郭慧 鐘思琪

[摘要]實(shí)施財(cái)務(wù)共享能夠有效減少企業(yè)財(cái)務(wù)工作成本，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置。但從運(yùn)行來看，對企業(yè)傳統(tǒng)會計(jì)監(jiān)督職能也帶來一定沖擊。本文通過案例分析，提出企業(yè)可以通過流程再優(yōu)化和構(gòu)建內(nèi)部控制責(zé)任體系的方式，加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督職能，避免因會計(jì)監(jiān)督無效而帶來的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)共享? ? 會計(jì)監(jiān)督? ? 職能? ? 費(fèi)用報(bào)銷? ? 流程優(yōu)化

一、前言

財(cái)務(wù)共享服務(wù)產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，作為一種創(chuàng)新的管理模式，它以客戶需求為導(dǎo)向，根據(jù)市場價(jià)格和服務(wù)水平協(xié)議為企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元及外部企業(yè)提供專業(yè)化的共享服務(wù);通過實(shí)施財(cái)務(wù)共享，能夠有效減少企業(yè)的財(cái)務(wù)工作成本、提高內(nèi)部員工效率、增強(qiáng)外部客戶滿意度、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部資源配置，最終為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略起到一定的支撐作用。目前超過50%的世界500強(qiáng)公司都不同程度實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享或財(cái)務(wù)集中管理。與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式“屬地化管理”不同，企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，財(cái)務(wù)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生前端，對發(fā)生業(yè)務(wù)具體情況的掌握程度也隨之下降，與實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)前相比更難識別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性、可靠性，會計(jì)監(jiān)督職能也隨之弱化。

二、研究方法與案例選擇

本文采用案例研究方法，主要原因是我國實(shí)施財(cái)務(wù)共享并愿意對外披露相關(guān)信息的企業(yè)較少，無法采用大樣本實(shí)證研究方法;因企業(yè)類型和經(jīng)營范圍不同，財(cái)務(wù)共享在不同企業(yè)中的表現(xiàn)方式也有所不同。在這種情況下，案例研究法顯然更具優(yōu)勢。選擇A公司作為案例企業(yè)，是因?yàn)锳公司從2015年開始實(shí)施財(cái)務(wù)共享，目前已取得一定成效。但在實(shí)施過程中，A公司費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)活動中的會計(jì)監(jiān)督明顯受到?jīng)_擊，并出現(xiàn)了一定程度的審核風(fēng)險(xiǎn)。本文使用的案例資料和數(shù)據(jù)主要通過對A公司的實(shí)地訪談和現(xiàn)場調(diào)查取得。此外，還通過互聯(lián)網(wǎng)檢索獲得相關(guān)補(bǔ)充信息。案例資料和數(shù)據(jù)均經(jīng)過必要的檢查和復(fù)核。

三、案例概況

（一）A公司基本情況

A公司成立于2005年，擁有23家子公司，主要從事液晶電視、數(shù)字機(jī)頂盒、視盤機(jī)等家庭視聽產(chǎn)品的研究、開發(fā)、設(shè)計(jì)、 生產(chǎn)及銷售。公司的主要經(jīng)營模式為ODM，即為其他品牌制造商、經(jīng)銷商、零售商設(shè)計(jì)和制造產(chǎn)品，并以其品牌進(jìn)行銷售。在財(cái)務(wù)共享前，A公司主要采取“屬地化管理”的財(cái)務(wù)管理模式，歸屬于子公司的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)直接由子公司的費(fèi)用會計(jì)負(fù)責(zé)。會計(jì)核算過程中的會計(jì)監(jiān)督控制主要由業(yè)務(wù)發(fā)生地的相關(guān)財(cái)務(wù)人員直接負(fù)責(zé)。若會計(jì)監(jiān)督失效，直接責(zé)任人是負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)核算的財(cái)務(wù)人員，權(quán)責(zé)較為明確。2015年8月，A公司正式在全集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，其實(shí)施范圍包括公司的全資子公司和占股超51%的非全資子公司。

（二）財(cái)務(wù)共享對A公司原有會計(jì)監(jiān)督體系的沖擊和挑戰(zhàn)

