試析新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究

喬暉

檔案管理作為當前醫(yī)院管理工作的重要組成部分[1]，在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革工作中占據(jù)了重要地位。保證醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，不僅能夠保證醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生活動的正常運行，同時能夠幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理階層準確把握醫(yī)院運行水平以及群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求，并為醫(yī)院的日常運行提供準確的決策依據(jù)，保證醫(yī)院的穩(wěn)定運營和發(fā)展[2]。因此，相關(guān)部門以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與管理者必須對醫(yī)院檔案管理工作保持足夠的重視，加大資金、技術(shù)、人才等資源的投入和支持力度，為醫(yī)院檔案管理工作水平的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作改進的必要性

1.1 有利于強化醫(yī)院文化積淀，保持創(chuàng)新驅(qū)動力

從醫(yī)院在當前社會發(fā)展過程中的角色來看，其檔案內(nèi)容和形式具備一定程度的特殊性，通常意義上的醫(yī)院檔案一般是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展的過程中形成和保留下來的歷史資料以及為醫(yī)院發(fā)展所服務(wù)的醫(yī)療文件和資料等，包括了數(shù)據(jù)、圖片、聲音、影像、工作記錄等書面形式和多種載體的內(nèi)容，是醫(yī)院創(chuàng)新改革與發(fā)展過程中文化積淀的重要體現(xiàn)[3]。從現(xiàn)階段新醫(yī)改工作的推進現(xiàn)狀來看，加大對醫(yī)院檔案管理工作的改進和發(fā)展力度，有利于強化醫(yī)院發(fā)展的文化積淀，為新醫(yī)改背景下醫(yī)院的改革工作提供充足的創(chuàng)新驅(qū)動力。醫(yī)院檔案管理工作方法的提升，不僅能夠更全面、客觀地展示醫(yī)院在不同時期階段的發(fā)展方向和規(guī)律，為后續(xù)醫(yī)院的發(fā)展提供相應(yīng)借鑒，同時也有利于進一步推進醫(yī)院新時期內(nèi)部文化的建設(shè)和發(fā)展，為創(chuàng)新驅(qū)動力的提升創(chuàng)造良好的思想條件[4]。

1.2 有利于提升醫(yī)院管理水平和核心競爭力

基于新醫(yī)改時期對醫(yī)院管理工作體系提出的諸多新要求，對檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新有利于進一步提升醫(yī)院管理工作水平和核心競爭力。較為明顯的是，醫(yī)院檔案管理作為管理工作體系的重要組成部分，對于保證醫(yī)院運行水平和效率發(fā)揮著不可替代的重要作用。另一方面，醫(yī)院在新醫(yī)改背景下進行的人事任免、重大責任、醫(yī)療衛(wèi)生事故責任劃分以及專業(yè)技術(shù)資格評定等多方面工作，都需要以醫(yī)療衛(wèi)生檔案或者在職醫(yī)務(wù)人員的工作檔案作為有效參考依據(jù)[5]。借助當前新醫(yī)改工作趨勢以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技等現(xiàn)代化工作手段對醫(yī)院檔案管理工作進行創(chuàng)新和改進，能夠最大程度上提升醫(yī)院檔案的真實性和規(guī)范性，提高管理工作程序中的操作效率和水平，為其核心競爭力的提高奠定基礎(chǔ)。

1.3 有利于為醫(yī)院提供科學規(guī)范的研究依據(jù)

以現(xiàn)階段新醫(yī)改背景為基礎(chǔ)對醫(yī)院檔案管理工作進行改進和加強，有利于為醫(yī)院后續(xù)的運行和科研活動提供科學、規(guī)范的研究依據(jù)。首先，醫(yī)院檔案是現(xiàn)階段醫(yī)院進行醫(yī)學、科學研究的重要數(shù)據(jù)參考和資料依據(jù)，在近年來醫(yī)療衛(wèi)生體制改革趨勢的推動下對醫(yī)學教學、醫(yī)學試驗、藥品研發(fā)與推廣以及臨床與科研等醫(yī)學活動水平的提升也產(chǎn)生了不可替代的獨特作用[6]。另一方面，醫(yī)院檔案作為醫(yī)療衛(wèi)生活動的工作記錄，也往往能夠成為醫(yī)療衛(wèi)生事故中維護醫(yī)務(wù)人員與患者合法權(quán)益、確定事故責任劃分和歸屬等情況的重要法律依據(jù)，對于保證醫(yī)療活動糾紛的處理效率以及醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生活動的正常運行秩序都起著重要的作用。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 檔案管理工作設(shè)備和外部環(huán)境建設(shè)存在缺陷

從當前新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展狀況來看，檔案管理工作的設(shè)備和外部環(huán)境建設(shè)存在缺陷是影響醫(yī)院建設(shè)的主要問題之一。醫(yī)院檔案管理工作的主要內(nèi)容包括醫(yī)院醫(yī)療工作檔案、后勤資料檔案等，同時隨著新醫(yī)改實施的程度不斷加深，醫(yī)院檔案管理工作的復(fù)雜程度和工作要求都明顯提高，因此對于管理工作時的設(shè)備和外部工作環(huán)境也有了新的要求[7-8]。但當前的醫(yī)院檔案管理工作在實際操作中缺少具備足夠的先進科技和設(shè)備，比如運行精密的計算機網(wǎng)絡(luò)和具備良好數(shù)據(jù)處理與分析能力的設(shè)備等。在外部環(huán)境上，當前檔案管理工作的改進也未能得到充足的認識，進而限制了管理工作相關(guān)改革步驟的順利進行[9]。

