譚途遙

（貴州民族大學(xué)，貴州貴陽 550025）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，高校檔案管理工作發(fā)生了深刻的變化，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的文字檔案管理模式，正在向信息化的管理模式轉(zhuǎn)變，尤其是依托計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行自動(dòng)化管理和信息化服務(wù)，正在成為高校檔案管理的主流模式。由于各地區(qū)發(fā)展不平衡，部分高校檔案管理信息化建設(shè)相對(duì)滯后，成為制約一些高校提高辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)效益和內(nèi)部管理水平的瓶頸。

一、信息化背景下高校檔案管理面臨的機(jī)遇

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集、保存，還需要檔案管理部門針對(duì)檔案材料進(jìn)行細(xì)致化的管理，同時(shí)可以利用檔案，使其發(fā)揮最大價(jià)值與作用。檔案管理工作在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作。管理性工作具有一定的特點(diǎn)，如服務(wù)性、政治性［1］。

隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案管理的信息化建設(shè)被大多數(shù)高校列入校園公共服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體規(guī)劃，成為教育資源信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要組成部分。檔案管理工作的信息化建設(shè)水平快速提升，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)揮的作用日益明顯，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)于學(xué)校的教育改革和發(fā)展，重要性不斷提升

高校的教學(xué)基本條件建設(shè)、衡量高校教育教學(xué)水平的主要狀態(tài)參數(shù)、辦學(xué)傳統(tǒng)和發(fā)展戰(zhàn)略等等，不但是各級(jí)教育主管部門對(duì)高校辦學(xué)實(shí)行宏觀調(diào)控、分類指導(dǎo)的主要依據(jù)，也是社會(huì)關(guān)注和評(píng)判大學(xué)辦學(xué)水平的重要信息來源［2］。高校檔案管理水平對(duì)于學(xué)校教育改革和發(fā)展的重要性，已經(jīng)在很多學(xué)校的本科教學(xué)工作水平評(píng)估中得到反復(fù)的檢驗(yàn)。盡管以往高校教學(xué)工作水平評(píng)估存在各種問題和不足，但國際通用的教育質(zhì)量基本保障方式和評(píng)價(jià)準(zhǔn)則無可非議，只能進(jìn)一步改進(jìn)。新的教學(xué)工作水平評(píng)估，更加重視高校自身關(guān)于教育教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)和相關(guān)信息披露的真實(shí)性。高校檔案是最重要的信息源，保證各類辦學(xué)條件和教學(xué)狀態(tài)基本數(shù)據(jù)的原始性，真實(shí)性，依然是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提［3］。而加強(qiáng)教育教學(xué)信息采集、分類、送達(dá)和發(fā)布，形成教學(xué)質(zhì)量的內(nèi)部監(jiān)測和反饋機(jī)制，在接受社會(huì)評(píng)價(jià)和外部指導(dǎo)的同時(shí)，形成保障教育教學(xué)質(zhì)量的自我發(fā)展和自我約束機(jī)制，是高校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)之一，其重要性日益提升。高校圖書館和檔案館兩類機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)和管理水平，往往成為折射大學(xué)總體辦學(xué)和管理水平的重要參照。

（二）檔案管理信息化建設(shè)在促進(jìn)依法治校方面作用更加顯著

建立現(xiàn)代大學(xué)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，作為深化高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制改革的重要任務(wù)，已列入國家教育改革和發(fā)展中長期規(guī)劃。其中，檔案管理的信息化建設(shè)是重要的支撐條件。國家和地方政府關(guān)于教育的各種法律法規(guī)、學(xué)校辦學(xué)過程中形成的各種決策性文件和各種規(guī)章制度等等，都是加強(qiáng)內(nèi)部決策科學(xué)化、法制化的重要信息源，是大學(xué)內(nèi)部治理服務(wù)于學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、服務(wù)于師生員工切身利益，并經(jīng)受外部監(jiān)督和審計(jì)的重要依據(jù)。校務(wù)公開作為加強(qiáng)依法治校的主要方式之一，信息量不斷加大、信息透明度以及送達(dá)要求不斷提高，檔案管理的信息化作用更加顯著。在高等教育轉(zhuǎn)型期，確立先進(jìn)的大學(xué)管理理念，提高大學(xué)內(nèi)部治理的制度設(shè)計(jì)能力，依靠先進(jìn)的信息科學(xué)與技術(shù)支撐，是高校信息化建設(shè)的主要方向，必將為提高大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)帶來重要機(jī)遇。

