探索新建鐵路工程竣工檔案資料的整理與歸檔

賈薇

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-149-01

摘 要 檔案管理是新建鐵路工程項目管理的重點內容，在本次研究中，本文在了解鐵路竣工檔案資源管理現(xiàn)狀之后，分析了其中存在的問題；之后對于檔案資料的整理與歸檔方法進行分析，希望能夠為相關工作的開展提供支持。

關鍵詞 鐵路工程 檔案管理 竣工檔案 施工檔案

鐵路檔案是鐵路項目在建設期間所形成的資料，這些資料具有保存價值，根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的相關內容，未來鐵路工程項目中應該更加關注對檔案管理，通過檔案資源建設、信息化建設等工作，為鐵路的檔案管理提供了新的方向，具有深遠影響。

一、鐵路工程檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏相應的管理體系

無論是在鐵路工程項目的施工還是竣工檔案管理中，依然存在工作效率低下等問題，且檔案的手機與整理速度分布上當前的鐵路工程項目施工，造成竣工檔案管理出現(xiàn)滯后性。而造成一種問題的主要原因是缺乏相應的管理體系，造成工作人員在檔案管理工作中無法有效的收集資料，難以為整個工程項目管理提供科學有效的支持。

同時，鐵路工程項目建設是一個復雜的過程，存在施工周期長、技術條件復雜、資金投入多等特征，并且各工種之間的良好配合都是影響施工質量的關鍵，其中都存在多個影響施工質量的因素[1]。而在檔案管理中，由于缺乏相應的檔案管理制度，相關人員在鐵路竣工、施工檔案收集、管理中難以更有針對性的采集資料，并且也會出現(xiàn)存放不規(guī)范等一系列潛在質量問題，造成檔案管理的價值無法得到體現(xiàn)。

（二）沒有實現(xiàn)精細化監(jiān)管

精細化就監(jiān)管已經(jīng)成為檔案管理的必然選擇，針對目前鐵路工程項目越來越復雜的情況，很多企業(yè)都開始嘗試推動檔案管理精細化，但是在實際工作中，檔案管理的精細化效果并不理想，因為精細化監(jiān)管不足以及人力資源匱乏等因素影響，檔案整理的精細化監(jiān)管水平處于較低水平，無法滿足竣工檔案精細化管理要求。

二、新建鐵路工程竣工檔案資料整理工作的對策分析

（一）完善檔案管理的模式

為了更好的適應未來鐵路竣工檔案管理要求，應該從管理模式的角度來完善管理體系，而針對目前較為復雜的檔案管理要求，工作人員應該從施工一直到竣工的各個周期來細化工作重點，用以指導檔案管理工作。

例如，在檔案管理中可以指定詳細的歸檔文件材料清單，通過清單的完整性來對各個施工步驟進行控制，從基礎施工人員入手，這是因為他們是項目文件檔案形成的源頭。之后在施工階段需要重視各類文件的積累，以不同時間跨度為單位，保障不同檔案之間具有良好的聯(lián)系，形成動態(tài)、連續(xù)的檔案歸檔模式，保障各類檔案能夠按時歸檔。除此之外，工作人員還應該聯(lián)合鐵路工程項目中的技術人員，由技術人員對文件的準確性、完整性進行評價，并根據(jù)施工進度以及竣工情況來合理歸檔，最終實現(xiàn)對檔案的動態(tài)管理。

（二）重視檔案管理的監(jiān)督指導

為確保檔案工作順利開展，建設單位的業(yè)務管理部門應該與檔案管理部門之間保持良好聯(lián)系，在各項業(yè)務工作中進行管理，通過抓流程、抓平時的工作模式，在項目上場之后對各項業(yè)務進行全面、詳細的管理。例如日常工作中通過交底工作，明確各類項目文件的保存要求、歸檔范圍等。

在工作中首先應該注意轉變一個工作誤區(qū)，那就是很多人都認為檔案管理需要有檔案部門完成，但是在實際上，檔案部門工作人員無法指導鐵路施工的開展，其中所涉及到的很多專業(yè)項目（如測量專業(yè)、現(xiàn)場試驗等）都需要專業(yè)主管部門的支持。所以在下一階段工作中應該結合檔案的管理要求，結合鐵路施工、竣工等過程所涉及到的各種文件，按照檔案管理部門的引導做好職責分工，這是提高檔案管理工作質量的關鍵。

（三）重視檔案管理工作的精細化

精細化是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，而針對鐵路項目建設期間存在的歸檔文檔數(shù)量多等問題，所以在精細化管理期間，應該保證各個工作人員都能在歸檔范圍的基礎上做好預處理工作。例如在鐵路項目地基處理中，應該詳細記錄地基處理的各項技術手段，并將放養(yǎng)報審、測量記錄、第三方檢測報告等作為歸檔文件的重點內容；在項目形成文件之后，在統(tǒng)一時間對文件進行整理，期間應該遵循文件形成的自然規(guī)律、保持其中有機聯(lián)系。例如，橋梁工程下部結構橋墩的施工，有的單位將每個墩的鉆孔記錄放到一起，并詳細激勵橋墩施工的中，遵照文件的規(guī)律對整個橋墩的施工過程進行分解，一直到工程項目竣工[2]。通過這種處理方法，能夠從鐵路項目施工一直到竣工環(huán)節(jié)實現(xiàn)了對檔案的精細化管理，避免傳統(tǒng)工作模式下出現(xiàn)的破壞文件規(guī)律的情況，提高了檔案管理水平。

三、結語

現(xiàn)階段鐵路工程竣工檔案資料的整理與歸檔已經(jīng)成為鐵路項目工作的重點內容，因此需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行轉變，明確檔案資源整理與歸檔的細節(jié)，這樣才能進一步提高工作質量。

參考文獻：

[1]唐萍萍.加強鐵路建設項目檔案管理工作的若干思考[J].城建檔案，2017（05）：49-51.

[2]王霞.淺析鐵路建設檔案管理中存在的問題及解決方法[J].辦公室業(yè)務，2017（07）：129.