2.2 檔案管理體系和管理運作機制存在問題

醫(yī)院檔案管理工作的主要形式有電子文檔、書面記錄、視頻音頻等，并統(tǒng)一歸結(jié)在醫(yī)院管理部門中，為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展和改革決策提供良好的參考和信息傳遞模式?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作體系和運作機制存在的缺陷成為了限制醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展水平的另一因素。首先，當前醫(yī)院的檔案管理工作模式在逐步向信息化模式轉(zhuǎn)變和過渡，但在整體運作機制和體系上還存在較多問題。比如醫(yī)院管檔案管理工作部門與醫(yī)院其他部門、科室之間的管理信息溝通效率低，檔案中相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)信息數(shù)據(jù)的傳遞渠道單一等，導(dǎo)致了檔案管理體系和管理運作機制存在程序復(fù)雜、效率低下等問題[10-12]。

2.3 檔案管理工作隊伍在專業(yè)技能和理念上尚待優(yōu)化

隨著現(xiàn)階段新醫(yī)改推行的逐漸深入，檔案管理工作隊伍在專業(yè)技能和工作理念等尚待優(yōu)化是影響醫(yī)院當前創(chuàng)新發(fā)展的另一問題。比如，當前管理工作隊伍缺少對信息化管理流程和具體操作技能的認識和把握，且醫(yī)院檔案管理工作隊伍的培養(yǎng)與發(fā)展同新醫(yī)改背景下醫(yī)院的改革發(fā)展趨勢相脫節(jié)，進而導(dǎo)致了檔案管理工作在智能化、信息化、現(xiàn)代化等方面的處理力度和表現(xiàn)程度不足，不利于醫(yī)院檔案管理工作水平的進一步提高[13]。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進方法

3.1 完善醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境與設(shè)備建設(shè)

基于新醫(yī)改背景下醫(yī)院的發(fā)展要求以及當前人民日益增長的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求，積極完善醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備與外部環(huán)境建設(shè)對于提升醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。因此，醫(yī)院自身以及相關(guān)管理與領(lǐng)導(dǎo)部門要重視檔案管理的更新與發(fā)展工作，尤其是加大在信息化管理設(shè)備更新上的資金與技術(shù)投入，或可建立起的一套符合新醫(yī)改發(fā)展要求以及醫(yī)院管理工作實際的信息化工作系統(tǒng)，最大程度上保證新醫(yī)改背景下醫(yī)院創(chuàng)新改革節(jié)奏與檔案管理工作提高的相關(guān)要求保持一致，有效降低醫(yī)院在社會發(fā)展新時期改革工作中的風險和難度。

3.2 強化檔案管理工作體系的建設(shè)，完善管理運作體制

醫(yī)院檔案管理工作以其明顯的信息龐雜性和工序的繁復(fù)性，在管理工作人員的管理水平、醫(yī)療工作素養(yǎng)等方面提出了較高的要求。因此，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)自身在新時期背景下的發(fā)展趨勢和運營需求，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上及時補充、完善，同時根據(jù)醫(yī)院工作的變化實際制定合理、科學的檔案管理制度和辦法，為醫(yī)院檔案管理工作在新時期背景下的發(fā)展提供強有力的制度規(guī)范和理論支持。首先，醫(yī)院自身要立足于新時期醫(yī)療衛(wèi)生體制改革背景和醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的具體要求，積極推進建立檔案管理的動態(tài)化管理機制，對檔案資料進行明確的分類，并根據(jù)時間變化、檔案資料的重要程度等標準將其分配到人，出現(xiàn)檔案資料的調(diào)用、查閱等情況或者出現(xiàn)檔案資料的遺漏丟失狀況時能夠及時地落實到人并有效追責，在保證檔案管理的安全性的基礎(chǔ)上，提高管理工作的有序性和規(guī)范性，在整體上提升醫(yī)院檔案管理工作的綜合水平[14]。

3.3 重視新醫(yī)改背景下檔案管理工作隊伍的培訓(xùn)與建設(shè)

在保持醫(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作改革工作的重視程度的同時，進一步加大對新醫(yī)改背景下檔案管理工作隊伍的培訓(xùn)和建設(shè)力度，加大相關(guān)管理工作的宣傳力度，也在提升醫(yī)院發(fā)展水平方面顯示出了重要作用[15]。首先，要根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展要求定期組織相關(guān)管理人員進行管理經(jīng)驗座談會、工作經(jīng)驗分享會以及外出培訓(xùn)、進修，或者以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技為依托開展網(wǎng)絡(luò)課程學習活動，引導(dǎo)管理人員學習信息化檔案管理技能，逐步培養(yǎng)其智能化檔案管理意識和應(yīng)急問題處理能力。另一方面，可從新醫(yī)改背景下醫(yī)院改革工作的具體要求出發(fā)，加大對檔案管理人才的引進力度，適當調(diào)整檔案管理工作人員的考核與引進標準，為醫(yī)院發(fā)展提供良好的人才力量支持。

4 結(jié)語

隨著現(xiàn)階段社會經(jīng)濟的發(fā)展和群眾醫(yī)療衛(wèi)生需求及醫(yī)療意識的不斷增強，對于醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求。同時，新醫(yī)改的推行和深入更加引起了社會各界對醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)水平提升的關(guān)注力度。檔案管理作為醫(yī)院管理與改革工作的重要內(nèi)容，必須對當前檔案管理工作的問題和改進方法進行研究和思考，最大程度上解決現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的問題，為醫(yī)院的長遠、穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。