（三）檔案管理信息化建設(shè)促進(jìn)開放式辦學(xué)格局的形成和發(fā)展，其作用無可替代

大學(xué)的國際和區(qū)域交流與合作程度成為高等教育現(xiàn)代化、國際化程度的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一［4］。國際和區(qū)域校際學(xué)術(shù)交流、人才培養(yǎng)合作等相關(guān)文件已經(jīng)成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。學(xué)校在區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的合作和服務(wù)領(lǐng)域不斷擴(kuò)展，從人才培養(yǎng)、畢業(yè)生就業(yè)推介到科技合作、科技成果轉(zhuǎn)移以及科技咨詢服務(wù)；從畢業(yè)生信息查詢服務(wù)到出國留學(xué)、合作培養(yǎng)的信息查詢和管理服務(wù)等等，都使各類檔案的信息量快速增加。校友工作是構(gòu)建開放式辦學(xué)格局、增強(qiáng)辦學(xué)活力的重要信息資源，面向海內(nèi)外廣大校友建立和完善相關(guān)檔案管理和信息服務(wù)，只有通過高水平的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)。大學(xué)吸引高水平人才的競爭不但是大學(xué)辦學(xué)硬實(shí)力的競爭，也是學(xué)校軟實(shí)力的競爭，而檔案管理工作的信息化程度直接影響信息服務(wù)的質(zhì)量和效率，也成為影響軟實(shí)力的重要因素。

當(dāng)今高校的檔案管理已經(jīng)進(jìn)入重要的轉(zhuǎn)變時(shí)期。這種轉(zhuǎn)變不僅體現(xiàn)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化等技術(shù)層面，其對(duì)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的重要性和貢獻(xiàn)度正在不斷上升。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)管理理念存在“重藏輕用”的問題

傳統(tǒng)的檔案多采用紙質(zhì)檔案，隨著時(shí)代的變遷，由紙質(zhì)檔案管理會(huì)逐漸向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)變，記載方式呈現(xiàn)出聲像型等新形式載體，推動(dòng)檔案多形式載體并存的局面成為常態(tài)［5］。多載體檔案在傳輸方式、管理方法等方面與傳統(tǒng)管理體系相去甚遠(yuǎn)，當(dāng)前，傳統(tǒng)的管理體系不能適應(yīng)發(fā)展的需求，出現(xiàn)“重藏輕用”的問題。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理觀念過于“重藏輕用”，導(dǎo)致數(shù)字化檔案推進(jìn)緩慢，產(chǎn)生不了豐富的實(shí)時(shí)數(shù)字檔案信息，很難發(fā)揮出數(shù)字化檔案最大的價(jià)值，使其充分服務(wù)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

（二）檔案管理工作得不到重視

很多高校對(duì)于檔案管理缺乏一定的重視，高校把教學(xué)與科研作為主要任務(wù)，將大部分的人力物力放在教學(xué)活動(dòng)和科研上，對(duì)于檔案管理工作還普遍停留在過去紙質(zhì)時(shí)代模式上，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，檔案管理工作不過是走走過程，對(duì)于單位的發(fā)展無足輕重，沒有提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，必然會(huì)降低工作標(biāo)準(zhǔn)，減少了匹配的經(jīng)費(fèi)及人力資源的支持，致使高校檔案管理工作環(huán)境差，設(shè)施設(shè)備條件配置不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重制約了檔案管理工作水平的提升。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

教育信息化時(shí)代對(duì)高校檔案管理者提出的專業(yè)素養(yǎng)要求很高，傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上這一時(shí)期的需求。體現(xiàn)在從事檔案管理工作者平均年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)偏低。不少檔案管理員未接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，主要靠自己在平時(shí)工作生活中摸索的經(jīng)驗(yàn)，從而出現(xiàn)不少檔案安放錯(cuò)亂、檔案填寫不規(guī)范，甚至虛構(gòu)大量虛假錯(cuò)誤信息的情況。究其原因是從事檔案管理的兼職人員多且不專業(yè)，專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員嚴(yán)重不足［6］。正是由于檔案管理專業(yè)人才缺失，造成高校檔案管理工作中出現(xiàn)一系列的問題。就我國檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，信息化技術(shù)在檔案管理中有一定發(fā)展，但是鑒于相關(guān)管理人員對(duì)信息化背景下檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，很多人受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，信息化技術(shù)在檔案管理中推進(jìn)仍然存在很大的困難。人們接受新事物的發(fā)展總是需要時(shí)間的，特別是對(duì)那些年紀(jì)稍長的人來說，一時(shí)很難接受信息化在檔案管理中的普及，所以部分檔案管理工作者仍然沿用舊的、傳統(tǒng)的檔案管理方式來管理檔案，這些人對(duì)檔案管理工作信息化管理認(rèn)識(shí)不足，也不愿意花心思及時(shí)間去了解信息化，這給高校檔案管理工作信息化的推進(jìn)帶來一定阻力。

