論信息化管理在煤礦企業(yè)物資供應(yīng)管理中的運(yùn)用

文/鄧江獻(xiàn)，大同煤業(yè)股份有限公司忻州窯礦

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對各行各業(yè)的工作模式均造成巨大沖擊，各行各業(yè)均不斷加快信息化建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)代的要求。作為我國資源供給的重要來源且對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重要作用的煤礦行業(yè)，更應(yīng)該利用信息化建設(shè)，優(yōu)化企業(yè)物資供應(yīng)管理，提升資源配置和利用效率，同時(shí)兼顧各環(huán)節(jié)的物資監(jiān)測，促進(jìn)生產(chǎn)過程的安全性，實(shí)現(xiàn)利潤最大化，提高生產(chǎn)效率。

1 煤礦企業(yè)物資供應(yīng)管理信息化的意義

1.1 促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置

傳統(tǒng)的物資供應(yīng)管理需要各個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)上人員的對接，需要雙方都約在同一時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行物資信息上的溝通，這樣，需要花費(fèi)的時(shí)間較多，各環(huán)節(jié)均需設(shè)專人管理，所需的人員自然也就相應(yīng)增多，而且，既然是人為管理，免不了出現(xiàn)誤差、缺漏的可能。信息化管理則只需要由具備計(jì)算機(jī)操作能力的人通過建立信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息操作，結(jié)果可以立即精確無誤的顯示，不僅可以大大減少這一管理流程所需的人員數(shù)，還能保證信息處理結(jié)果的正確、可靠性。同時(shí)，在這一較低端工作中節(jié)省出來的人力資源可以運(yùn)用到其他崗位上，即有助于優(yōu)化人力資源配置。

1.2 有利于信息資源實(shí)時(shí)共享

通過物資管理的信息化的共享作用，可以實(shí)時(shí)追蹤物資采購過程，從而讓企業(yè)實(shí)時(shí)掌握物資采購過程。相關(guān)管理部門隨時(shí)查看各物資的庫存量，有依據(jù)的制定采購計(jì)劃，能對近期缺乏的物資進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充，避免因盲目購入物資而造成一定程度上的浪費(fèi)，還能實(shí)時(shí)監(jiān)督采購計(jì)劃的執(zhí)行情況，促進(jìn)采購過程的規(guī)范性。當(dāng)管理平臺(tái)顯示物資到貨時(shí)，管理部門可以及時(shí)發(fā)布消息通知申請人前來領(lǐng)取，對于物資的更換、停產(chǎn)等消息也可以通過平臺(tái)發(fā)布，讓各部門掌握目前企業(yè)的物資信息。同時(shí)，又可以有效控制、統(tǒng)計(jì)物資供應(yīng)方信息，通過物資使用過程中的質(zhì)量評價(jià)，匯集各方優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，以便于下一次采購合作，進(jìn)一步提高采購效率和質(zhì)量。因此，信息化管理能讓整個(gè)物資供應(yīng)、管理流程更有序、高效、透明。

2 信息化管理的必要性

煤礦企業(yè)是國家主要能源供給行業(yè)，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。由于企業(yè)本身生產(chǎn)規(guī)模的龐大，不管是人力資源、資金周轉(zhuǎn)上，還是在物資供應(yīng)量及種類上，都有著非常大的需求。煤礦物資供應(yīng)是生產(chǎn)的必須資料，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)的基礎(chǔ)之一。但在既往調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于采購計(jì)劃、管理信息的不完善，不可靠，出現(xiàn)缺漏、重復(fù)等錯(cuò)誤，造成資金浪費(fèi)。采購相關(guān)報(bào)表整理周期過長，整個(gè)過程的繁冗、無序，也明顯阻礙了采購計(jì)劃的制定和執(zhí)行，都直接影響到生產(chǎn)效率。而物資信息化管理借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，本身即有著化繁為簡的能力，可以大大簡化操作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，又能方便領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門管理人員的實(shí)時(shí)監(jiān)督，保證了工作的規(guī)范性和效率性，提高工作質(zhì)量。因此，在煤礦企業(yè)實(shí)時(shí)信息化物資供應(yīng)管理，是非常有必要的。

3 信息化管理的具體應(yīng)用措施

3.1 計(jì)劃采購方面

網(wǎng)管人員需協(xié)助統(tǒng)一編碼規(guī)則后編碼各類物資，建立物資信息數(shù)據(jù)庫，設(shè)置計(jì)劃需求量、儲(chǔ)備定額等指標(biāo)，定期進(jìn)行清點(diǎn)。負(fù)責(zé)做采購計(jì)劃的工作人員定期查詢數(shù)據(jù)庫信息，了解各類物資目前的儲(chǔ)備量和需求量，統(tǒng)計(jì)每月?lián)p耗量，并以此為依據(jù)制定采購計(jì)劃。各部門每月需對本部門對所需要的物資造表申領(lǐng)，對已申領(lǐng)及已消耗的物資明細(xì)造表上報(bào)，匯總至在線系統(tǒng)，以便于物資管理人員統(tǒng)一計(jì)劃申報(bào)及審批發(fā)放，避免盲目采購造成的物資積壓，均衡物資供應(yīng)花銷和周轉(zhuǎn)資金鏈之間的關(guān)系。

3.2 庫房管理

所有采購物資入庫時(shí)，均需由庫房管理人員掃碼進(jìn)行相關(guān)信息錄入，并根據(jù)合同進(jìn)行估價(jià)。若入庫后，由于該物資總庫存超出最高定額時(shí)會(huì)由系統(tǒng)報(bào)警，庫房管理人員需及時(shí)根據(jù)報(bào)警所示物資通過平臺(tái)告知計(jì)劃采購人員，并核銷相關(guān)計(jì)劃及合同。庫存時(shí)，所有物資都按照編碼歸類，有明確的定位，在系統(tǒng)中附有圖片說明，以便于查找及發(fā)放。根據(jù)物資入庫現(xiàn)后順序出庫，根據(jù)各部門申報(bào)量合理分配資源，同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)核減庫存。若發(fā)現(xiàn)某物資出現(xiàn)低于儲(chǔ)備定額的報(bào)警時(shí)，同樣需及時(shí)告知計(jì)劃采購人員做相應(yīng)采購計(jì)劃。

3.3 賬務(wù)報(bào)表管理

月底結(jié)賬時(shí)，由系統(tǒng)的報(bào)表模塊匯總各類物資申領(lǐng)、使用消耗等情況并進(jìn)行分析，生成相關(guān)報(bào)表，及時(shí)反饋至各級領(lǐng)導(dǎo)處，為各部門管理人員提供物資階段變動(dòng)信息，進(jìn)一步指導(dǎo)物資的采購和管理。

4 小結(jié)

總之，信息化在煤礦企業(yè)物資供應(yīng)管理中，不僅能簡化流程，讓相關(guān)人員實(shí)時(shí)掌握物資變動(dòng)信息，避免人為的錯(cuò)誤，以便于讓采購計(jì)劃更準(zhǔn)確，減少物資積壓的可能，也有利于人力資源的合理分配，促進(jìn)企業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。物資管理部門需充分利用信息化系統(tǒng)，在計(jì)劃采購、庫房管理、賬務(wù)報(bào)表管理等方面發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步向現(xiàn)代化邁進(jìn)。

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