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      信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用分析

      2020-01-01 07:55:46崔虹
      文化創(chuàng)新比較研究 2020年28期
      關(guān)鍵詞:檔案管理圖書館信息化

      崔虹

      (山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,山東濟(jì)南 250103)

      隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中,并且為不同行業(yè)的工作者提供了便捷的工作服務(wù),充分滿足了企事業(yè)單位的工作開展需求。在圖書館檔案管理工作開展中,應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)于各項(xiàng)具體工作的開展都有一定的益處,能夠改變傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作模式,提升工作效率,減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化在一定程度上也會(huì)加速圖書館工作信息化的步伐,提高圖書館的現(xiàn)代化建設(shè)能力和水平。

      1 信息技術(shù)與圖書館檔案管理工作概述

      想要對(duì)信息技術(shù)在圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行更為深入的了解,首先就應(yīng)該明確信息技術(shù)、圖書館檔案管理工作等相關(guān)概念和作用,現(xiàn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容做具體分析。

      1.1 信息技術(shù)分析

      信息技術(shù)主要指的是一類技術(shù)的總稱,它指的是用于信息采集、信息處理和信息管理等相關(guān)技術(shù)。具體來說,該技術(shù)主要是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)這一渠道,利用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)的一種技術(shù)應(yīng)用。具體來說,信息技術(shù)主要分為3 個(gè)大的類別,主要有傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)與智能技術(shù)、通信技術(shù)和控制技術(shù)。

      在當(dāng)今社會(huì),信息技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛,并且已經(jīng)深入發(fā)展到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中,例如,人們最常見的電話、電腦等設(shè)備都是信息技術(shù)應(yīng)用的結(jié)果。同時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)也能夠幫助不同行業(yè)的人員解決工作問題,例如,工作系統(tǒng)的構(gòu)建、各類工作軟件的建設(shè)等,都應(yīng)用了信息技術(shù),該技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)改變了人們的工作方式和工作內(nèi)容,甚至對(duì)人們的生活方式都帶來新的變化。

      1.2 圖書館檔案管理工作

      有序的檔案管理工作的開展,對(duì)圖書館各項(xiàng)工作開展都起到重要的作用。檔案管理工作關(guān)系到圖書館工作的秩序問題,簡(jiǎn)單來說,圖書館檔案管理工作主要指的是對(duì)各部門檔案實(shí)體以及相關(guān)信息進(jìn)行登記、整理、收集、保管、統(tǒng)計(jì),并且提供檔案內(nèi)容資源的查看分享等服務(wù)工作。

      圖書館的檔案資源信息較為復(fù)雜多樣,對(duì)檔案資源的內(nèi)容來說主要包括圖書館讀者檔案信息、財(cái)產(chǎn)檔案信息、人事檔案信息、借閱檔案信息、講座會(huì)談檔案信息,除此之外,還包括各類音頻、圖像、實(shí)物等信息資源??梢哉f圖書館檔案信息種類多樣,管理起來具有一定的難度,想要有效管理各項(xiàng)工作,需要圖書館投入一定的人力、物力等資源,這樣才能夠確保各類檔案信息能夠有序保存,可以得到妥善的保管。

      1.3 信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用

      在信息社會(huì)中,圖書館檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù),起到重要的作用,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。一是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)字化保存。將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子信息,有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的保存,更好地提高信息資源的管理能力。二是有利于充分利用檔案電子信息,發(fā)揮電子信息的價(jià)值。同以往的紙質(zhì)的檔案信息相比,電子信息可以隨時(shí)調(diào)閱、隨時(shí)查看,并且省時(shí)省力,不會(huì)對(duì)文本造成損害,因此說有利于圖書館更加高效地開展檔案管理工作。三是有利于減輕檔案管理工作壓力,提高工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,工作人員通過電腦就能夠完成檔案的處理工作,大大減少了工作任務(wù)量,提高了工作效率。四有利于提高圖書館檔案管理工作的信息化水平,建設(shè)現(xiàn)代化的圖書館系統(tǒng)是未來圖書館的發(fā)展方向和目標(biāo),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化作為其中一項(xiàng)工作,有利于提高圖書館工作的信息化水平,推動(dòng)相關(guān)工作不斷進(jìn)步與發(fā)展。

