張彥宗

摘 要：文書檔案是一切社會(huì)組織、工作單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的有重要價(jià)值的文件。可以作為衡量一個(gè)組織的管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一，也記錄著一個(gè)單位或者組織的歷史印記，所以通過(guò)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化現(xiàn)代化，將文書檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大，是一個(gè)單位可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。針對(duì)這是社會(huì)現(xiàn)實(shí)，本文簡(jiǎn)要介紹文書檔案管理中的矛盾點(diǎn)，并給出適當(dāng)?shù)慕鉀Q對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案;科學(xué)管理;管理水平;可持續(xù)

文書檔案是作為檔案必不可少的組成成分，不但可以決定一個(gè)組織管理水平的高低，還是該組織發(fā)展歷程的記錄載體，文書檔案涉及方面廣闊、呈現(xiàn)形式多樣，管理工作的重點(diǎn)是文件的收集整理和歸檔存放，是文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作。隨著社會(huì)的信息化技術(shù)化現(xiàn)代化，對(duì)文書檔案的管理也提出了新的要求，文書檔案管理的整體質(zhì)量面臨挑戰(zhàn)。本文介紹了文書檔案管理中的矛盾點(diǎn)并介紹了解決方案，以期能對(duì)各組織形式中的文書檔案管理工作有所幫助。

1 文書檔案管理中的矛盾點(diǎn)

1.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員的輕視

目前不論任何組織，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理工作的態(tài)度是：雖然不可缺少并且對(duì)單位的發(fā)展很重要，卻沒(méi)有科學(xué)的方法來(lái)提高管理效率和精準(zhǔn)度。對(duì)管理員的要求就是盡快收集并有效存放，不做其他要求，做好了沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)，久而久之，工作人員失去了熱情，工作沒(méi)有創(chuàng)新性和積極性。檔案的管理工作只是表面上的，管理層面停滯于工作人員奔跑于各部門催收材料之后就是等待材料上交，這一過(guò)程中的問(wèn)題就是對(duì)于檔案文件沒(méi)有同意要求標(biāo)準(zhǔn)，檔案的承載材料不統(tǒng)一，格式不標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有檔案應(yīng)有的價(jià)值。由于組織內(nèi)從上到下的輕視，管理層次停滯，水平和效率大打折扣，工作人員沒(méi)有熱情，管理工作千篇一律沒(méi)有創(chuàng)新。

1.2 文書工作和后期管理沒(méi)有有效銜接

在文書檔案管理工作中，管理屬于后期工作，基礎(chǔ)工作是文書工作，兩項(xiàng)工作應(yīng)該無(wú)縫銜接，緊密相連?，F(xiàn)今文書檔案管理工作中的矛盾點(diǎn)之一是文書工作者并不了解檔案的管理，沒(méi)有檔案意識(shí)，檔案管理人員對(duì)文書工作的涉獵較少，導(dǎo)致了本應(yīng)該緊密相連的兩項(xiàng)工作脫節(jié)嚴(yán)重，造成后期檔案形成后多數(shù)都會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏、格式差別、載體質(zhì)量不佳等多個(gè)問(wèn)題，限制了文書檔案管理工作的進(jìn)展。

1.3 文書檔案得不到有效利用

文書檔案具有不可替代的價(jià)值，但是由于管理水平低下，管理方式不夠先進(jìn)，文書檔案在歸檔后得不到有效利用，查閱率檢索率極低，管理的信息化水平不高，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用不夠廣泛，導(dǎo)致查閱檢索繁瑣，也是導(dǎo)致利用率低原因之一，也降低了文書檔案的實(shí)際價(jià)值。文書檔案的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平低，是導(dǎo)致文書檔案借閱率低檢索困難的直接原因。

2 提高文書檔案管理質(zhì)量的方案

2.1 在思想上行動(dòng)上引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理者的重視

首先，文書檔案管理工作需要各級(jí)人員的重視，其中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視尤為重要，領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案管理工作中起到了指引工作方向和確立管理目標(biāo)的重要作用?？梢酝ㄟ^(guò)定期開組會(huì)，聽取檔案管理人員的工作進(jìn)展和工作意見，通過(guò)板報(bào)宣傳，專題講座等方式將《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》帶入到領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的日常生活和工作中，建立專門的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)激勵(lì)檔案工作者的積極性，鍛煉其危機(jī)意識(shí)，激發(fā)檔案管理工作的熱情和活力。其次，要加強(qiáng)各個(gè)組織之間的交流學(xué)習(xí)，分享管理的成果，先進(jìn)的方法和技術(shù)手段，吸取先進(jìn)的管理技術(shù)，使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員都能在一定程度上有所提高。再者，文書檔案工作的管理者應(yīng)該經(jīng)常去基層檔案室了解相關(guān)工作進(jìn)展，滿足檔案工作者的基礎(chǔ)需求，把握檔案工作的大方向，對(duì)工作成果進(jìn)行監(jiān)督。

