李 晶

(呼倫貝爾學院 內蒙古 海拉爾 021008)

高校人事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分?；谖覈误w制改革和高校人事制度的深化變革，我國對高校人事檔案管理提出了全新的建設性的要求。隨著信息化時代的到來，人事檔案管理工作也面臨著較多問題急需解決。如何加快高校人事檔案管理改革的步伐，提升高?？缭绞桨l(fā)展已經(jīng)成為權衡高?，F(xiàn)代化管理建設質量與綜合實力的重要標志。結合現(xiàn)代高校人事制度改革現(xiàn)狀，不難看出無論是內部信息管理、教學資源，還是制度建設都存在明顯的差距。為了適應更新更高的要求，實現(xiàn)高校檔案建設的綜合化、一體化管理，作者從人事檔案工作的專業(yè)度與特殊性入手，對高校的宏觀管理影響因素及深化制度改革和創(chuàng)新高校檔案建設方面的工作出發(fā)，針對高校人事檔案管理工作存在的問題進行研究和分析，并提出相應的改進設想和措施[1]。

一、高校人事檔案管理工作的重要價值

高校人事檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是人才隊伍建設和崗位管理的依據(jù)。干部的培養(yǎng)是改革的重要歷程，也是人才成長，校內人員隊伍建設的真實記錄。隨著現(xiàn)代高校人事管理和建設的不斷發(fā)展，人事檔案的管理工作面臨著改革帶來的新挑戰(zhàn)，無論是管理方面還是內容方面都更加的具體和詳實。高校檔案管理工作的發(fā)展過程中，人事檔案管理的方式也在不斷地更新。為了促進高校綜合性建設，高校人事檔案管理能夠適應新形勢下大學對其提出的要求，人事檔案管理與建設已經(jīng)成為高校發(fā)展不可忽略的重要內容[2]。

二、我國高校人事檔案管理工作中存在的問題

(一)人才競爭激烈，檔案分類不規(guī)范

高校人事檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)“人檔分離”的現(xiàn)象。從建設價值和內涵來看，根據(jù)政府上級主要部門的要求，經(jīng)過“三齡一歷”，全面審核認證工作，無論在檔案內容和材料補充及詳實方面都作了大量的工作。在進行人事檔案管理的過程中，多存在相互對應、依存的關系，但仍存在一些漏洞，存在少部分難以溝通和補充的問題[3]。

隨著經(jīng)濟建設的迅速發(fā)展，我國現(xiàn)代經(jīng)濟市場體制不斷完善，人才競爭日益激烈，高校的人事制度改革和管理方式也有明顯變化，人才流動現(xiàn)象也愈加顯著。在現(xiàn)代教學背景下，高校和科研人員之間的人才競爭愈加激烈，且高學歷高職稱的人才流動問題較為普遍。部分高校為了提高辦學層次，提升內部人才質量，多引進高學歷、高層次的專業(yè)人才，為了贏得人才資源，往往存在“陰陽合同”的現(xiàn)象。這種不基于院校實際辦事流程簽訂的勞務合同存在較多的不足之處，檔案管理很難做到規(guī)范化。此外，高校為了自身利益，對于一些流動性大的部門，通常不會與員工簽訂符合法律法規(guī)的聘用合同，或者是員工離職、職位調動過程中，不為其辦理離職、職務變更等相關手續(xù)，導致員工的檔案信息不真實，漏掉相關重要的信息，這些問題已經(jīng)嚴重影響到高校人事檔案管理的質量[4-5]。

(二)檔案資料整理不規(guī)范

在高校發(fā)展迅速的同時，高校的人事制度也在不斷的改革，并且開始緊抓校內人才隊伍的建設。很多高校為社會中高學歷、高職稱的人才提供了更為廣闊的發(fā)展平臺。實際上，有部分高校在人才引進的過程中，對人事檔案的管理存在較多的不規(guī)范之處。如，年度工作考核材料缺失、職稱變動材料失真、專業(yè)職務申請表以及入黨(入團)信息缺乏等，聘用人員與檔案人員存在獨罰經(jīng)辦等嚴重的問題，這些行為嚴重影響了高校的人事檔案質量，危及到了高校的人才公平性管理的科學性[6]。此外，傳統(tǒng)的檔案管理多是紙質管理，收集信息的方式也有所不同，經(jīng)常會因為收集方式以及操作方式造成資料不全，信息不準確等問題的出現(xiàn)，嚴重影響了高校檔案信息內容的完整性。