建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，A公司逐步撤銷了子公司大部分的財(cái)務(wù)崗位，原子公司和母公司財(cái)務(wù)部的大量財(cái)務(wù)人員被調(diào)至集團(tuán)內(nèi)部的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行集中辦公，規(guī)模化、批量化地處理集團(tuán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，A公司的相關(guān)財(cái)務(wù)信息直接由業(yè)務(wù)最前端生成，最大程度上避免了財(cái)務(wù)人員的個(gè)人行為。此外，借助統(tǒng)一系統(tǒng)，母公司的會計(jì)人員可以隨時(shí)隨地在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)查詢子公司當(dāng)期費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況，會計(jì)監(jiān)督職能的重點(diǎn)由過去的事后稽核逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑?、事中控制和監(jiān)督。

在費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)方面，目前A公司的業(yè)務(wù)人員只需在ERP系統(tǒng)內(nèi)部的OA系統(tǒng)模塊內(nèi)錄入相關(guān)報(bào)賬單，并將原始單據(jù)掃描并上傳至系統(tǒng)作為該報(bào)賬單的附件，相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行審批，審批通過后電子單據(jù)上傳至系統(tǒng)，財(cái)務(wù)中心會計(jì)核算部的相關(guān)財(cái)務(wù)人員接收后對其進(jìn)行審核，審核不通過的單據(jù)直接被退回，審核通過則生成記賬憑證，待票據(jù)稽核通過需要資金支付的，由資金管理部在TR系統(tǒng)里確認(rèn)通過后向銀行發(fā)送付款請求，由銀行直接進(jìn)行付款。由于共享中心財(cái)務(wù)人員審核的僅僅是相關(guān)原始憑證的掃描件，為保證審核質(zhì)量，相關(guān)票據(jù)稽核人員還需要將紙質(zhì)原始憑證和報(bào)銷單上所附的掃描件進(jìn)行核對，因此，紙質(zhì)票據(jù)傳遞相當(dāng)重要。目前，A公司的票據(jù)傳遞主要由相關(guān)報(bào)銷人在填制和粘貼相應(yīng)紙質(zhì)單據(jù)后直接郵寄至母公司的財(cái)務(wù)中心進(jìn)行核對，核對完畢后轉(zhuǎn)交至公司的檔案中心進(jìn)行存放。此外，在流程再造的基礎(chǔ)上，為保證效率，系統(tǒng)還設(shè)定了每個(gè)步驟的流程時(shí)間，對超時(shí)未能做出處理的，系統(tǒng)會對經(jīng)辦人發(fā)出提醒;對超時(shí)三天未做處理的，系統(tǒng)將以短信的方式通知經(jīng)辦人所在部門的主管人員進(jìn)行處理。

A公司立足于財(cái)務(wù)共享基礎(chǔ)上對費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的種種優(yōu)化，固然在一定程度上調(diào)整和擴(kuò)大了會計(jì)監(jiān)督的范圍和內(nèi)容，但A公司現(xiàn)有的會計(jì)監(jiān)督體系仍然受到較大程度的影響，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

一是會計(jì)監(jiān)督主要依靠中心財(cái)務(wù)人員的自覺性。A公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)，取消子公司內(nèi)部相應(yīng)財(cái)務(wù)崗位的設(shè)置，使得中心財(cái)務(wù)人員肩負(fù)了絕大部分的會計(jì)監(jiān)督職能，一旦中心財(cái)務(wù)人員無法按照相應(yīng)的規(guī)章制度對子公司發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效會計(jì)監(jiān)督，公司內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的有效性就會大打折扣。實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，A公司內(nèi)部通過財(cái)務(wù)復(fù)核，因相關(guān)紙質(zhì)票據(jù)不合格被打回的報(bào)銷單數(shù)量較多;在事后抽查工作中，財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)存在已付款的報(bào)賬單所列費(fèi)用不合規(guī)或所附票據(jù)不合規(guī)等情況。這說明共享中心的財(cái)務(wù)人員在對相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行會計(jì)監(jiān)督的過程中存在著一定“走過場”行為，這些行為極大降低了A公司會計(jì)監(jiān)督的有效性，且易滋生一定的審核風(fēng)險(xiǎn)。

二是子公司內(nèi)部存在會計(jì)監(jiān)督缺位的現(xiàn)象。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，子公司內(nèi)部人員所進(jìn)行的會計(jì)監(jiān)督主要表現(xiàn)在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的簽字審批上。按照費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)定，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對報(bào)銷單所填具體經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的真實(shí)性和合規(guī)性給予核實(shí)，而在子公司取消財(cái)務(wù)審核崗位的情況下，部門領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對相關(guān)報(bào)銷金額的合規(guī)與否進(jìn)行確認(rèn)。但實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，傳遞到共享中心的報(bào)銷事項(xiàng)及金額不合規(guī)的報(bào)銷單單量較大，也就是說，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)并沒有依據(jù)制度要求進(jìn)行審核。作為會計(jì)監(jiān)督體系的重要一環(huán)，部門領(lǐng)導(dǎo)不作為的行為將直接導(dǎo)致子公司內(nèi)部出現(xiàn)會計(jì)監(jiān)督缺位的現(xiàn)象。

