李丹 承德縣檔案館

檔案是指事業(yè)單位工作中管理及保存有價值的文件或記錄，可以是文字、圖像，也可以是視頻、聲像等不同載體，其承載著重要的價值及參考意義。針對目前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度及情況來看，在一定程度上實現(xiàn)了初步的信息化建設(shè)，但仍需要進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)的效率，才能更好地推動事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位需要重視檔案信息化建設(shè)，積極主動地開發(fā)更多有效的檔案信息化管理資源及渠道，推動檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，切實提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等，能夠為用人單位展示的更加全面，從而有助于事業(yè)單位合理的運用人才。第二，從單位的決策上看，很多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，不僅要有績效考核，還有事業(yè)單位未來的規(guī)劃，這些內(nèi)容往往和事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案的管理過程中往往都會進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而單位在調(diào)取檔案的同時就會客觀的、全面的對以往的工作進(jìn)行科學(xué)合理的進(jìn)行評價。尤其是在干部選拔過程中這些檔案信息的作用是毋庸置疑的。第三，從事業(yè)單位發(fā)展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時，也是事業(yè)單位工作成長的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過檔案可以對單位發(fā)展和工作有一個清晰的了解，包括人員的流動、項目的完成、未來的規(guī)劃等等，從而對事業(yè)單位的工作有一個全面的客觀的認(rèn)識，從而提高工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）管理業(yè)務(wù)較差

從管理業(yè)務(wù)上看，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是缺乏有效的管理制度和監(jiān)管制度，很多工作都是流于表面形式，檔案管理并沒有發(fā)揮其真正的作用。甚至有些事業(yè)單位在檔案錄入、檔案銷毀等過程中沒有合理的制度規(guī)范，也沒有遵循其相關(guān)的法律程序，從而造成不必要的損失。

（二）必要的檔案信息內(nèi)容安全措施比較缺乏

事業(yè)單位中的檔案信息是十分重要的，在對這些檔案信息進(jìn)行處理時一定要保證它們的安全性。但一些事業(yè)單位對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時，很容易對這個問題進(jìn)行忽視，從而就會導(dǎo)致一些比較機(jī)密的信息外露了，這就會給事業(yè)單位造成許多不必要的麻煩。在工作時，事業(yè)單位在對公開信息進(jìn)行審查時并不是特別的嚴(yán)謹(jǐn)，或者在不是規(guī)定的設(shè)備上瀏覽檔案信息等，這些操作都有可能造成事業(yè)單位機(jī)密文件的流失。因此，在對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時，一定要嚴(yán)格的按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，確保檔案管理信息的安全性。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題的解決措施

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門的管理理念是關(guān)鍵和基礎(chǔ)。首先，要從事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層上充分認(rèn)識信息時代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來，加大檔案管理部門的設(shè)備投入和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)和理念基礎(chǔ)。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，能夠意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業(yè)能力和服務(wù)意識。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理的隊伍建設(shè)，定期組織職工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求工作人員熱愛本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識強(qiáng)。熟練掌握檔案信息的加工、運行、傳遞、存儲及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術(shù)，從而不斷提升其專業(yè)知識和管理技術(shù)。

（二）對事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度進(jìn)行完善

為了可以使事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)過程得到相應(yīng)監(jiān)督與管束，制定和完善監(jiān)督制度是十分有效的方法，但在實施過程中一定要遵守法律法規(guī)。不斷的對監(jiān)督制度進(jìn)行完善，不僅可以使檔案信息的安全得到保障，還可以使員工的工作意識和興趣得到較大程度的提升。與此同時，事業(yè)單位還可以把外部監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督相結(jié)合起來，互相合作共同進(jìn)步，通過這種方法可以更好的對檔案管理信息化建設(shè)的過程中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決，及時的對錯誤做法進(jìn)行糾察與改正，從而可以使整個檔案管理信息化建設(shè)過程變得更加安全與可靠。

四、結(jié)語

綜合而言，在事業(yè)單位的具體發(fā)展過程中，要想保證人事檔案管理工作進(jìn)行的可以相對順利，有效規(guī)避各類管理問題，那么就一定要強(qiáng)化對信息技術(shù)的重視，能夠在依照自身經(jīng)營現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，科學(xué)的對計算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等進(jìn)行利用，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理，科學(xué)的對檔案進(jìn)行整理和采用，以便事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展可以朝著科學(xué)化以及信息化方向邁進(jìn)。