漯河市檔案館近五年民生檔案利用情況調(diào)查

■周云霞/河南省漯河市檔案館

一、近五年民生檔案利用情況分析

（一）從民生檔案利用人次分析

2014 年檔案利用總?cè)舜螢?74人次，其中民生檔案利用人次為201人次，占檔案利用總?cè)舜蔚?3%；2015 年檔案利用總?cè)舜螢?01 人次，其中民生檔案利用人次為357 人次，占檔案利用總?cè)舜蔚?1%；2016 年檔案利用總?cè)舜螢?03 人次，其中民生檔案利用人次為206 人次，占檔案利用總?cè)舜蔚?8%；2017 年檔案利用總?cè)舜螢?52 人次，其中民生檔案利用人次為710 人次，占檔案利用總?cè)舜蔚?3%；2018 年檔案利用總?cè)舜螢?61 人次，其中民生檔案利用人次為517 人，占檔案利用總?cè)舜蔚?8%?？梢?jiàn)，民生檔案利用人次在檔案查閱總?cè)舜沃姓冀^對(duì)優(yōu)勢(shì)，利用率在整個(gè)館藏檔案中遙遙領(lǐng)先。

表1 漯河市檔案館2014-2018 年民生檔案利用類型統(tǒng)計(jì)表

（二）從民生檔案利用卷/件次分析

2014年共查閱民生檔案453卷/件，2015 年共查閱民生檔案1333 卷/件，2016 年共查閱民生檔案1535 卷/件，2017 年共查閱民生檔案2808 卷/件，2018 年共查閱民生檔案3636 卷/件。五年間人均查閱4.9 卷/件，查閱卷/件次總量呈上升趨勢(shì)。

（三）從民生檔案利用目的分析

當(dāng)前，民生檔案利用目的豐富多樣，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，日常社會(huì)活動(dòng)的結(jié)合越來(lái)越緊密。具體情況如表1：

從表1 中可以看出，在2014-2018年的民生檔案利用中，退休核實(shí)工齡、學(xué)籍學(xué)歷認(rèn)證、落實(shí)個(gè)人待遇是近幾年利用的重點(diǎn)，通過(guò)查考憑證，切實(shí)解決個(gè)人人權(quán)、物權(quán)等切身利益問(wèn)題。這些檔案主要分布在知青辦、師范、藝術(shù)師范、市政府、政府辦、勞動(dòng)局、人事局、教育局、房管局等全宗中，可見(jiàn)，這些全宗是近些年民生檔案利用的重點(diǎn)。

二、民生檔案利用存在的問(wèn)題

（一）檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

民生檔案分散分布在各門(mén)類檔案之中，各系統(tǒng)、各行業(yè)檔案整理方法、重點(diǎn)及要求不盡相同，而相關(guān)檔案工作人員，專兼職不一，專業(yè)水平參差不齊，檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高。尤其是一些兼職檔案員，未接受過(guò)正規(guī)的檔案工作人員崗前培訓(xùn)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)。再加上有些部門(mén)檔案工作人員更換頻繁，直接影響檔案工作水平。這些情況都給民生檔案收集整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)了困難，影響了民生檔案的質(zhì)量。

（二）民生檔案種類有待豐富

漯河市檔案館現(xiàn)存建國(guó)前檔案7個(gè)全宗、80 卷，建國(guó)后檔案258 個(gè)全宗、24 萬(wàn)余卷（件)，專門(mén)檔案30 種，資料3萬(wàn)多冊(cè)。但在檔案征收過(guò)程中，個(gè)別部門(mén)為了平時(shí)業(yè)務(wù)工作使用上的方便，不愿意移交相關(guān)民生檔案，再加上受庫(kù)房容量的限制，館藏民生檔案種類及總量相對(duì)偏少。

（三）民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)有待充實(shí)

