何冰輪

（上海工程技術(shù)大學(xué) 上海 201620）

在信息技術(shù)不斷深入發(fā)展的當(dāng)代，高校的教育和工作方式以及外事工作的流程因?yàn)槭艿骄W(wǎng)絡(luò)的沖擊而面臨適時(shí)而變的時(shí)代要求。在此背景下，包括外事管理工作在內(nèi)的高校工作也逐漸由被動(dòng)提供服務(wù)向主動(dòng)管理歸納服務(wù)需求轉(zhuǎn)變，工作模式逐漸由傳統(tǒng)型服務(wù)向機(jī)動(dòng)型服務(wù)轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上，積極發(fā)展外事工作流程和服務(wù)模式創(chuàng)新、擴(kuò)展在線服務(wù)、積極對(duì)接內(nèi)部工作流程系統(tǒng)與外部服務(wù)系統(tǒng)，是當(dāng)下高校對(duì)外面貌建設(shè)的主要任務(wù)。

1 “一網(wǎng)通辦”

工作流技術(shù)促進(jìn)了“一網(wǎng)通辦”的實(shí)現(xiàn)。工作流是對(duì)工作流及其操作步驟之間的業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象概括描述。其主要目的是實(shí)現(xiàn)特定的業(yè)務(wù)目標(biāo)，分解業(yè)務(wù)流程，并使用計(jì)算機(jī)依照特定的規(guī)則和程序自動(dòng)在多個(gè)參與者之間記錄文檔、信息或任務(wù)。工作流關(guān)乎對(duì)信息的傳輸和監(jiān)控，并依托此方式實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的控制，以達(dá)到提高工作效率、改進(jìn)工作流程的目標(biāo)。而在此過程中，提交質(zhì)量控制文檔將涉及多個(gè)教職員工，包括業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門和學(xué)校負(fù)責(zé)人，完全符合流程設(shè)計(jì)概念。

在明確文件管理歸檔和業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)的需求之后，高校外事工作依托“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，針對(duì)數(shù)據(jù)采集、流程優(yōu)化、質(zhì)量管理及信息的增刪、修改等進(jìn)行開發(fā)與簡(jiǎn)潔化完善。在此平臺(tái)上，業(yè)務(wù)流程的流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)將對(duì)工作過程中涉及到的所有相關(guān)人員及時(shí)有效地公開，相關(guān)工作人員因此得以清晰地知曉各自承擔(dān)的工作任務(wù)與完成節(jié)點(diǎn)，并在參與工作的過程中實(shí)現(xiàn)合作與成果共享。依托這一平臺(tái)，程序性文件、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)歸檔等模塊均清晰可見。

2 高校形象與全英文網(wǎng)站

大學(xué)的全英文官方網(wǎng)站在網(wǎng)絡(luò)空間中行使著大學(xué)在國(guó)際舞臺(tái)上的官方形象代表的職能。大學(xué)通過其英文官方網(wǎng)站向?yàn)g覽者公開信息，在信息溝通逐漸構(gòu)建和豐富、宣傳高校既定的理想形象。作為信息的接收方，網(wǎng)站的瀏覽者在接收到通過官網(wǎng)傳達(dá)的信息后，會(huì)進(jìn)行自我消化和整理，并將對(duì)大學(xué)形成的用戶體驗(yàn)傳達(dá)到公眾群體和可能受眾群體之間。

網(wǎng)站的用戶是信息的接收者選取大學(xué)提供的信息并將其投影到學(xué)校的感知和評(píng)估中。因此內(nèi)容豐富且運(yùn)營(yíng)良好的網(wǎng)站有助于大學(xué)樹立積極的態(tài)度、學(xué)校形象的面孔?；ヂ?lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展促進(jìn)了大學(xué)的官方網(wǎng)站。圖像合成研究顯示出積極的發(fā)展趨勢(shì)。一項(xiàng)對(duì)新加坡高校官方網(wǎng)站的長(zhǎng)期調(diào)研顯示，隨著大學(xué)教育和課程的發(fā)展及信息的豐富，作為信息門戶的官網(wǎng)呈現(xiàn)著越來越復(fù)雜化的趨勢(shì)，這樣的趨勢(shì)不僅使得高校形象得以多樣化發(fā)展，更在精神圖像、價(jià)值觀等方面為高校樹立了鮮明的形象。在對(duì)比分析了馬來西亞與澳大利亞大學(xué)的官方網(wǎng)站建設(shè)情況后，有學(xué)者發(fā)現(xiàn)兩國(guó)的大學(xué)尤其重視文化和對(duì)外整體形象的建設(shè)，并傾向于在官方網(wǎng)站建設(shè)中使用一定的文化標(biāo)簽。它們更著重與強(qiáng)調(diào)大學(xué)的國(guó)際化特色。

