基于信息化管理背景下煤礦企業(yè)文書檔案管理的策略

摘 要：檔案管理一直以來都是煤礦企業(yè)管理工作中比較重要的內容，這為煤礦企業(yè)選拔人才打下了良好的基礎，這在企業(yè)管理工作中有著不可替代的作用。信息化建設就是實現(xiàn)煤礦企業(yè)文書檔案精細化管理的重要手段。

關鍵詞：信息化;管理背景;企業(yè)文書;檔案管理

利用信息技術對煤礦企業(yè)文書檔案管理進行精細化的處理，能夠有效提高企業(yè)文書檔案工作的效率，努力將企業(yè)文書檔案信息化作為突破口進行有效的改革，是企業(yè)文書檔案精細化管理發(fā)展的必然趨勢。

1 企業(yè)文書檔案管理的現(xiàn)狀

目前大部分企業(yè)的文書檔案管理依然還采用的是紙質的方式，不能夠具體生動地將信息全面反映出來，這還是存在著相當大的漏洞。同時也不能夠實現(xiàn)文書檔案的信息化處理，隨著時間的推移暴露出來的問題與缺點也越來越多。因為現(xiàn)在管理人才的缺少，再加上文書檔案資料缺乏完整性，造成文書檔案資料缺乏完整的管理制度，所以在檔案管理工作中根本無法保證管理工作的質量。

2 傳統(tǒng)的文書檔案管理存在的問題

2.1 傳統(tǒng)的文書檔案管理人員專業(yè)化程度不高、積極性不高

文書檔案管理人員的工作效率十分低下，完全無法跟上現(xiàn)在企業(yè)管理水平的發(fā)展。文書檔案管理人員對工作沒有熱情與積極性，而企業(yè)也沒有去關注員工的工作進度與工作態(tài)度[1]。所以企業(yè)文書檔案信息化建設是必須要改革的，只有打破傳統(tǒng)的管理制度才能達到真正管理的意義，才能夠促進員工的工作積極性，從而提高工作效率。

2.2 傳統(tǒng)文書檔案管理方式已無法滿足煤礦企業(yè)人才流動性大的情況

對于我國現(xiàn)階段就業(yè)情況來看，因為文書檔案保密性高，需要高技術管理人才對其進行管理，文書檔案的利用范圍小，利用率普遍較低。隨著社會經(jīng)濟的改革，企業(yè)內人才之間交流越來越頻繁。過去傳統(tǒng)的文書檔案利用制度是遠遠不能夠適應現(xiàn)代人力資源開發(fā)的需要。文書檔案的利用應當擴大發(fā)展到整個煤礦企業(yè)。

2.3 文書檔案管理工作沒有得到足夠的重視

現(xiàn)如今企業(yè)當中的文書檔案管理工作沒有得到足夠的重視，導致管理人員對檔案管理的工作處理不夠科學與全面，對檔案管理的重視程度不夠高，沒有依照它的科學性做好相關的管理，從而造成了檔案零亂、資料分散、雜亂無章等情況。這與現(xiàn)在檔案管理的標準則是大相徑庭的[2]。這種檔案管理制度是遠遠不能滿足市場經(jīng)濟下對檔案信息管理需求的，這對檔案管理工作的發(fā)展也是相當不利。從而導致文書檔案管理工作缺乏相應的技術支持和資金支持，這就造成了文書檔案管理工作的多種問題。

3 信息化手段進行企業(yè)文書檔案管理的優(yōu)勢

3.1 提高文書檔案信息的及時性和共享性

目前，企業(yè)中的文書檔案信息是唯一可以為企業(yè)提供資料的重要渠道。利用網(wǎng)絡信息技術能夠掌握最新及時的資料信息，并能夠將各種的資料信息進行歸類處理實現(xiàn)企業(yè)合理利用資源最優(yōu)化，從而達到文書資料資源信息處理及時。有利于實現(xiàn)資源利用的合理化和及時化，這是有利于檔案管理的發(fā)展。

3.2 提高檔案管理人員的工作效率

因為信息技術屬于高科技技術，計算機的邏輯運算能力強、運算快速精準、自動化程度高，將信息技術融入到企業(yè)文書檔案管理，能夠快速準確、全面有效的存檔人員信息，同時能夠避免傳統(tǒng)紙質存放檔案存在的抄寫錯誤和抄寫遺漏等現(xiàn)象，節(jié)省了大量的管理時間與管理成本，提升了管理人員的工作效率。

3.3 節(jié)約文書檔案管理成本

將企業(yè)文書檔案管理信息化能夠有效節(jié)約管理成本，企業(yè)文書資料交給計算機信息技術來進行管理，能夠保證檔案的完整性與安全性，這就減少了專業(yè)的管理人員的使用，減少了管理成本。

4 解決方法

4.1 建立完善的文書檔案信息數(shù)據(jù)庫并提供相應的平臺

企業(yè)中文書檔案的信息化管理技術包括信息處理技術、信息數(shù)據(jù)庫技術、安全保密技術這三個部分。要建立檔案信息化安全保障體系，防止管理檔案遭到攻擊與威脅[3]。建立完整的文書檔案信息數(shù)據(jù)庫，最好能夠全面記錄煤礦企業(yè)的所有信息。重視數(shù)據(jù)庫的安全保密問題，數(shù)據(jù)保密的同時，也要做好備份工作，計算機硬件系統(tǒng)一旦癱瘓就會造成信息的丟失。

4.2 重視文書檔案的信息化管理并為此創(chuàng)造條件

企業(yè)中文書檔案的信息化管理已經(jīng)是發(fā)展的必要趨勢。企業(yè)應該大力支持并加大對企業(yè)文書檔案管理的改革，以最大的支持力度來推進檔案工作的開展。企業(yè)文書檔案是涉及企業(yè)內部的重要資料信息，所以，檔案管理人員必須要引起足夠的重視，不能有絲毫的懈怠[4]。企業(yè)要注重加強對檔案管理人員的培訓工作與思想教育，為企業(yè)培養(yǎng)出高素質、高水平的技術型人才。

5 結語

煤礦企業(yè)中的文書檔案管理精細化是對管理人員的基礎要求，在投入于信息化技術后能夠實現(xiàn)文書檔案管理的時效性與全面性，是現(xiàn)代發(fā)展的必要過程。

參考文獻

[1]馮海燕.基于信息化管理背景下的煤礦企業(yè)文書檔案管理思考[J].科學與財富，2017，（32）：10-10.

[2]徐蘇云.加強煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019，（7）：140.

[3]唐小紅.加強煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2019，（6）：93-94.

[4]朱麗娟.加強煤礦企業(yè)文書檔案管理的信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2018，（12）：79.

作者簡介

孫燕（1976-），漢，山西省大同市同煤集團同家梁礦檔案科，大專，助理館員。