（四）檔案管理工作信息化程度不高

當(dāng)前，檔案信息化管理的觀念已家喻戶曉，開展檔案管理工作首先要實(shí)現(xiàn)檔案管理向信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的改變。但要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的轉(zhuǎn)變，在信息系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面還存在較大差距，檔案管理工作還不能實(shí)現(xiàn)有效共享與規(guī)范性發(fā)展，當(dāng)前檔案管理基本還停留在人工辦理、紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的形式上，正是因傳統(tǒng)檔案低效的管理方式，造成很多冗余信息積壓，高價(jià)值信息缺失［7］。很多高校沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案信息時(shí)效性嚴(yán)重不足。低下的管理工作效率，成為當(dāng)前最需要解決的問題。

（五）檔案信息化管理設(shè)施不夠完善

完善的信息化管理設(shè)施，是檔案管理信息化發(fā)展推進(jìn)的重要前提。但是目前我國高校檔案管理的信息化管理設(shè)備不夠完善，制約著檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。檔案的信息化管理，是依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的，如果沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施，比如網(wǎng)絡(luò)掃描復(fù)印件設(shè)備、計(jì)算機(jī)等裝備不足，不利于檔案信息化管理［8］。其次，檔案信息化管理的相關(guān)軟件開發(fā)不夠，且我國事業(yè)單位文書檔案信息化管理明顯存在區(qū)域發(fā)展差異，而全國各個(gè)高校的檔案管理信息化軟件和信息化資源不能共享，內(nèi)外部因素共同作用，造成檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，制約著信息化技術(shù)在檔案管理中的普及發(fā)展。

（六）檔案信息化管理安全得不到保障

信息化技術(shù)在檔案管理中的推廣有著諸多益處，但不可否認(rèn)其也存在一定局限性。信息化背景下檔案管理的安全性得不到保障，是制約檔案管理信息化發(fā)展的一個(gè)非常重要的因素。目前，檔案管理的信息化水平得不到有效保障，檔案管理的安全系統(tǒng)管理尚未建立起來，致使檔案信息化管理發(fā)展得不到保證［9］。一旦信息系統(tǒng)遭到損壞，檔案的信息完整性就會(huì)受到威脅，完全有可能造成重要檔案信息資料丟失或者破壞。

三、高校檔案管理的對(duì)策及思考

（一）轉(zhuǎn)變觀念、健全制度

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。改變高校對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，重點(diǎn)是轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)干部及檔案管理工作人員的管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)干部從思想上關(guān)注檔案管理工作，是檔案管理正常開展工作的要點(diǎn)，將檔案管理放到日常工作中，從源頭避免檔案管理不受關(guān)注的問題，推進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行。

2.加強(qiáng)宣傳。要加強(qiáng)檔案管理的認(rèn)識(shí)，就得加大在高校檔案管理工作中的宣傳，通過高校眾多的公告欄、校園網(wǎng)站等傳播媒介大力宣傳檔案使用的基本知識(shí)，增強(qiáng)師生和職工對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知，或通過開展檔案專題講座、檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)與檔案知識(shí)競賽等活動(dòng)，提高高校師生對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度與參與度。

3.健全制度。高校應(yīng)該把建立健全檔案管理制度作為首要任務(wù)。唯有規(guī)范和完善檔案管理制度，明確檔案管理者職責(zé)，樹立檔案管理者責(zé)任心，才能提高檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)與強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)，建立一個(gè)完備的檔案管理體系與標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的全面、客觀、準(zhǔn)確、時(shí)效性與權(quán)威性的目的。推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化、制度化邁進(jìn)，為檔案管理工作的順利開展提供有力支持。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

