文書檔案管理中存在的問題及對策

王凱博

(吉林省蛟河市國有資產經營公司，吉林 蛟河 132500)

1 引言

近年來，我國文書檔案管理工作的總體質量呈現(xiàn)持續(xù)下滑趨勢，導致我國部分企業(yè)日常業(yè)務運作效率難以得到有效提高，這在一定程度上對我國企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展造成了阻礙和限制。為明確文書檔案管理工作的具體內容，提升文書檔案管理工作的有效性，應積極針對工作流程開展規(guī)范化、正規(guī)化、模式化調整，確保文書檔案資料能夠在企業(yè)經營運作中發(fā)揮高效、便利、規(guī)范的應用價值。分析文書檔案管理中存在的問題，針對具體問題提出有效改進對策，以實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理工作的優(yōu)質、高效、規(guī)范發(fā)展。

2 文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文書管理與檔案管理工作間的銜接問題

文書管理與檔案管理工作既有相似之處，也存在差異。文書管理和檔案管理工作應相互支撐，實現(xiàn)兩類管理工作的相互配合、相互協(xié)調，才能充分發(fā)揮管理制度體系的科學性和有效性。

實際管理工作中，存在一定的配合問題，這在一定程度上影響了文書管理工作與檔案管理工作的銜接，導致文書管理工作與檔案管理工作之間難以產生關聯(lián)和互動，使得企業(yè)文書管理工作人員不了解檔案管理工作實質，企業(yè)檔案管理工作人員不了解文書管理工作內容，影響了企業(yè)文書管理工作和檔案管理工作，管理質量水平不高，綜合效率低下。調查數(shù)據(jù)顯示，我國很多大型企業(yè)都未做好文書管理工作與檔案管理工作之間的結合和聯(lián)動，相關工作實施流程亟待調整優(yōu)化。

2.2 文書檔案管理工作人員問題

第一，企業(yè)文書檔案管理人員分配不當。文書檔案管理工作在企業(yè)日常工作中并不占據(jù)核心地位，所以，難以在企業(yè)經營發(fā)展過程中得到高度重視。文書檔案管理工作中，僅安排和調配一般管理崗位工作人員完成相關工作任務，沒有招聘專業(yè)的文書檔案管理人才，這在一定程度上影響和制約了企業(yè)文書檔案管理工作的專業(yè)性和規(guī)范性發(fā)展，對企業(yè)的壯大發(fā)展也產生了一定的影響。

第二，企業(yè)文書檔案管理工作人員的招聘和錄用不當。受各種因素的影響，我國部分基層企業(yè)組織開展文書檔案管理工作時，在人員招聘過程中出現(xiàn)了問題，無法切實考察招聘對象的專業(yè)能力及綜合素質水平，導致企業(yè)的文書檔案管理隊伍在專業(yè)能力和綜合素質方面存在一定的不足，影響了企業(yè)文書檔案管理工作的整體質量。

第三，文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質較低。現(xiàn)代科學技術快速發(fā)展，企業(yè)文書檔案管理工作也發(fā)生了深刻變化，這對企業(yè)文書檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質提出了更高的專業(yè)要求和技術要求。但是，受多種因素影響，我國部分企業(yè)的文書檔案管理工作人員依然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理操作模式，未能在文書檔案管理工作中合理運用現(xiàn)代計算機設備和辦公軟件，導致文書檔案管理工作成效不高。

2.3 文書檔案管理工作資金投入不足

現(xiàn)代企業(yè)在開展文書檔案管理工作過程中，未能投入充足的資金支持，使得文書檔案管理工作無法配備數(shù)量充足的專業(yè)人員和專業(yè)設備，影響了相關工作的質量和效率。

2.4 文書檔案管理工作重視程度不夠

由于文書檔案管理工作不能為企業(yè)創(chuàng)造直觀的經濟效益，因此部分企業(yè)領導對文書檔案管理人員不夠重視，未能充分認識到文書檔案管理工作的重要性，未能結合企業(yè)實際開展文書檔案管理工作，沒有為工作人員配備必要的技術設備，工作環(huán)境較差，嚴重影響了我國現(xiàn)代企業(yè)組織文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 文書檔案管理工作的改進對策

3.1 加強企業(yè)管理人員對文書檔案管理工作的重視

采取有效手段提升企業(yè)管理崗位工作人員的地位，加強對文書檔案管理工作的重視程度，明確文書檔案管理工作的重要性?，F(xiàn)代企業(yè)管理工作中，文書檔案管理發(fā)揮著重要作用，具有重要的地位和意義，企業(yè)領導應充分認識該工作的重要性，制訂科學系統(tǒng)的管理方案，對企業(yè)文書檔案管理人員展開專業(yè)的培訓，規(guī)范人才招聘流程，堅持專人專崗，有針對性地科學合理開展文書檔案管理工作。

3.2 科學組建企業(yè)文書檔案管理隊伍

我國現(xiàn)代企業(yè)組織在文書檔案管理工作實踐中，應積極組建文書檔案管理隊伍，科學招聘專業(yè)能力良好且綜合素質優(yōu)秀的文書檔案管理人員，確保文書檔案管理人員具備現(xiàn)代化的檔案管理操作技能，能夠熟練運用現(xiàn)代化辦公技術設備和互聯(lián)網信息處理設備，確保高效開展文書檔案管理工作，使工作流程更加規(guī)范，發(fā)揮企業(yè)各類型文書檔案資料的綜合應用價值，為企業(yè)正規(guī)化管理和高速發(fā)展做出積極貢獻。

3.3 實現(xiàn)文書管理工作與檔案管理工作的有效銜接

要解決企業(yè)文書檔案管理工作質量不高和效率低下的問題，首先應重視文書管理和檔案管理工作的對接和銜接。目前，企業(yè)的文書管理部門和檔案管理部門大多獨立發(fā)展，應將二者合并為文書檔案管理職能部門，發(fā)揮文書檔案管理工作的綜合價值和聯(lián)動優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，提升工作效率。

3.4 實施規(guī)范化的企業(yè)檔案文書管理制度

現(xiàn)代企業(yè)應結合檔案文書管理工作實踐，針對具體問題，制定科學、規(guī)范、系統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理制度，確保相關工作在開展過程中，能夠取得良好的效果，為企業(yè)發(fā)展帶來積極推動作用。

4 結語

文書檔案管理工作是我國企事業(yè)單位日常經營和業(yè)務管理的重要內容，針對文書檔案管理中存在的問題，提出文書檔案管理工作的改進對策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書檔案管理工作問題的基礎上，制定和運用適當策略，調整優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理工作，使企業(yè)文書檔案資料發(fā)揮最大優(yōu)勢和使用價值。