三是票據(jù)傳遞速度慢，存在丟失風(fēng)險(xiǎn)。對于高度依托于ERP系統(tǒng)及相關(guān)IT技術(shù)服務(wù)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)而言，相關(guān)會計(jì)憑證實(shí)物和影像的傳遞顯得尤為重要。A公司現(xiàn)有票據(jù)影像文件的傳遞仍然停留在一個(gè)較為初始的階段，財(cái)務(wù)人員審核完業(yè)務(wù)人員發(fā)來的掃描件后，需手動對掃描件進(jìn)行歸檔整理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，極易造成業(yè)務(wù)人員在掃描票據(jù)時(shí)出現(xiàn)票據(jù)細(xì)節(jié)缺失或遺漏、財(cái)務(wù)人員后續(xù)歸檔過程中由于操作不當(dāng)而出現(xiàn)丟失的情況。而在紙質(zhì)票據(jù)傳遞方面，A公司現(xiàn)有紙質(zhì)票據(jù)傳遞的平均所需時(shí)間明顯慢于中心財(cái)務(wù)人員的審核速度。在這種情況下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員往往只能對相關(guān)原始憑證的掃描件進(jìn)行核對，后期還要進(jìn)行紙質(zhì)票據(jù)稽核，加大了財(cái)務(wù)人員的工作量，并且對事中和事后的會計(jì)監(jiān)督稽核工作造成一定影響。

可見，財(cái)務(wù)共享服務(wù)一定程度上弱化了費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)過程中的會計(jì)監(jiān)督。面對財(cái)務(wù)共享的沖擊，A公司應(yīng)適時(shí)分析財(cái)務(wù)共享對內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督產(chǎn)生沖擊的原因，并采取相應(yīng)變革措施，調(diào)整和改善企業(yè)現(xiàn)有的會計(jì)監(jiān)督以適應(yīng)新的管理模式。

四、案例分析

（一）財(cái)務(wù)共享對會計(jì)監(jiān)督職能產(chǎn)生沖擊的原因分析

1.共享中心的財(cái)務(wù)人員對具體經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)缺乏了解。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，子公司絕大部分的財(cái)務(wù)崗位被撤銷，包括財(cái)務(wù)審核在內(nèi)的財(cái)務(wù)工作全部交由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)。在這種情況下，財(cái)務(wù)工作能否有效進(jìn)行，很大程度上依托于中心的財(cái)務(wù)人員對子公司具體經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的了解程度。然而，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員對子公司發(fā)生的具體經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)并不十分了解，審核時(shí)僅僅只是對票據(jù)的合規(guī)性進(jìn)行判斷，而無法對相關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)本身的合理性作出判斷，在這種情況下，如果子公司的部門負(fù)責(zé)人對所呈現(xiàn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能執(zhí)行嚴(yán)格簽批管控，極易出現(xiàn)審核風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺乏保障會計(jì)監(jiān)督的相應(yīng)制度。實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，相關(guān)會計(jì)信息由業(yè)務(wù)最前端直接產(chǎn)生，財(cái)務(wù)人員不再負(fù)責(zé)相關(guān)的系統(tǒng)錄入工作，這在一定程度上保障了會計(jì)信息質(zhì)量，但也對相關(guān)業(yè)務(wù)人員和部門領(lǐng)導(dǎo)提出更高要求。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)能否依據(jù)制度要求對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行相應(yīng)的會計(jì)監(jiān)督，將直接影響會計(jì)信息質(zhì)量的高低。子公司的部門領(lǐng)導(dǎo)之所以未按照相關(guān)制度要求對單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，主要原因是公司沒有相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度來保障會計(jì)監(jiān)督的實(shí)施;同時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)監(jiān)督內(nèi)涵的理解和認(rèn)識仍然停留在過去，認(rèn)為財(cái)務(wù)人員才負(fù)責(zé)會計(jì)監(jiān)督，沒有意識到自己也是會計(jì)監(jiān)督中的重要一環(huán)。

