關(guān)于基層檔案管理工作的研究

常成良

摘 要：基層檔案管理是基層單位的一項(xiàng)重要工作，事關(guān)基層單位其他業(yè)務(wù)工作的開展。本文就做好基層檔案管理的必要性予以闡述，分析當(dāng)前基層檔案管理中存在的主要問題，結(jié)合相關(guān)理論學(xué)說提出自己的看法，旨在為相關(guān)基層政府檔案管理人員提供幫助和參考，推動基層治理的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基層;信息化;制度

新形勢下，如何進(jìn)一步發(fā)揮土地承包檔案、人事檔案、企業(yè)檔案以及其他檔案資源在基層治理工作的效用，提升基層治理工作水平，成為當(dāng)前基層政府部門檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并研究的課題。因此，有必要從理論層面就基層檔案管理展開闡述，探尋基層檔案管理的新思路。除此之外，從理論上對該領(lǐng)域進(jìn)行研究，能夠更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作，實(shí)現(xiàn)基層檔案管理轉(zhuǎn)型升級。

1 做好基層檔案管理的必要性

社會環(huán)境的變遷以及基層質(zhì)量工作的變化，使得基層政府檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和要求?；鶎訖n案管理事關(guān)基層工作的效率和質(zhì)量，是基層工作的重要。做好基層檔案管理工作，可以進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源的憑證作用以及信息參考作用，為其他基層工作的開展提供依據(jù)[1]。一方面，做好基層檔案管理工作，能夠滿足基層單位相關(guān)主體的檔案需求，發(fā)揮檔案的服務(wù)價值。另一方面，做好基層檔案管理工作，可以進(jìn)一步促使基層檔案管理轉(zhuǎn)型，保障檔案資源的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，維護(hù)檔案管理的嚴(yán)肅性。

2 基層檔案管理中存在的主要問題

2.1 基層檔案管理制度不科學(xué)，流程繁冗

現(xiàn)階段，部分基層單位尚未建立健全檔案管理機(jī)制，檔案收集、檢索、查閱、保密以及信息化建設(shè)等各項(xiàng)工作滯后，嚴(yán)重降低了基層檔案管理的效率和質(zhì)量。第一，部分基層單位尚未結(jié)合本單位檔案的種類以及檔案管理實(shí)際工作制定相應(yīng)的規(guī)章制度，而是由檔案管理人員根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)以及既往工作模式對檔案予以管理。在這種環(huán)境下，檔案管理的規(guī)范性會大幅度降低，檔案管理也會趨于無序化[2]。第二，部分基層單位檔案管理流程繁冗，導(dǎo)致檔案管理成本的增加。一方面，檔案管理分工不明確，尚未形成相互配合、合作統(tǒng)一的檔案管理模式，檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系度不高，存在重復(fù)整理、重復(fù)收集等重復(fù)勞動的問題。另一方面，部分基層單位尚未將不必要的檔案管理流程予以簡化和合并，導(dǎo)致檔案管理效率低下。第三，部分基層單位責(zé)任落實(shí)機(jī)制以及績效考核機(jī)制存在漏洞，難以提升檔案管理人員的責(zé)任意識。

2.2 基層檔案信息化建設(shè)滯后，檔案現(xiàn)代化程度不高

總體而言，我國基層單位檔案信息化建設(shè)的水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于域外發(fā)達(dá)國家的平均水平，對于檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)以及其他信息化技術(shù)的應(yīng)用程度不高，制約了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。第一，部分基層單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，尚未實(shí)現(xiàn)與其他辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與協(xié)同，難以集中對電子文件進(jìn)行快速地分類和處理。同時，部分基層單位尚未利用檔案管理系統(tǒng)對基層檔案進(jìn)行模塊化管理，將所有類型的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，僅僅是從檔案編號的角度對檔案資源的種類進(jìn)行區(qū)分，影響后期的檢索工作。第二，部分基層單位對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用程度不高，檔案專題建設(shè)滯后，難以發(fā)揮檔案資源在政策咨詢、決策咨詢等領(lǐng)域的作用。第三，部分基層單位檔案共享程度低，與上下級單位以及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位之間缺乏溝通，影響檔案利用率，難以發(fā)揮檔案資源的價值。第四，部分基層單位對于云儲存技術(shù)的應(yīng)用程度不高，尚未將云儲存技術(shù)應(yīng)用到檔案安全管理領(lǐng)域。