2.2 建立文書工作和檔案管理之間的有效鏈接

檔案室在經(jīng)歷了前期的文書工作之后形成的，文書文件的質(zhì)量對(duì)后期的管理和可持續(xù)性發(fā)展都有著決定性影響，所以想要文書檔案的管理工作水平要有所提高，就必須將前期的文書工作做好。第一步，為文書工作者提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，在學(xué)習(xí)中讓他們建立檔案意識(shí)，了解文書工作在檔案管理工作中的不可替代性可影響力，培養(yǎng)文書人員在文件格式、材質(zhì)、字體大小、紙張尺寸等標(biāo)準(zhǔn)方面的規(guī)范性，嚴(yán)禁使用紅色墨水筆、圓珠筆和鉛筆、復(fù)寫紙等篡改檔案材料，批閱文件應(yīng)該規(guī)定使用筆的顏色筆形等，注重細(xì)節(jié)，才能將檔案價(jià)值保留。第二步，增加員工專業(yè)技能的培訓(xùn)次數(shù)，給工作人員提供更加全面便捷可靠的學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)，比如合理替代值班、外出交流、組織內(nèi)部交流會(huì)等。讓工作人員學(xué)會(huì)在處理檔案文件時(shí)注重細(xì)節(jié)，收發(fā)文件時(shí)要學(xué)會(huì)更加專業(yè)地登記，方便后期查找整理，而且要進(jìn)行初步核實(shí)校正材料，完善材料。除此之外，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)在外參加會(huì)議等活動(dòng)帶回來(lái)的會(huì)議要義等材料要安排專門的人員整理斂收，做好前期的基礎(chǔ)工作。檔案管理者應(yīng)該不斷地充實(shí)自己，增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，專業(yè)技能，積極學(xué)習(xí)新知識(shí)新方法，以自身為榜樣帶動(dòng)檔案工作者。第三步，完善管理制度和工作制度，使檔案管理工作規(guī)范化。編寫細(xì)致簡(jiǎn)潔及易執(zhí)行的操作章程，把好簽發(fā)檔案文件關(guān)口，無(wú)用無(wú)效的文件一律不予簽發(fā)，公文的正式頒發(fā)印制之前，要做好檢查審核工作，如是否有齊全足夠的附件、簽訂頒發(fā)的手續(xù)章程是否完整、格式紙質(zhì)是否符合規(guī)范規(guī)定要求等，保證在公文歸檔之前的準(zhǔn)備工作不違背任何規(guī)定，從根本上確保文書工作和檔案工作的有效銜接。

2.3 加快實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)化信息時(shí)代，所有工作都要從傳統(tǒng)方法向著信息化方向前進(jìn)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化信息化，不僅能提高工作效率，完善工作流程，也能讓所有人都能應(yīng)用新技術(shù)和新知識(shí)。在這一過(guò)程中，要求檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技術(shù)，同時(shí)要熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作流程，熟練在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行文檔的草書、格式的規(guī)范化操作、刪減統(tǒng)計(jì)檢索等基礎(chǔ)工作，創(chuàng)建適用的文書檔案管理系統(tǒng)，不斷完善，熟練應(yīng)用。同時(shí)也并不能完全拋棄傳統(tǒng)管理方法，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理工作同時(shí)，還是要做好文書的記錄、整理和校正工作，計(jì)算機(jī)只是輔助。文書檔案管理工作向著現(xiàn)代化信息化發(fā)展是時(shí)代必然，文書檔案管理者和工作人員都應(yīng)該盡快掌握新的專業(yè)技能，熟練掌握在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中管理和歸檔，讓文書檔案管理工作在信息化和現(xiàn)代化的道路上發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益。

3 總結(jié)

文書檔案管理工作的重要性不言而喻，對(duì)于任何形式的組織都是不可替代的，更是決定這單位或組織的管理水平，關(guān)系著組織的發(fā)展，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案載體的增加，形式的多樣，文書檔案管理有了更高的要求，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在文書檔案管理改革的進(jìn)程中，要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都能夠深入工作基層，強(qiáng)化自身專業(yè)素質(zhì)，帶領(lǐng)基層工作人員一起將文書檔案管理工作水平切實(shí)提高，對(duì)于其他組織的管理經(jīng)驗(yàn)和方法，秉著“去其糟粕，取其精華”的原則，將最先進(jìn)最適合本組織發(fā)展的管理理念和技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，隨著不斷地探索和提高，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。

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