3.沒有及時(shí)運(yùn)用技術(shù)手段保證會計(jì)監(jiān)督順利實(shí)施。在財(cái)務(wù)共享背景下，能否運(yùn)用相應(yīng)的技術(shù)手段保障原始票據(jù)的傳遞和保管，將直接關(guān)系到后續(xù)的會計(jì)處理及事后稽核工作能否順利進(jìn)行。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，票據(jù)傳遞分為紙質(zhì)文件傳遞和影像文件傳遞。A公司現(xiàn)有文件傳遞的完整性和及時(shí)性幾乎全依賴于業(yè)務(wù)人員自身的自覺性，并沒有相關(guān)技術(shù)和制度對其予以保障。顯然，這種傳遞方法要求中心的財(cái)務(wù)人員在票據(jù)的查找和問詢上必須花費(fèi)更多時(shí)間，無形之中弱化了會計(jì)監(jiān)督。

（二）企業(yè)面對沖擊應(yīng)采取的變革措施

1.利用現(xiàn)有流程再優(yōu)化的方式強(qiáng)化會計(jì)監(jiān)督職能。（1）在一線設(shè)立票據(jù)審核崗位，加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督。A公司需要在現(xiàn)有崗位劃分的基礎(chǔ)上進(jìn)行財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新，在總部地區(qū)以外的子公司內(nèi)部設(shè)立票據(jù)審核崗位，委派子公司內(nèi)部具有相關(guān)財(cái)務(wù)背景的人員專職負(fù)責(zé)對相關(guān)紙質(zhì)原始票據(jù)進(jìn)行初步審核及影像掃描工作。與中心的財(cái)務(wù)人員相比，子公司的財(cái)務(wù)人員由于接近業(yè)務(wù)前端，對發(fā)生業(yè)務(wù)的具體情況及當(dāng)?shù)匚飪r(jià)有著更為清楚的認(rèn)識，在一線建立票據(jù)審核崗位有利于加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督職能。此外，子公司的財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人相比，對集團(tuán)內(nèi)的相關(guān)財(cái)務(wù)管理制度特別是員工報(bào)銷制度、當(dāng)月部門預(yù)算的完成情況也更為了解，通過在子公司內(nèi)部建立票據(jù)審核崗位，加強(qiáng)會計(jì)事中監(jiān)督作用的同時(shí)，在紙質(zhì)原始票據(jù)進(jìn)行郵寄傳遞前能夠先對票據(jù)內(nèi)容及格式進(jìn)行前期篩查，對業(yè)務(wù)人員提交的不符合報(bào)銷要求和發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題的報(bào)銷單直接退回。同時(shí)，在子公司內(nèi)部設(shè)立票據(jù)審核人員能夠有效促進(jìn)公司財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人之間的溝通，減少業(yè)務(wù)人員因自身操作不當(dāng)而導(dǎo)致報(bào)銷單多次退回的情況。（2）借助影像管理系統(tǒng)和合理的票據(jù)傳遞機(jī)制，降低票證分離風(fēng)險(xiǎn)。鑒于票據(jù)掃描件需手動歸檔、易丟失、管理難的特點(diǎn)，A公司應(yīng)考慮購置影像管理系統(tǒng)對紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行電子化存檔及管理，在便于審核人員審閱的同時(shí)，盡可能降低票證分離帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在具體操作方面，報(bào)銷人錄入報(bào)銷單并提交后，將報(bào)銷單打印出來，粘貼好相關(guān)發(fā)票即可交給公司的票據(jù)審核人員，由票據(jù)審核人員對該項(xiàng)業(yè)務(wù)是否在集團(tuán)報(bào)銷政策范圍內(nèi)、報(bào)銷金額是否符合實(shí)際情況、發(fā)票真實(shí)性與合規(guī)性等方面進(jìn)行審核。審核通過的單據(jù)由審核人員借助影像管理系統(tǒng)的發(fā)票O(jiān)CR識別技術(shù)自動抓取紙質(zhì)單據(jù)及發(fā)票上的重要信息集成電子票據(jù)，傳送至票據(jù)影像數(shù)據(jù)庫中，供相關(guān)人員調(diào)閱和審核，生成記賬憑證后經(jīng)票據(jù)稽核人員確認(rèn)無誤后由資金結(jié)算人員進(jìn)行支付。紙質(zhì)發(fā)票及單據(jù)在掃描通過后粘貼封面識別條碼并由子公司票據(jù)員整理歸檔后，定期集中郵寄至母公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行票據(jù)稽核及事后抽查?？偛康貐^(qū)的原始憑證統(tǒng)一交由母公司的檔案管理室進(jìn)行保管，外地子公司的原始憑證在票據(jù)稽核工作完成后，在年審開始前統(tǒng)一寄回各個(gè)子公司內(nèi)部的檔案管理室進(jìn)行存檔管理。通過設(shè)立票據(jù)審核崗位和購置影像管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員不再需要自行掃描和上傳票據(jù)影像，提高了效率，降低了票據(jù)傳遞時(shí)缺失、遺漏的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)有利于加強(qiáng)票據(jù)管理力度，增強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督職能，降低因流程過度簡化而帶來的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立內(nèi)部控制責(zé)任體系以降低審核風(fēng)險(xiǎn)。