(三)材料標準不統(tǒng)一

結合《干部檔案工作條例》規(guī)定，高校檔案信息管理需要依照相應的管理規(guī)范和整理條例。在現(xiàn)代化信息管理建設下，傳統(tǒng)的紙質管理模式與現(xiàn)代化信息管理模式并行，而且管理的質量也有所提升[7]。但是，信息化管理中的格式和現(xiàn)行管理標準中存在一定的偏差，以往的帶章文件都需要進行重復的掃描與記錄，這極大的增加了檔案管理的難度。此外，在檔案管理中，高校職工檔案信息前后不一致現(xiàn)象十分常見。因為對于高校檔案管理人員，一般都不是專業(yè)化的管理人員，而且大多數(shù)都是年齡較大或者是其他部門工作的兼職管理人員，所以缺乏相關的專業(yè)管理技能，更談不上專業(yè)化的培訓，所以經(jīng)常會出現(xiàn)一些不必要的錯誤。人事檔案中人員的信息不能夠及時的進行變更，如，在入職之前是未婚，入職較多年之后，并未改成已婚；年齡也是并未及時的更改；參加工作時間填寫的不準確；同一事件登記過程中出現(xiàn)時間前后不一致；或者是名字的更改沒有正規(guī)的手續(xù)也沒有相關的備注或者說明。這些現(xiàn)象不僅嚴重影響了檔案質量，也給人事部門辦理離休、調資晉級、職稱評聘，職務晉升等工作帶來了許多困難[8]。檔案中，年齡、工齡、學歷、待遇、職稱、職務是進行檔案管理和建設的重要依據(jù)，需要以歷史材料為標準，對照政策進行核對，不能由本人隨意填寫或者更改。但是，在此過程中，仍然存在一定的規(guī)范問題：第一，需入檔材料太多，檔案用紙規(guī)格不統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大多是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格(文字)超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理人員的工作量；第二，對收集來的應歸檔的材料沒有按照規(guī)定及時整理歸檔，導致所查閱材料不完整，失去了時效性；第三，因為各部門在進行檔案管理過程中，存在不一致的現(xiàn)象，而且也因為不同管理部門的不同人員能力水平的影響及紙張、書寫等多方面的因素影響，造成格式問題的出現(xiàn)，給整改和查閱造成了較大的困難。而且這些部門在進行整理和規(guī)范的過程中存在將錯就錯的現(xiàn)象。為了全面加強檔案信息的規(guī)范統(tǒng)一管理，建議高校做到以下幾點：第一，針對國家要求，出臺對應的管理措施和文檔整理條例；第二，提高人員管理的專業(yè)度和規(guī)范化程度；第三，對人事檔案管理流程進行詳細規(guī)范和制定，以此來優(yōu)化人事檔案管理質量[9-10]。

(四)管理手段需要提升

隨著現(xiàn)代高校人事檔案管理建設不斷深入，各高校也紛紛借鑒現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)據(jù)庫來減少人工操作。基于計算機網(wǎng)絡信息技術可以有效提升人事檔案管理質量，促進檔案現(xiàn)代化建設發(fā)展。但是通過調查的結果表明，目前大多數(shù)高校人事檔案管理工作依舊是以紙質、手寫為主，并且這些高校認為采用手寫文件可以保證檔案的絕對真實性。實際上，傳統(tǒng)的手工檔案管理難度大，且后期檢查、檢索效率低，不建議進行推廣[11]。很多高校都針對院校學生的綜合化檔案管理構建了檔案信息化網(wǎng)絡管理平臺，并針對院校內的資源設立了對應的檔案網(wǎng)站和主頁。在信息化建設環(huán)境之下，可以實現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，對于儲存信息資源十分有利。一些高校并未建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，其信息化管理比較落后，導致檔案管理效率低、工作質量差。在非網(wǎng)絡環(huán)境中查找一個特殊文件，翻閱實體檔案的效率與信息化檔案管理相比明顯較低。

綜上所述，隨著檔案信息化建設改革，很多高校都嘗試采用信息化的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質媒體檔案管理方式，為了在目前信息化改革的環(huán)境中，提升檔案管理質量，減少人事檔案資源信息不當、信息泄露等問題，需要從以下幾個方面進行改進。

三、提升高校人事檔案管理水平的建議

(一)建立嚴格的管理制度

在現(xiàn)代高校人事檔案管理工作中，為了進一步提升高校人事檔案管理質量，應對現(xiàn)有的檔案管理制度進行不斷的完善，按照國家法律法規(guī)條例要求，結合實際的人事檔案管理工作進行管理，建議針對現(xiàn)有的管理制度進行優(yōu)化，做好檔案管理、借閱管理等相關方面的工作，高校檔案信息化建設與管理是一項長期、系統(tǒng)的工作，需要高校各部門、各單位調整數(shù)字資源，進行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統(tǒng)。本著從全局的戰(zhàn)略角度出發(fā)，改變以往各自為政、信息難以共享的現(xiàn)象，通過校園網(wǎng)、校園一卡通等集成，形成人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，人員進校、離校的服務系統(tǒng)，人才的招聘、錄用、考核、評價系統(tǒng)，人才的待遇信息系統(tǒng)，財務系統(tǒng)綜合信息系統(tǒng)等，提高數(shù)據(jù)和系統(tǒng)質量，實現(xiàn)高校人事檔案管理質量水平的提高[12]。