1.提高檔案管理人員的思想素質(zhì)。在檔案管理工作中，最重要的環(huán)節(jié)是提升檔案管理人員的素質(zhì)。加強(qiáng)管理人員的思想政治教育，培養(yǎng)他們敬業(yè)愛崗的精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、實(shí)事求是的工作態(tài)度和優(yōu)秀品質(zhì)。只有通過檔案管理人員學(xué)習(xí)態(tài)度的轉(zhuǎn)變，自覺樹立“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)理念，主動(dòng)參加檔案專業(yè)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高檔案管理所需的專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐能力，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)水平的提高，確保檔案管理工作的質(zhì)量。提高對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)。要推進(jìn)辦公室文書檔案管理的信息化發(fā)展，就要提高文書檔案管理工作人員對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，使他們對(duì)檔案管理信息化的看法及時(shí)更新?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化、智能化的社會(huì)，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支持，因此高校必須重視檔案管理人員對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)，可以適當(dāng)增加培訓(xùn)，讓他們了解信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，改變他們的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提高檔案信息化管理。

2.以“傳、幫、帶”提升檔案管理者素質(zhì)。一是從事檔案管理的專業(yè)人員不足的問題，可以通過招考檔案管理專業(yè)新人、引進(jìn)專業(yè)人才等，吸收新鮮血液來解決。二是目前從事檔案管理者是中專業(yè)出身的比較稀缺，要提高檔案管理者的工作素質(zhì)，需要通過定期開展學(xué)習(xí)交流與培訓(xùn)來提高其工作技能。針對(duì)當(dāng)前信息化條件下檔案管理的變革需求，要培養(yǎng)檔案管理人員從紙質(zhì)版檔案到數(shù)字化檔案的建立與規(guī)范化管理，以有效的“傳、幫、帶”為抓手，采用“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的辦法，即聘請(qǐng)專家集中授課，到優(yōu)秀檔案管理示范點(diǎn)參觀學(xué)習(xí)［10］。如學(xué)習(xí)如何做好檔案的及時(shí)整理與備份？檔案管理的完整性與安全性如何做到流程化、標(biāo)準(zhǔn)化等。也可通過區(qū)域內(nèi)行家里手引領(lǐng)，積極宣傳和推廣好的工作經(jīng)驗(yàn)和做法，達(dá)成提升檔案管理者的理念與專業(yè)素質(zhì)的目標(biāo)。

3.組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。檔案信息化的建設(shè)，需要專業(yè)素養(yǎng)高的管理隊(duì)伍，更需要關(guān)注培育和引進(jìn)專業(yè)、高素質(zhì)的人才，才能組建起專業(yè)化強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍。通過制定優(yōu)惠政策，面向全社會(huì)招納優(yōu)秀的人才，積極引進(jìn)業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、能熟練運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)的高學(xué)歷檔案管理專業(yè)人才。還要挖掘在職人員中優(yōu)秀的人才加以培養(yǎng)，將培養(yǎng)和引進(jìn)的高素質(zhì)人才作為檔案管理的中堅(jiān)力量。同時(shí)加大激勵(lì)的措施與力度，促進(jìn)檔案管理人員愛崗敬業(yè)、銳意進(jìn)取，探索創(chuàng)新工作方式方法，就能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

（三）豐富館藏

加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)，首要就是從各個(gè)方面豐富館藏。各種檔案資源進(jìn)館后，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)檔案館資源信息化建設(shè)，將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中、有序管理和優(yōu)化配置，開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務(wù)功能、形成檔案工作服務(wù)體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。特別要重視檔案備份工作，將這項(xiàng)工作作為檔案資源建設(shè)和檔案安全體系建設(shè)的重要內(nèi)容和手段，認(rèn)真加以落實(shí)，既要對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，更要對(duì)其中的重要電子文件實(shí)行異質(zhì)備份，以確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全。豐富和優(yōu)化館藏是一項(xiàng)長期工作，檔案工作者在這一過程中，應(yīng)體現(xiàn)出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質(zhì)”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實(shí)發(fā)揮檔案館的存史作用。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新。在信息時(shí)代下，信息技術(shù)正在飛速發(fā)展，并且應(yīng)用在社會(huì)市場各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，滿足人們對(duì)信息技術(shù)的需求。目前我國各高校檔案管理工作較為分散，為解決這一問題，在檔案管理信息化建設(shè)期間，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理系統(tǒng)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一管理性［11］。在檔案管理創(chuàng)新過程中，需要對(duì)全部檔案進(jìn)行記錄，將檔案中的數(shù)據(jù)信息全部記錄到總管理系統(tǒng)中，使檔案利用效率得到保障。與此同時(shí)，在管理工作創(chuàng)新過程中，一旦某個(gè)部門由于技術(shù)不熟練等各項(xiàng)因素導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)失靈或者檔案信息丟失，那么也可以利用總系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行恢復(fù)，避免造成嚴(yán)重?fù)p失。在實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一集中化管理時(shí)，各部門之間需要做好工作銜接，使用統(tǒng)一管理軟件與管理技術(shù)，使檔案管理工作的規(guī)范性與合理性得到保證，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