共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員由于遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)前端，難以確認(rèn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性及具體情況，對此，A公司應(yīng)從信息源頭出發(fā)，通過建立內(nèi)部控制責(zé)任體系來明確各部門權(quán)責(zé)，加強(qiáng)控制力度，降低相關(guān)審核風(fēng)險(xiǎn)。（1）在集團(tuán)范圍內(nèi)建立員工報(bào)銷信用評級制度。共享中心的財(cái)務(wù)人員由于遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)前端，對具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)了解不深，在審核過程中較易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤和漏洞。為避免這類情況發(fā)生，A公司要求財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)復(fù)審?fù)ㄟ^后，需等到相關(guān)紙質(zhì)原始單據(jù)經(jīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的票據(jù)稽核人員稽核通過后才予以后續(xù)處理。此舉雖然在一定程度上降低了審核風(fēng)險(xiǎn)，但整個(gè)報(bào)銷業(yè)務(wù)流程耗時(shí)長且效率低下，極易造成業(yè)務(wù)人員在月底集中進(jìn)行報(bào)銷的情況。在這種情況下，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員可能因月底單量巨大，同時(shí)要進(jìn)行月末結(jié)賬及相關(guān)會計(jì)操作而導(dǎo)致對相關(guān)單據(jù)審核不嚴(yán)格的行為出現(xiàn)。為提高財(cái)務(wù)審核質(zhì)量、避免出現(xiàn)會計(jì)監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，A公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定一套員工報(bào)銷信用評級管理辦法，從信息源頭上降低風(fēng)險(xiǎn)，主要通過對集團(tuán)內(nèi)部全體員工的報(bào)銷情況進(jìn)行信用評級的方式，鼓勵(lì)員工在相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生后及時(shí)提交高質(zhì)量的報(bào)銷報(bào)告，盡可能避免月底集中報(bào)銷情況出現(xiàn)。實(shí)施員工報(bào)銷信用評級制度，在減少財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員工作量的同時(shí)，一定程度上縮短了報(bào)銷所需時(shí)間，降低了相關(guān)審核風(fēng)險(xiǎn)（見表1）。員工報(bào)銷信用等級共分A、B、C、D四個(gè)等級。在高信用等級的人員提交小額度報(bào)銷事項(xiàng)時(shí)，財(cái)務(wù)審核通過后可先付款后稽核或僅進(jìn)行一定比率的事后抽查;低信用等級的人員則作為重點(diǎn)審核對象，付款行為推遲完成。此外，無論報(bào)銷人報(bào)銷信用等級如何，報(bào)銷過程中或事后稽核單據(jù)過程中發(fā)現(xiàn)有虛假票據(jù)的情況，票據(jù)金額不超過2000元的當(dāng)事人罰款200元，票據(jù)金額超過2000元的當(dāng)事人罰款500元。該舉措在推行初始時(shí)可依據(jù)員工近6個(gè)月內(nèi)的報(bào)銷表現(xiàn)，未出現(xiàn)違規(guī)事項(xiàng)的報(bào)銷信用等級設(shè)定為B，員工報(bào)銷過程中發(fā)現(xiàn)虛假票據(jù)或是曾有個(gè)人借款超期不還行為發(fā)生的設(shè)為C級。后續(xù)根據(jù)報(bào)銷人所在部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)財(cái)務(wù)人員對員工報(bào)銷的具體情況評估及打分，對其進(jìn)行升級或降級行為。為保障報(bào)銷信用評級制度的實(shí)施效果，A公司應(yīng)注意在現(xiàn)有員工報(bào)銷制度的基礎(chǔ)上，定期或不定期針對員工在報(bào)銷過程中易出現(xiàn)的問題類型進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并在集團(tuán)范圍內(nèi)通過下達(dá)相關(guān)電子文件或紙質(zhì)文件、員工登錄系統(tǒng)首頁自動彈出相關(guān)提醒等方式，對報(bào)銷過程中易發(fā)生的問題進(jìn)行大范圍公示，減少和降低業(yè)務(wù)人員因不了解公司報(bào)銷政策變動情況而導(dǎo)致的在報(bào)銷費(fèi)用過程中因發(fā)票或相關(guān)票據(jù)缺失而導(dǎo)致報(bào)銷不成功的情況發(fā)生。（2）確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人首簽責(zé)任制。