2.3 缺乏專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍

部分基層單位檔案管理人員雖然具備較好的專業(yè)素養(yǎng)和管理經(jīng)驗(yàn)，但在信息化技術(shù)應(yīng)用、檔案現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域的能力不足，不利于檔案管理轉(zhuǎn)型。一方面，部分基層單位培訓(xùn)工作滯后，單純從理論講解的層面對檔案管理人員予以培訓(xùn)，難以有效提升檔案管理人才的素質(zhì)。另一方面，部分基層單位培訓(xùn)內(nèi)容單一，仍然局限于檔案保密、紙質(zhì)檔案管理等傳統(tǒng)重點(diǎn)領(lǐng)域。

3 基層檔案管理工作的優(yōu)化建議

3.1 建立健全基層檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程

檔案管理制度是指導(dǎo)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是規(guī)范并約束檔案管理人員行為的重要準(zhǔn)則和依據(jù)。為此，基層單位必須要強(qiáng)化制度建設(shè)，堅(jiān)持用制度規(guī)范人、約束人和影響人。第一，基層單位要結(jié)合本單位檔案管理的重點(diǎn)和內(nèi)容，出臺《檔案收集標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案保密規(guī)定》、《檔案信息化建設(shè)》等規(guī)章制度，明確相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容，提升檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。第二，基層單位要簡化檔案管理流程，結(jié)合檔案管理人員的數(shù)量來明確檔案管理的分工，推動檔案管理專業(yè)化和流程化。除此之外，基層單位要進(jìn)一步理清檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，搭建相互配合、合作統(tǒng)一的檔案管理模式。例如，可以由各個業(yè)務(wù)歸口部門的專責(zé)對檔案資源進(jìn)行梳理和收集后交由檔案管理人員歸檔處理，減少檔案管理人員重復(fù)勞動的情形。第三，基層單位要進(jìn)一步建立健全責(zé)任落實(shí)機(jī)制以及績效考核機(jī)制，挖掘檔案管理人員潛力，激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任意識。

3.2 深入推進(jìn)基層單位信息化建設(shè)，促進(jìn)基層檔案管理現(xiàn)代化

基層單位要進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)在基層檔案管理中的優(yōu)勢，做好信息化建設(shè)工作。第一，基層單位要加強(qiáng)調(diào)研，加強(qiáng)與檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商的聯(lián)系，立足于本單位檔案管理的具體業(yè)務(wù)需求以及服務(wù)需求來向供應(yīng)商提出要求，豐富基層檔案管理系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新升級。一方面，基層單位要確保檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，打造電子文件一站式處理、一站式歸檔、一站式借閱的格局[3]。另一方面，基層單位要根據(jù)檔案管理的種類對檔案資源進(jìn)行版塊化管理，提升檢索效率和檢索質(zhì)量，便于后期能夠及時通過檔案種類、檔案時間等關(guān)鍵信息來查詢到檔案。第二，基層單位要進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案管理工作，打造檔案管理專題，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供政策咨詢以及決策咨詢，發(fā)揮檔案資源的信息參考領(lǐng)域的作用。第三，基層單位要進(jìn)一步深化與上下級單位之間的聯(lián)系，探索檔案共享的新模式，節(jié)約檔案管理成本。第四，基層單位可以將云儲存技術(shù)應(yīng)用至檔案備份領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)由“硬盤備份”向“云終端備份”的轉(zhuǎn)變。

3.3 做好隊(duì)伍建設(shè)，提升服務(wù)能力

基層單位有必要做好基層檔案隊(duì)伍建設(shè)工作，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)能力。一方面，基層單位要優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制，充分利用案例教學(xué)、實(shí)踐演練、實(shí)踐模擬等方式來提升檔案管理人員的應(yīng)用能力，堅(jiān)持理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則。另一方面，基層單位要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，圍繞信息化建設(shè)、檔案現(xiàn)代化管理、檔案創(chuàng)新等專題對檔案管理人員予以培訓(xùn)，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍。

4 結(jié)束語

基層檔案真實(shí)地記錄了基層各項(xiàng)工作的情況和內(nèi)容，是基層單位寶貴的財富。隨著社會發(fā)展步伐的不斷加快以及公眾對于基層治理工作的要求不斷加深，基層檔案管理的工作目標(biāo)、工作重點(diǎn)、工作內(nèi)容以及工作模式也發(fā)生了改變。為此，基層政府應(yīng)當(dāng)繼續(xù)將基層檔案管理作為一項(xiàng)根本性、系統(tǒng)性以及全局性的工作，強(qiáng)化基層檔案管理與其他工作之間的聯(lián)系，切實(shí)推動基層治理現(xiàn)代化、科學(xué)化以及規(guī)范化。相信在檔案管理人員的努力下，基層檔案管理工作會煥發(fā)出新的生機(jī)和活力，檔案管理效率和質(zhì)量也會有所提升。

參考文獻(xiàn)

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