(二)提高對人事檔案工作重要性的認識

為了做好高校人事檔案管理工作，積極發(fā)揮信息資源管理工作，建議針對高校整體管理工作，基于現(xiàn)有的人事工作要點，提升基層領導對檔案管理的重要性認識。建議更新現(xiàn)代管理工作規(guī)范，在高校整體管理工作中要積極做好檔案工作管理，加強人力、財力和物力方面工作的支持力度，將人事檔案管理逐步的納入到高校整體管理以及考核的工作當中。如上海工程技術大學，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦理》和《干部人事檔案材料歸檔規(guī)定》等國家相關的人事檔案管理辦法，并結合本學校的實際情況，制定了有關人事檔案管理的重要辦法以及將人事檔案的管理納入到高校工作考核當中，取得了良好的成效。不僅如此，還受到了學生以及老師的肯定，提升人事檔案工作質量的同時也為人事檔案管理工作建設奠定了堅實的基礎，所以各大高校應該借鑒上海工程技術大型的人事檔案管理辦法，真正意義上提升管理的質量[13]。

(三)轉變高校人事檔案管理模式

建議高校改變現(xiàn)代人事檔案管理模式，基于現(xiàn)有的資源管理，分析其中存在的問題，制定出有針對性的人事管理措施。首先，在高校人事檔案管理的方式上，需要積極的引進先進的高效化的信息技術手段，對現(xiàn)有的信息化的管理模式進一步的作出調整與完善，逐步的實現(xiàn)檔案的信息化管理，不斷的減輕檔案管理人員的壓力，從而能夠更好的確保檔案的完整性與真實性；其次，在高校人事檔案的管理模式方面，需要進行集中式的管理，對其建立相應的管理部門和管理崗位，實現(xiàn)責任和職能的細分，運用綜合管理的方式逐步實現(xiàn)集中式的檔案管理模式，不斷的增強管理的質量與效率，并迅速的將檔案信息資源的利用率提升；最后，建議提升信息的管理理念，創(chuàng)新管理方法，但是在實際的引進過程中應當結合實際的工作情況，針對其中存在的問題進行改進，做好對應的處理工作，不斷改進管理模式，以此來實現(xiàn)科學管理的目標[14]。如南京大學，這一點就做的很好，南京大學能夠提供相應的網(wǎng)上檢索功能，能夠檢索南大的學籍、校友檔案、職稱論文以及各項重要的研究成果等。不僅實現(xiàn)了高效化的人事檔案管理信息化管理模式，還能夠公開、透明、適當?shù)貙ι鐣诺膫€人平臺信息開放和共享，這樣的創(chuàng)新方式值得學習和借鑒。

(四)提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

建議高校人事檔案管理中加強工作人員專業(yè)能力和綜合素質的培養(yǎng)。首先，相關工作人員要以人事檔案管理工作為主，在實際的工作中，要建立和崗位相符合的管理工作，并且需要加強檔案管理專業(yè)方面的學習，不斷提升自身的素質和業(yè)務能力；其次，要任才為用，控制工作人員的數(shù)量，按需分配工作量和任務，并且在進行檔案管理的過程中，更進一步地進行人力資源的優(yōu)化配置，減輕人事管理檔案管理工作者的壓力；最后，加強工作培訓和指導管理，并將對工作人員與領導干部的檔案管理工作迅速的納入到工作的重點，制定相應的措施，積極開展各項檔案管理的綜合性或者專題性的培訓，不斷提升工作人員的業(yè)務能力。在強調本職工作的同時，積極引進專業(yè)型人才管理，而且需要充分地將培訓的知識應用到實踐過程中，培養(yǎng)敢于實踐和善于實踐的人才，以此來優(yōu)化高素質人才檔案管理隊伍質量，促進人事檔案工作進一步發(fā)展。

結語

綜上所述，作為高校發(fā)展的重要依據(jù)，高校人事檔案管理工作對高校各項工作開展有重要的價值意義，要提高認識水平，正確處理人事檔案管理過程中存在的問題，努力學習相關規(guī)定及操作技能，不斷提升管理能力，提高管理水平和使用效率，以此來促進高校人事檔案管理質量的提升。