云南師范大學(xué)的徐等對(duì)我國(guó)的“一流大學(xué)建設(shè)”、“一流學(xué)科建設(shè)”以及非“雙一流”大學(xué)三個(gè)類目下的大學(xué)全英文官方網(wǎng)站做出定量分析，從硬件設(shè)施、人才培養(yǎng)、科研水平、社會(huì)服務(wù)、文化建設(shè)及國(guó)際合作交流等方面分析全英文網(wǎng)站在大學(xué)對(duì)外形象建設(shè)中的貢獻(xiàn)比例。研究發(fā)現(xiàn)，在對(duì)外的全英文網(wǎng)站建設(shè)中，文化建設(shè)方面幾類學(xué)校均以歷史風(fēng)貌傳承、辦學(xué)理念宣傳為重點(diǎn)建設(shè)國(guó)際形象；在國(guó)際合作與交流層面，圍繞國(guó)際化辦學(xué)的國(guó)際活動(dòng)和國(guó)際學(xué)生的收取成為全英文網(wǎng)站的重點(diǎn)宣傳內(nèi)容。然而，在當(dāng)前我國(guó)高校的全英文網(wǎng)站建設(shè)中，還存在著內(nèi)容浮于表面化、互動(dòng)性差、全英文網(wǎng)站的管理與運(yùn)營(yíng)與外事工作系統(tǒng)銜接存在空缺等方面的問題。類似問題的存在使得中國(guó)高校的英文網(wǎng)站不能很好地直接對(duì)接海外學(xué)生或教師的報(bào)名需求，本校師生的出國(guó)需求與海外師生的進(jìn)校需求不能很好地與校內(nèi)國(guó)際化事務(wù)管理人員的工作系統(tǒng)進(jìn)行承接。

3 信息化辦公與英文網(wǎng)站建設(shè)

高校外事工作中需要借助“一網(wǎng)通辦”完成的業(yè)務(wù)流程包括檔案的管理、出國(guó)業(yè)務(wù)辦理、留學(xué)生申請(qǐng)與注冊(cè)等。在與海外高校及其他組織機(jī)構(gòu)交流的過程中，包括在外事接待中發(fā)生的信件往來、外籍教師的招聘和管理中行程的程序性文件以及國(guó)際會(huì)議等國(guó)際交流活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)批文與文件、留學(xué)生注冊(cè)和管理過程中的文件等都在需要通過專業(yè)化信息化的平臺(tái)進(jìn)行有效管理。

為了保證外事工作交流與歸檔的時(shí)效性、避免出現(xiàn)信息的遺漏錯(cuò)誤，外事工作執(zhí)行和管理中通常應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。第一，在高校外事工作的執(zhí)行過程中，各模塊相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶頭主動(dòng)分管各自的任務(wù)并積極收取總結(jié)相關(guān)信息；第二，在較為重要和要求較高的信息流轉(zhuǎn)工作中（比如出國(guó)境業(yè)務(wù)的辦理），信息在錄入和流轉(zhuǎn)過程中的準(zhǔn)確性需要得到保證。

基于上述工作性質(zhì)與工作要求，在構(gòu)建“一網(wǎng)通辦”工作與服務(wù)平臺(tái)并加強(qiáng)信息化管理的過程中，以下幾個(gè)方面需要作為主要目標(biāo)在信息化平臺(tái)的建設(shè)被給予充分的重視。首先，在收集與錄入信息時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是必需的，系統(tǒng)的實(shí)時(shí)穩(wěn)定性與靈敏度需要得到保證。其次，在特定的信息流轉(zhuǎn)與管理工作中，“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)須起到建立起覆蓋面廣、體系完整的網(wǎng)絡(luò)信息化整合體系的作用，以此確保信息同時(shí)對(duì)工作中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的相關(guān)負(fù)責(zé)人公開，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作系統(tǒng)與外部信息呈現(xiàn)系統(tǒng)的有效融合。第三，除了信息的流轉(zhuǎn)與流程的統(tǒng)一，“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)還應(yīng)提供有效、完善且長(zhǎng)期的信息管理系統(tǒng)。在這種工作體系內(nèi)，不同工作節(jié)點(diǎn)上產(chǎn)生的不同信息和過程性文件可以保持隨時(shí)可以查詢的狀態(tài)。同時(shí)滿足工作與查詢功能需求的“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，將有望成為一個(gè)適合所有教師及學(xué)生獲取資源、輸入數(shù)據(jù)并進(jìn)行管理交流的有效平臺(tái)。

基于當(dāng)高校國(guó)際化發(fā)展和多元化高校業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，在內(nèi)部發(fā)展提質(zhì)增效方面，“一網(wǎng)通辦”技術(shù)的發(fā)展一定程度上很好地滿足了當(dāng)下高校外事工作效率與準(zhǔn)確性的要求；在對(duì)外培養(yǎng)校園品牌文化形象的方面，全英文網(wǎng)站的建設(shè)不僅面臨全方位展示學(xué)校風(fēng)貌的內(nèi)容要求，而且肩負(fù)著與海外師生群體進(jìn)行有效溝通的重任。在此背景下，校內(nèi)工作的體系需要與網(wǎng)站門戶建設(shè)無縫對(duì)接，以確保信息和用戶訴求的有效傳達(dá)。