人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑

孫志偉 玉田縣就業(yè)服務(wù)局

人事檔案管理信息化對于大眾，對于一些機(jī)構(gòu)學(xué)校，企業(yè)公司來說都是非常有益的，對于大眾來說能夠在一定程度上幫助他們對一些重要的事件進(jìn)行留檔，在后期有人需要的時候能夠直接從檔案中進(jìn)行相關(guān)信息的查閱，不僅節(jié)約時間，同時還提高了效率，對于機(jī)構(gòu)，學(xué)校來說檔案信息是必須的，這些文件的存在才能夠在一定程度上證明你是某個學(xué)校的學(xué)生，同時對于學(xué)校來說在選舉一些校隊(duì)人員時往往也能夠在檔案上找到一些相關(guān)的信息進(jìn)而使學(xué)校能夠有更大的概率選擇出更優(yōu)秀的人員，對于企業(yè)來說也是為了在選擇一些人員的時候能夠選擇到更優(yōu)秀的人員。本文主要圍繞人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑來進(jìn)行敘述，希望能夠給相關(guān)的讀者帶來幫助。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

人事檔案管理信息化建設(shè)的意義在摘要和引言中相信已經(jīng)有了一些相關(guān)的了解，人事檔案管理信息化建設(shè)從小的方面來說，對于大眾個體，對于家庭，對于一些小型的機(jī)構(gòu)來說益處都是很明了的，對于大眾個體來說想要查看自己或者是家屬的檔案信息時能夠直接通過申請或者其他的方式來進(jìn)行相關(guān)信息的查閱，能夠幫助個人了解某人的相關(guān)信息，不僅能夠節(jié)約時間還能夠在提高效率，在短時間內(nèi)就找到自己想要的相關(guān)信息。從大的角度來說，對于學(xué)校，國家機(jī)構(gòu)，相關(guān)企業(yè)或公司這類大的機(jī)構(gòu)也是非常有益，例如國家機(jī)構(gòu)在決定給某一個人進(jìn)行榮譽(yù)獎勵時，便可以調(diào)動該人員的檔案信息，查看該人是否符合條件和要求，對此幫助相關(guān)機(jī)構(gòu)能夠在短時間內(nèi)找到該人員的信息，同時能夠短時間內(nèi)決定是否對該人員進(jìn)行榮譽(yù)獎勵，讓政府機(jī)構(gòu)不用再去派相關(guān)的人員進(jìn)行調(diào)查，幫助相關(guān)部門在短時間內(nèi)便達(dá)到要求，提高了部門行政的效率。

二、為什么要進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)

從第一點(diǎn)中便可以很直白的看出建設(shè)人事檔案管理信息化的原因，建設(shè)人事檔案管理信息化能夠幫助去群眾去尋找一些相關(guān)的信息，同時能夠幫助學(xué)?；蛘呤且恍┙M織機(jī)構(gòu)去篩選一些優(yōu)秀合格的人員，對于一些企業(yè)或者公司來說能夠幫助他們選擇優(yōu)秀的人員來擔(dān)任一些重要的工作，對此可以簡單的說建設(shè)人事檔案管理信息化建設(shè)的原因是它能夠給群眾或者政府機(jī)構(gòu)或者相關(guān)企業(yè)或公司帶來很大的益處。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑

（一）相關(guān)部門負(fù)責(zé)人員檔案信息的填寫

人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑首先便是讓相關(guān)的人員對檔案信息進(jìn)行填寫和確認(rèn)，同時在填寫過程中要告知相關(guān)的人員認(rèn)真填寫，保證信息的準(zhǔn)確，否則后果自負(fù)，相關(guān)人員在信息填寫的過程中定然存在一定的造假心理，對此對于負(fù)責(zé)人員來說當(dāng)相關(guān)人員填寫完檔案信息后要對其進(jìn)行嚴(yán)格檢查核查，在最大的程度下讓相關(guān)人員留下的資料100%準(zhǔn)確。

（二）基礎(chǔ)部門進(jìn)行檔案的包裝和整理

在相關(guān)的人員進(jìn)行檔案資料的填寫之后，對于一些負(fù)責(zé)人員或負(fù)責(zé)部門來說接下來要做的便是對檔案進(jìn)行包裝和整理，將相關(guān)的資料文件進(jìn)行包裝，在包裝的過程中也是需要特別注意的，包裝的過程中不能夠裝錯位置，放錯地方否則后期會出現(xiàn)許多的問題，所以對于包裝來說也是整個路徑中比較重要的環(huán)節(jié)[1]。

（三）相關(guān)部門負(fù)責(zé)檔案的運(yùn)輸和調(diào)轉(zhuǎn)

對于檔案的運(yùn)輸和調(diào)轉(zhuǎn)來說也是要在相關(guān)部門進(jìn)行檔案的包裝和整理后才能夠正常進(jìn)行相應(yīng)的工作的，相關(guān)的負(fù)責(zé)部門在運(yùn)輸和轉(zhuǎn)運(yùn)的過程中要時刻保持精力的集中，避免出現(xiàn)一些令人難以預(yù)料的事故，對此也可以說運(yùn)輸和調(diào)轉(zhuǎn)也是整個路徑中比較重要的環(huán)節(jié)。

（四）相關(guān)部門負(fù)責(zé)按時檢查文件的破壞程度

當(dāng)文件到達(dá)相應(yīng)的地方時，文件往往都被存在一些相應(yīng)的地方，這些地方往往都是個人檔案的集中地，但由于檔案都集中放置在一起往往便會給一些鼠蟲帶來可乘之機(jī)，如果人員在負(fù)責(zé)看管的過程中不認(rèn)真，很可能使文件出現(xiàn)一定的受損，最終造成巨大的影響，對此對于管理者來說在看管的過程中要按時將文件進(jìn)行一些措施來保護(hù)文件，譬如像將文件進(jìn)行重置或者是換位等等，這些方式都能夠在一定程度上對文件進(jìn)行保護(hù)，文件的保護(hù)是整個路徑中最重要的環(huán)節(jié)，一旦這個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題帶來的影響將會是巨大的，往往在一些情況下是無法彌補(bǔ)和修復(fù)的，所以相關(guān)部門在選擇管理者來說要嚴(yán)格按照要求選擇有責(zé)任心，工作認(rèn)真的人員，以免在管理的過程中出現(xiàn)偷懶或者不負(fù)責(zé)任的情況造成太大的影響[2]。

（五）相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行保護(hù)

相關(guān)機(jī)構(gòu)對檔案的保護(hù)對于人事檔案管理信息化建設(shè)來說也是最重要的一個環(huán)節(jié)，對于檔案來說在一定程度上屬于機(jī)密性文件，一旦泄露或者缺少都會給一些人員甚至是社會帶來巨大的影響，對此相關(guān)機(jī)構(gòu)要做好檔案的保護(hù)工作，在保護(hù)的過程中不能夠出現(xiàn)任何的意外，否則最終都會帶來無法彌補(bǔ)的后果。

四、結(jié)語

人事檔案管理信息化建設(shè)是一件很有必要做的事，對于群眾，對于社會，對于國家來說都有著重要意義。