      2 圖書館檔案的作用

      2.1 促使管理水平得到提升

      在政策、方針、戰(zhàn)略目標(biāo)以及計(jì)劃的制定工作以及執(zhí)行方面,圖書館檔案均能夠起到重要的影響作用,并且在對(duì)決策實(shí)施以及開展組織、協(xié)調(diào)、控制等多方面工作的過程中,根據(jù)圖書館檔案之中的內(nèi)容開展分析和研究工作,并對(duì)其中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié),之后以此為基礎(chǔ)提出對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)的方案和措施,有利于促使整體管理工作的水平得到大幅度提升。

      2.2 作為考核評(píng)估工作的重要依據(jù)

      圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況、辦館條件、讀者服務(wù)工作、管理工作以及業(yè)務(wù)研究工作等各個(gè)方面,均能夠在圖書館檔案之中得到全面、深刻地反映,通過對(duì)圖書館檔案的查看,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠?qū)D書館各項(xiàng)工作開展更加科學(xué)、合理的考核及評(píng)估,同時(shí)也能夠?qū)⑵渥鳛閷?duì)圖書館工作人員進(jìn)行考核以及評(píng)估的重要依據(jù),并且有利于提升考核及評(píng)估工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

      2.3 對(duì)總結(jié)以及計(jì)劃制定工作進(jìn)行完善

      對(duì)檔案進(jìn)行整理、對(duì)比以及分析工作,能夠?qū)韧慕?jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié),對(duì)既往已經(jīng)取得的成績(jī)進(jìn)行肯定,還能夠找尋和確定其中仍然存在的不足之處,之后以此為基礎(chǔ),結(jié)合各方面工作的實(shí)際情況,對(duì)相應(yīng)的改進(jìn)目標(biāo)進(jìn)行明確,對(duì)改進(jìn)措施進(jìn)行設(shè)計(jì),對(duì)改進(jìn)計(jì)劃進(jìn)行制訂,以對(duì)不足之處進(jìn)行有效彌補(bǔ)。與此同時(shí),圖書館檔案可以作為各個(gè)部門對(duì)年度工作目標(biāo)進(jìn)行量化的重要參考依據(jù),根據(jù)圖書館檔案對(duì)年度目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)合理的量化,有利于圖書館的整體工作水平得到持續(xù)、穩(wěn)定的提升。

      2.4 針對(duì)讀者開展宣傳教育功能工作

      圖書館在開展教學(xué)、科研、管理活動(dòng)以及實(shí)施各方面服務(wù)時(shí),均能夠?yàn)閳D書館檔案提供相應(yīng)的信息資料,同時(shí)其也能夠作為針對(duì)讀者開展宣傳教育工作的重要資料。在圖書館之中,保存了多方面的館藏?cái)?shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)以及讀者數(shù)據(jù)等相關(guān)資料,能夠向讀者全面、深入的展現(xiàn)出圖書館各個(gè)部分的館情館貌,例如現(xiàn)代化的服務(wù)設(shè)施、各項(xiàng)管理工作的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法以及當(dāng)前的進(jìn)度等,從而有效激發(fā)和調(diào)動(dòng)讀者對(duì)圖書館進(jìn)行充分應(yīng)用的積極性,使圖書館面向讀者的推薦工作得到更加順利地開展[1]。

      2.5 對(duì)圖書館整體形象進(jìn)行體現(xiàn)

      當(dāng)前我國(guó)已基本全面進(jìn)入信息化時(shí)代,為了保障圖書館的健康生存和可持續(xù)發(fā)展,就必須促使圖書館積極向社會(huì)開放,并在此過程中對(duì)自身的發(fā)展途徑進(jìn)行尋求和確認(rèn)。以此為基礎(chǔ),通過對(duì)圖書館檔案進(jìn)行應(yīng)用,圖書館的宣傳工作能夠具有更加真實(shí)的資料作為輔助,從而有利于人民群眾更加充分的對(duì)圖書館所具有的社會(huì)價(jià)值進(jìn)行認(rèn)知,也就能夠使圖書館的整體形象得到充分體現(xiàn),并實(shí)現(xiàn)圖書館社會(huì)地位的提升。