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)員工的報(bào)賬表現(xiàn)進(jìn)行相關(guān)報(bào)銷信用等級劃分，可在一定程度上降低因經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)不真實(shí)、不可靠帶來的會計(jì)監(jiān)督有效性降低的風(fēng)險(xiǎn)。此外，為更大程度地降低風(fēng)險(xiǎn)，A公司應(yīng)當(dāng)在集團(tuán)范圍內(nèi)建立部門負(fù)責(zé)人對業(yè)務(wù)信息的完整性、可靠性的問責(zé)機(jī)制。部門負(fù)責(zé)人首簽責(zé)任制主要是指相關(guān)業(yè)務(wù)人員在提交單據(jù)及相關(guān)票據(jù)影像后，最先由該部門主管審核及簽字，其中業(yè)務(wù)人員所在的部門負(fù)責(zé)人就是首簽責(zé)任人。與票據(jù)審核員不同，部門負(fù)責(zé)人主要從業(yè)務(wù)層面對業(yè)務(wù)人員提交的財(cái)務(wù)單據(jù)進(jìn)行審核，其審核內(nèi)容有：報(bào)銷單的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)描述是否合規(guī)，具體內(nèi)容是否真實(shí)，票據(jù)金額是否與真實(shí)情況相違背，對于其中不真實(shí)、不準(zhǔn)確的報(bào)銷報(bào)告，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)直接退回至申請發(fā)起人系統(tǒng)后責(zé)令其整改。制定首簽責(zé)任制，通過確定部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，讓部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷人提交報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性負(fù)責(zé)并承擔(dān)相應(yīng)的主要責(zé)任，有利于避免業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人因?qū)徍瞬粐?yán)而導(dǎo)致的后續(xù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心審核質(zhì)量不高的風(fēng)險(xiǎn)。為保證部門負(fù)責(zé)人首簽責(zé)任制的實(shí)施效果，A公司應(yīng)在建立首簽責(zé)任制的基礎(chǔ)上將其與部門負(fù)責(zé)人本人的績效考核掛鉤。如經(jīng)部門負(fù)責(zé)人首簽通過但后續(xù)查出有虛假票據(jù)、違規(guī)事項(xiàng)或報(bào)銷金額與實(shí)際情況不符的，部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效按實(shí)際達(dá)成目標(biāo)情況的90%核算，超過一人次的按80%核算。通過與個(gè)人績效掛鉤的方式，讓各部門負(fù)責(zé)人明確自身責(zé)任，杜絕可能出現(xiàn)的僥幸心理，減少簽字“走過場”的行為，化被動簽字為主動問詢，同相關(guān)業(yè)務(wù)人員核實(shí)情況，減少后續(xù)審核風(fēng)險(xiǎn)，避免會計(jì)監(jiān)督缺位。

五、結(jié)論與建議

財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種新興管理模式，受到國內(nèi)外大型企業(yè)集團(tuán)管理者青睞。對此，管理者應(yīng)深刻認(rèn)識到財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施在給集團(tuán)化企業(yè)的管理工作帶來便利的同時(shí)，也會對傳統(tǒng)的會計(jì)監(jiān)督職能帶來一定的沖擊和變革。本文認(rèn)為，企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)在一定程度上對費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)過程中的會計(jì)監(jiān)督產(chǎn)生較大沖擊，面對這種情況，企業(yè)應(yīng)通過流程再優(yōu)化和管理制度創(chuàng)新的方式來保障會計(jì)監(jiān)督職能的有效性。

我國大中型集團(tuán)化企業(yè)在推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí)，不僅應(yīng)注重相關(guān)共享業(yè)務(wù)的流程再造和優(yōu)化，還應(yīng)全面考慮實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)對于原有會計(jì)監(jiān)督職能的沖擊。企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取多種變革手段以保證會計(jì)監(jiān)督職能的有效性，將企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)對會計(jì)監(jiān)督職能產(chǎn)生的沖擊盡可能降到最低。

（作者單位：贛南師范大學(xué)，郵政編碼：341000，電子郵箱：huixue-321@163.com）

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