大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探析

許文濤 四川省內(nèi)江市臺(tái)事僑務(wù)和宗教團(tuán)體服務(wù)中心

如今，我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)人們的思維方式、工作方式和生活方式產(chǎn)生了深刻影響。2015 年8 月，國務(wù)院頒發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，明確指出要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)在社會(huì)各行各業(yè)中的創(chuàng)新運(yùn)用，由此可見，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被納入我國的頂層設(shè)計(jì)中，對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展也將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，創(chuàng)新工作思路，才能更好地發(fā)揮為社會(huì)服務(wù)的功能。本文重點(diǎn)圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理工作展開研究。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代概述

早在20 世紀(jì)90 年代，大數(shù)據(jù)這個(gè)詞匯就出現(xiàn)在人們的視野中，當(dāng)時(shí)的數(shù)據(jù)倉庫之父Bill Inmon 多次在重要場(chǎng)合中提到Big Data。時(shí)至今日，大數(shù)據(jù)對(duì)我們來說已經(jīng)不再陌生。360、百度、淘寶的搜索服務(wù)就是極具代表性的“大數(shù)據(jù)”應(yīng)用。按照客戶的要求，搜索引擎在第一時(shí)間從海量數(shù)據(jù)中找到最有可能的答案，這就是大數(shù)據(jù)服務(wù)。所謂大數(shù)據(jù)，是指涉及的數(shù)據(jù)量規(guī)模巨大，無法通過人腦以及主流軟件工具在合理時(shí)間內(nèi)獲取、分析、處理、存儲(chǔ)和使用的海量數(shù)據(jù)。目前，我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，每天生活在日新月異的數(shù)據(jù)信息中，生活、學(xué)習(xí)和工作方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。

目前，全球數(shù)據(jù)正以前所未有的速度增長著，每天都有數(shù)以百萬兆字節(jié)的數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)上產(chǎn)生。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨不可阻擋。數(shù)據(jù)的爆炸式增長引發(fā)了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的危機(jī)。這對(duì)社會(huì)領(lǐng)域的工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨給社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展帶來了發(fā)展機(jī)遇，也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也是如此。在很長一段時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位檔案管理工作采取傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理人員直接整理、分類檔案資料，對(duì)資料進(jìn)行標(biāo)記，方便人們的檢索，但是大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，使得事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)大幅度增加，給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，再加上檔案信息交叉現(xiàn)象，如果一直采取傳統(tǒng)的管理模式，可能無法提升檔案管理效率，而且大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對(duì)事業(yè)單位檔案保存方法也提出了新的要求，綜合這種種情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作只有與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的新標(biāo)準(zhǔn)，新要求，才能獲得可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)功能。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策與建議

不管在什么時(shí)候，事業(yè)單位都要加強(qiáng)檔案管理工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著全新的形勢(shì)，必須與時(shí)俱進(jìn)，探索新型管理工具，順應(yīng)大時(shí)代發(fā)展的步伐，才能使提升檔案管理工作的效率。在大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)檔案管理工作，事業(yè)單位可以從以下幾點(diǎn)入手：

（一）全面收集各種檔案信息

毫無疑問，事業(yè)單位有著各種各樣的文獻(xiàn)、信息、數(shù)據(jù)，這些都是檔案信息的有機(jī)組成部分，事業(yè)單位需要對(duì)文獻(xiàn)、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，將具有保存價(jià)值的資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募瑢?duì)其進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣可以方便利用者進(jìn)行檢索，同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下出現(xiàn)了各種各樣的新媒體，如果一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，可能被時(shí)代所淘汰，再加上事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)持續(xù)增加，如果一直來管理紙質(zhì)檔案，可能會(huì)降低工作效率，所以要進(jìn)行信息化建設(shè)，建立電子文件，保存重要數(shù)據(jù)。另外，傳統(tǒng)背景下的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。事業(yè)單位檔案管理部門要多利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)將檔案信息實(shí)施分布式存儲(chǔ)，方便人們進(jìn)行快速化檢索，這樣可以發(fā)揮檔案資料的利用率。總而言之，事業(yè)單位的當(dāng)務(wù)之急是要全面搜集各種有價(jià)值的信息資料，對(duì)其進(jìn)行信息化處理。

（二）大數(shù)據(jù)背景下共享檔案資源

根據(jù)當(dāng)前的情況來看，事業(yè)單位檔案管理工作還存在一些問題，比如條塊分割比較明顯，一些事業(yè)單位檔案管理部門擔(dān)心檔案資料泄密，所以不愿意與其他單位的檔案管理部門進(jìn)行共享，其實(shí)檔案具有歷史價(jià)值，只有得到具體共享，才能實(shí)現(xiàn)其本質(zhì)價(jià)值，如果進(jìn)行分散管理，條塊分割，不僅不利于共享資源，也會(huì)在一定程度上增加管理成本，這不利于更大程度地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值。所以事業(yè)單位的檔案管理部門要建立良好的合作關(guān)系，統(tǒng)一建立檔案資料共享平臺(tái)，制定開放標(biāo)準(zhǔn)，將檔案館的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料上傳到網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)中，發(fā)揮信息技術(shù)的力量，使更多的人可以檢閱、利用檔案資源。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理部門還要立足于優(yōu)化配置公共資源的角度，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)和國家機(jī)密的前提下，適當(dāng)開放各種數(shù)字信息資源，要承擔(dān)起國家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，為地方政府和其他公共部門搜集、利用檔案信息提供服務(wù)，體現(xiàn)為社會(huì)建設(shè)做貢獻(xiàn)的決心。

（三）嘗試數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)工作

在相關(guān)關(guān)系法基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測(cè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要功能之一，在日常生活中，我們以為只要知道了“是什么”就行，但是沒有去探尋“為什么”的原因。其實(shí)這是不全面的，可能會(huì)導(dǎo)致我們逐漸變得一葉障目，不懂得舉一反三。相關(guān)關(guān)系分析可以讓我們更好地了解周圍的世界，讓我們以全新的視角認(rèn)識(shí)環(huán)境。所以事業(yè)單位的檔案管理工作不僅要發(fā)揮記錄歷史、傳承文明的功能，還要盡可能對(duì)未來進(jìn)行預(yù)測(cè)。在之前，事業(yè)單位檔案管理工作主要為人們的查閱、檢索所服務(wù)，這只是發(fā)揮了檔案管理的淺層功能。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中記載了大量的信息資源，在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理部門要發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的力量。建立科學(xué)的數(shù)據(jù)模型，分析海量數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)性分析，將非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，了解檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，挖掘信息檔案的潛在價(jià)值，對(duì)未來發(fā)展進(jìn)行一些預(yù)測(cè)，并通過微博、微信等傳播途徑為社會(huì)大眾推送有價(jià)值的信息，以此發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的社會(huì)功能。

四、結(jié)論

一直以來，事業(yè)單位檔案管理工作都有著至關(guān)重要的作用。事業(yè)單位的檔案記載了事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要信息，有著重要的歷史價(jià)值，同時(shí)，檔案也能為事業(yè)單位預(yù)測(cè)未來的發(fā)展提供一些參考，所以事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作有其自身之義，關(guān)鍵是事業(yè)單位檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用新型技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)。總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展不可阻擋，事業(yè)單位檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的各種要求，探索全新的管理模式，以此提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。