      3 信息技術(shù)在圖書館檔案管理應(yīng)用中存在的問題

      對(duì)于圖書館來說,想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化,就必須要注重信息技術(shù)的應(yīng)用,在技術(shù)應(yīng)用方面存在的問題主要有以下幾點(diǎn): 一是相關(guān)網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施不完善。進(jìn)行信息技術(shù)的應(yīng)用,需要使用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、儲(chǔ)存器等設(shè)備設(shè)施,這樣才能夠構(gòu)建起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),因此要求圖書館完善相關(guān)設(shè)施,這樣才能夠進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用。

      二是信息化建設(shè)工作不明確。這一問題是很多圖書館面臨的難題,實(shí)際上想要真正做好信息化工作,對(duì)于圖書館檔案管理者來說,首先應(yīng)該明確自身需求,明確應(yīng)用信息技術(shù)的目標(biāo)和工作規(guī)劃,這樣利于更好地進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用,通過信息技術(shù),設(shè)計(jì)出一套完善的工作方案,能夠更好地開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作,充分滿足圖書館檔案管理工作的需求[2]。對(duì)于不同的圖書館來說,檔案管理工作內(nèi)容與需求有所差別,因此要求工作人員首先要制定出一套具體的工作方案,這樣能夠有效指導(dǎo)信息技術(shù)的應(yīng)用工作。

      三是信息技術(shù)人才素質(zhì)有待提升。信息技術(shù)人員缺乏是圖書館面臨的一個(gè)情況,因此在信息技術(shù)應(yīng)用過程中,圖書館會(huì)采用同相關(guān)技術(shù)單位合作的方式開展相關(guān)工作,但是信息化建設(shè)工作需要人力投入,對(duì)于圖書館來說,應(yīng)該注重相關(guān)人才的培養(yǎng)與引進(jìn),這樣更利于信息系統(tǒng)建設(shè)工作的開展,更利于相關(guān)信息系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù)工作的進(jìn)行。

      4 信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用策略

      4.1 建設(shè)圖書館的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

      想要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用,需要結(jié)合圖書館檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行相關(guān)前期工作準(zhǔn)備,注重各類網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施的引進(jìn)。在具體工作開展中,一方面應(yīng)該注重硬件設(shè)施需求工作的進(jìn)行,例如,購買用于工作的專用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、音頻視頻采集器、掃描儀等設(shè)備。在進(jìn)行設(shè)備購買的過程中,可以采用招標(biāo)或者統(tǒng)一采購的方式,這樣能夠確保供貨商的資質(zhì),有效減少工作量,提高工作效率,采購到符合要求的產(chǎn)品設(shè)備。同時(shí),還應(yīng)該通過專業(yè)人士進(jìn)行數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建,在進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建之前,需要進(jìn)行各類信息的收集與處理,對(duì)于需要實(shí)現(xiàn)信息化的內(nèi)容進(jìn)行整理歸檔,便于檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度和操作[3]。

      另一方面技術(shù)人員需要構(gòu)建起一個(gè)安全、 可靠的管理儲(chǔ)存系統(tǒng),用于所有檔案管理資料的動(dòng)態(tài)化、分類化的儲(chǔ)存,并且通過技術(shù)操作,能夠確保檔案信息具有一定的安全性?;A(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的準(zhǔn)備,是開展各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ),在進(jìn)行信息技術(shù)應(yīng)用的過程中,需要運(yùn)用相關(guān)設(shè)備、設(shè)施等,這樣才能夠提高技術(shù)工作的開展效率。

      4.2 提高工作效率,實(shí)現(xiàn)資源共享

      信息技術(shù)在圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用,是通過構(gòu)建一個(gè)信息化的操作系統(tǒng),來提高檔案管理的工作效率,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)各類檔案資源的共享。在信息技術(shù)出現(xiàn)以前,檔案管理工作十分復(fù)雜,需要占用很大的空間,浪費(fèi)很多的時(shí)間以及人力物力等資源,但是通過信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠提高檔案管理工作的效率,這對(duì)于圖書館來說,能夠充分彰顯利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),提升圖書館的綜合發(fā)展實(shí)例,創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益[4]。實(shí)際上,信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案管理工作的效率,確保各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行,減少工作誤差。