檔案信息共享創(chuàng)新。將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，可以拉近部門與部門之間，人與人之間的關(guān)系，保障檔案信息資源可以有效實(shí)現(xiàn)共享。我國各高校檔案管理工作存在分散性特點(diǎn)，針對(duì)檔案信息內(nèi)容的交流溝通以及檔案應(yīng)用程度相對(duì)較低，對(duì)工作效率以及工作質(zhì)量提升產(chǎn)生影響。為有效解決這一問題，需要在檔案管理創(chuàng)新中構(gòu)建管理系統(tǒng)與獨(dú)立平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的共享［12］。平臺(tái)使用者可以在平臺(tái)或者系統(tǒng)當(dāng)中，用最短時(shí)間搜索到相應(yīng)信息。所以，相關(guān)檔案管理部門需要給出解決措施，工作人員之間需要做好工作銜接，加強(qiáng)交流與溝通。明確自身權(quán)利與責(zé)任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關(guān)工作的順利展開保障。與此同時(shí)，各部門以及工作人員在檔案信息資料上傳時(shí)，需要做好詳細(xì)標(biāo)注。保證檔案信息可以及時(shí)歸檔，納入相應(yīng)分類中，為檔案信息的使用提供便利。在信息時(shí)代下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)資源共享，可以充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)跟進(jìn)信息時(shí)代的腳步，轉(zhuǎn)變思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)辦法，為人們提供更好的數(shù)字化檔案使用體驗(yàn)。以構(gòu)建檔案信息化為契機(jī)，加速紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，深入推動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)深度與廣度。要搞好檔案的數(shù)字化建設(shè)，需從過去傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中解放出來，改變效率低下、粗放式的工作形式［13］。檔案管理部門應(yīng)該建立檔案管理工作的自動(dòng)化體系，讓數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、傳輸及檢索，提升檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性與即時(shí)性，創(chuàng)建快速、高效的信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的一站式服務(wù)，發(fā)揮高效管理檔案的功能，讓紙質(zhì)檔案數(shù)字化后方便在各部門之間高效傳播與共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快捷獲取和全面利用［14］。

（五）重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善

要促進(jìn)檔案管理工作中信息化程度的提高，高校須重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善。不同高校在檔案管理的制度制定方面存在一定差異，對(duì)檔案的管理和規(guī)劃也有不同之處。但是完善檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理的信息化發(fā)展提供物質(zhì)支持是所有高校的共同目標(biāo)，因此高校要重視檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)［15］。

（六）提高檔案信息化管理的安全性

檔案信息安全是當(dāng)務(wù)之急。由于所有檔案數(shù)字化后就實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上互通，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全性提出了更高的挑戰(zhàn)，這也是檔案信息化建設(shè)中必須要解決的問題。要達(dá)成數(shù)字化檔案信息合理科學(xué)的管理及高效的應(yīng)用，還得健全完備的數(shù)字化檔案的安全系統(tǒng)［16］。首先要建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免檔案系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強(qiáng)軟硬件系統(tǒng)的防護(hù)措施。其次是創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一檔案管理安全規(guī)章，把檔案管理安全責(zé)任落實(shí)到位。

四、結(jié)語

總而言之，要改變檔案管理工作現(xiàn)狀，只有加強(qiáng)檔案管理宣傳，建立健全檔案管理制度，轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高服務(wù)意識(shí)，建設(shè)高效的信息化檔案管理平臺(tái)，才能為高校的管理、科研與教學(xué)服務(wù)，充分挖掘檔案自身的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作最大的效能。