)存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)，管理人員需首先對其進(jìn)行歸類，并妥善放置，存儲(chǔ)難度較高，工作效率低。2）檔案使用效率較低：傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員使用檔案時(shí)，需自檔案室一一查找。該過程所需時(shí)間長，易對公安派出所工作的執(zhí)行造成阻礙。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，可有效解決上述問題。

2.2 數(shù)據(jù)分析較困難，檔案資源無法共享

數(shù)據(jù)分析較困難，檔案資源無法共享的問題，同樣為傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題：1）數(shù)據(jù)分析較困難：隨著公安派出所工作量的加大，檔案信息及數(shù)據(jù)的數(shù)量明顯增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員很難提取海量數(shù)據(jù)，對其規(guī)律進(jìn)行分析，因此，同樣難以對數(shù)據(jù)進(jìn)行明確的統(tǒng)計(jì)。該問題的存在，容易對未來工作計(jì)劃的針對性制定產(chǎn)生阻礙。2）檔案資源無法共享：檔案資源共享，對公安派出所尋找及抓獲犯罪分子具有重要意義。如資源無法共享，則必然影響工作效率及質(zhì)量?？梢?，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)較為重要。

3 新形勢下加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)的方法

3.1 正確存儲(chǔ)檔案信息

正確存儲(chǔ)檔案信息，是提高檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵。具體措施如下：1）掃描：如已具備紙質(zhì)檔案，管理人員可利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描。掃描后，各項(xiàng)信息將自行填寫至系統(tǒng)之中。為避免信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，管理人員需利用系統(tǒng)的修改功能，對其錯(cuò)誤之處進(jìn)行修改，保證檔案填寫完整無誤。2）自行錄入：針對無紙質(zhì)檔案者，管理人員應(yīng)自行錄入檔案信息。信息錄入后，應(yīng)給予檢查，判斷有無錯(cuò)誤。如無錯(cuò)誤，僅需點(diǎn)擊“存儲(chǔ)”按鈕，檔案便可存儲(chǔ)至系統(tǒng)之中。采用上述方式存儲(chǔ)檔案信息，有助于降低錯(cuò)誤率，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

3.2 提高檔案使用效率

對檔案進(jìn)行錄入以及存儲(chǔ)的目的，在于便于對其進(jìn)行提取與使用。檔案管理信息化系統(tǒng)，具有檔案使用之功能，管理人員可利用上述功能，展開管理工作。例如：當(dāng)需查找某員工的檔案時(shí)，管理人員可首先登錄系統(tǒng)，繼而點(diǎn)擊“查找”按鈕，并將需查找的信息（如：員工姓名、工作編號、家庭住址等），輸入對話框。此時(shí)，系統(tǒng)將立即根據(jù)管理人員所輸入的內(nèi)容，完成對信息的檢索，并將最終檢索得到的信息顯示于屏幕上。管理人員可根據(jù)屏幕的顯示，對數(shù)據(jù)及信息進(jìn)行使用，為公安民警偵破案件及落實(shí)相應(yīng)工作提供參考。

3.3 明確分析數(shù)據(jù)規(guī)律

公安派出所的檔案管理信息化系統(tǒng)，同樣具有數(shù)據(jù)分析之功能。近年來，公安派出所的檔案數(shù)量逐漸增多，海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，雖加大了管理難度，但同時(shí)也為數(shù)據(jù)分析了提供了可能。對此，建議檔案管理人員利用系統(tǒng)的該功能，尋找海量數(shù)據(jù)的規(guī)律。例如：管理人員可以以報(bào)案原因、案件類型、偵破數(shù)量作為依據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與處理。以了解本年度的案件總數(shù)，以及案件偵破率，分析影響案件偵破的因素。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)整未來的工作計(jì)劃與方案，全面提升公安派出所工作質(zhì)量，降低工作難度。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

公安派出所應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享。例如：當(dāng)某案件發(fā)生，而犯罪嫌疑人逃脫時(shí)，公安派出所應(yīng)獲取其檔案，并將其存儲(chǔ)至檔案管理信息化系統(tǒng)中。檔案存儲(chǔ)后，管理人員應(yīng)將信息分享給全國各省市的公安派出所，供其他省市參考，共同努力對犯罪分子進(jìn)行控制及抓捕。采用上述方法對檔案進(jìn)行管理，可全面提升資源共享的效率，且有助于快速偵破案件，提升公安派出所的工作質(zhì)量。但需注意的是，為保證檔案信息的安全性，數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，應(yīng)利用信息化系統(tǒng)中的加密功能，對信息進(jìn)行加密。

4 結(jié)論

綜上所述，本文對新形勢下加強(qiáng)公安派出所檔案信息化建設(shè)問題的研究，為派出所檔案管理質(zhì)量與效率的提升奠定了基礎(chǔ)，有助于預(yù)防檔案丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。未來，建議公安派出所積極分析自身的檔案管理需求，對檔案的模塊及檢索功能進(jìn)行設(shè)計(jì)，并將其應(yīng)用到具體的管理工作中，提高管理水平。

參考文獻(xiàn)

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