      此外,在信息共享方面,信息技術(shù)的應(yīng)用能夠打破時(shí)間、空間的限制,提高檔案資源的利用效率。在以往的檔案管理工作開展中,需要管理人員注重檔案的存留,甚至對(duì)于部分具有一定文獻(xiàn)價(jià)值、參考價(jià)值或者殘破的文獻(xiàn)信息,圖書館都會(huì)對(duì)其進(jìn)行館藏,并且其使用、 利用程度很低。但是在信息技術(shù)應(yīng)用后,各類信息資源都能夠被充分地挖掘出來,讀者通過手機(jī)閱讀軟件、 圖書館軟件就能夠隨時(shí)閱讀電子版的信息內(nèi)容,節(jié)約時(shí)間,充分滿足不同讀者的閱讀需求。

      4.3 增加信息資源容量

      信息技術(shù)在圖書館檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)應(yīng)用以后,可以通過服務(wù)器存儲(chǔ)大量的檔案資源信息,能夠在讀者和資源之間構(gòu)架起一個(gè)紐帶和橋梁,能夠收納海量的信息資源,可以為讀者提供更為便捷的信息資源服務(wù)。

      實(shí)際上,圖書館的一個(gè)重要功能就是公共服務(wù)功能,因此說檔案資源的有效管理,能夠幫助圖書館更好的構(gòu)建檔案系統(tǒng),提高各類資源的利用效率,通過在制定檔案管理工作目標(biāo),實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理工作規(guī)劃與目的。海量的檔案信息資源能夠通過信息技術(shù)進(jìn)行分類檢索,進(jìn)行整理歸納,甚至是能夠結(jié)合檔案資源進(jìn)行信息分析,更好地指導(dǎo)圖書館檔案管理工作的開展[5]。

      4.4 構(gòu)建現(xiàn)代化工作管理體系

      隨著信息技術(shù)與圖書館檔案管理工作的深度融合發(fā)展,圖書館的檔案管理工作體系將會(huì)更加現(xiàn)代化。在信息社會(huì)之中,除了個(gè)別縣級(jí)村級(jí)圖書館之外,我國(guó)的圖書館已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化,信息化水平也會(huì)越來越高。信息技術(shù)作為一項(xiàng)應(yīng)用技術(shù),在圖書館檔案管理工作中也將發(fā)揮更為重要的作用,有利于幫助檔案部門構(gòu)建起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理工作體系。

      通過信息技術(shù)的應(yīng)用,所有的工作都能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化操作,并且也能夠通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,進(jìn)行各項(xiàng)工作問題的解決與反饋,避免出現(xiàn)人工操作失誤的情況。信息技術(shù)還能夠?yàn)闄n案管理人員提供決策支持,工作人員能夠結(jié)合系統(tǒng)情況,以及信息分析報(bào)告等內(nèi)容,進(jìn)行工作決策,開展檔案管理工作[6]。實(shí)際上,信息技術(shù)的有效應(yīng)用對(duì)于推動(dòng)圖書館檔案管理工作的智能化也會(huì)起到一定的作用。相信在未來,智能化的管理工作平臺(tái)也會(huì)被設(shè)計(jì)搭建出來,更好地提高圖書館管理工作能力和水平,保障圖書館順應(yīng)時(shí)代發(fā)展而不斷實(shí)現(xiàn)新的進(jìn)步。

      5 結(jié)語

      實(shí)際上,信息化建設(shè)工作是大勢(shì)所趨,對(duì)于圖書館來說,想要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步,提升工作的信息化水平勢(shì)在必行,在相關(guān)工作開展中,檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合自身工作實(shí)際進(jìn)行技術(shù)應(yīng)用,提高工作素養(yǎng),以應(yīng)對(duì)信息化工作的開展。在檔案管理工作開展中也應(yīng)該注重結(jié)合工作情況不斷進(jìn)行相關(guān)工作系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)管理工作水平的提高。

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