漯河市檔案館非常重視檔案信息化建設(shè)工作，截止目前，2000 年以前永久檔案、民生檔案已全部完成數(shù)字化，部分利用率較高的全宗2015 年以前永久檔案也已全部完成數(shù)字化。但建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的只有知青檔案、學(xué)籍檔案、招工檔案、聘干檔案等為數(shù)較少的幾個(gè)全宗。其他利用率較高的如個(gè)人表彰類、干部任命類、職稱評(píng)定類、建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃類、政策落實(shí)類等民生檔案仍分散分布在各門(mén)類檔案中，這就給檔案的利用帶來(lái)了困難，影響了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。

（四）民生檔案檢索工具有待完善

當(dāng)前使用的檢索工具，是針對(duì)全部檔案編制而成的，具有共通性、普遍性的特點(diǎn)。沒(méi)有針對(duì)民生檔案本身及民生檔案使用特點(diǎn)編制專門(mén)的檢索工具，這就影響了民生檔案查找利用的效率。再者，很多民生檔案都是分散保存在各門(mén)類檔案之中，如果沒(méi)有專門(mén)專業(yè)的檢索工具，會(huì)給準(zhǔn)確及時(shí)的篩選出所有與查檔目的相關(guān)的檔案帶來(lái)困難，直接影響查檔利用效果。

三、加強(qiáng)民生檔案利用的幾點(diǎn)思考

（一）增強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)

一是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行職業(yè)道德教育，用新時(shí)代新思想武裝頭腦，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)，要從利用者心理需求出發(fā)，耐心細(xì)致做好服務(wù)，盡一切努力滿足利用者需求，樹(shù)立檔案工作者履職盡責(zé)、愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的良好形象。二是加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。選派專兼職檔案工作人員參加市級(jí)、省級(jí)專業(yè)技能培訓(xùn)班。定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的骨干介紹經(jīng)驗(yàn)、分享心得。以提高檔案隊(duì)伍整體理論知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力。

（二）充實(shí)民生檔案種類總量

一是加強(qiáng)民生檔案知識(shí)宣傳，提高各行業(yè)、各部門(mén)對(duì)民生檔案的重視程度，為民生檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。二是做好對(duì)各部門(mén)、各行業(yè)民生檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作。通過(guò)電話溝通、不定期走訪、召開(kāi)專題會(huì)議等形式，加強(qiáng)與各行業(yè)、各部門(mén)檔案工作人員的溝通聯(lián)系，確保其保質(zhì)保量、及時(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范有序的做好民生檔案的收集整理工作，為充實(shí)民生檔案資源提供源頭保障。三是拓寬民生檔案征收渠道，在常規(guī)檔案征收的基礎(chǔ)上，定期開(kāi)展民生檔案專題征收活動(dòng)、對(duì)散存的民生檔案指定專人跟蹤鑒定接收、重要活動(dòng)產(chǎn)生的民生檔案提前接收等，通過(guò)靈活多樣的形式，充實(shí)民生檔案資源。

（三）加強(qiáng)民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

不斷加大館藏民生檔案資源整合力度，充實(shí)完善知青檔案、學(xué)籍檔案、招工檔案等民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。加快鑒定建設(shè)個(gè)人表彰、干部任命等專題數(shù)據(jù)庫(kù)。并以專題數(shù)據(jù)庫(kù)為單位，編制個(gè)性化、針對(duì)性強(qiáng)的檢索工具，以提高民生檔案利用效率。

（四）豐富民生檔案服務(wù)社會(huì)的形式

當(dāng)前檔案查閱形式主要有現(xiàn)場(chǎng)閱覽、來(lái)電來(lái)函咨詢、電話預(yù)約查詢、授權(quán)查詢、計(jì)算機(jī)查閱等。在新時(shí)代的社會(huì)背景下，應(yīng)積極拓寬服務(wù)渠道，適時(shí)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)自助查詢、網(wǎng)絡(luò)在線咨詢服務(wù)等，及時(shí)準(zhǔn)確地為社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。