賈迪新

（湘潭大學(xué)，湖南 湘潭 411105）

1 高校檔案館的管理功能

高校檔案館的管理功能是最基本也是最原始的功能，也是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。高校檔案館的管理功能主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，接受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級政府管理部門的檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，遵守《檔案法》以及相關(guān)法規(guī)，做到依法管理檔案。其次，對本校產(chǎn)生檔案的部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，并對下屬部門工作人員定期培訓(xùn)，樹立依法管檔、依法建檔的思想，完善檔案管理工作流程，提高工作效率。最后，對本校教職員工以及本校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，保證檔案存儲安全，嚴(yán)格按照規(guī)定收取以及派出檔案。

2 我國高校檔案管理制度存在的問題

由于高校的檔案都具有保密性，檔案管理人員的管理觀念與方法相對狹隘，限制了高校檔案管理效率和質(zhì)量的提升。高校檔案館的管理人員必須及時(shí)認(rèn)清現(xiàn)階段的問題，抓住問題的主要方面及時(shí)改正，從而開展更加科學(xué)、高效的信息管理服務(wù)工作。

2.1 高校檔案館管理體制老套

所謂“管理體制”指各單位根據(jù)本單位實(shí)際情況，因地制宜地探索、分析與制定符合單位發(fā)展規(guī)律的管理方式，對單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)起到助推作用。高校檔案館管理也就是指尋找一條適合本檔案館發(fā)展路徑的管理體制和組織制度。高校檔案館管理體制主要包括檔案館的管理權(quán)范圍、檔案管理人員的權(quán)限職責(zé)以及對檔案存放管理的規(guī)定。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到臨，現(xiàn)行的高校檔案館管理體制并沒有根據(jù)實(shí)際需要作出調(diào)整，管理體制老套的問題持續(xù)已久。正是因?yàn)?，管理體制的合理與否直接決定了高校檔案館管理工作能否順利地開展與進(jìn)行。所以，管理體制務(wù)必與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，保證管理體制的鮮活性，使其能滿足高校需求，隨著現(xiàn)實(shí)情況的變動(dòng)不斷更新。

2.2 高校檔案館管理體制的設(shè)置不合理

高校檔案館體制的設(shè)置是高校檔案館管理體制最重要的部分，設(shè)置的是否合理直接決定著管理體制是否能高效、高質(zhì)、科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)。目前，許多高校出現(xiàn)了管理體制設(shè)置不合理的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在高校檔案管理人員積極性不高，出現(xiàn)消極怠工、懶散工作的現(xiàn)象以及沒有在高校的管理中發(fā)揮重要作用，因而影響高校檔案工作的進(jìn)一步開展。

2.3 高校檔案管理人員缺乏新生力量

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”得到了廣泛應(yīng)用，許多高校檔案館在檔案管理方面運(yùn)用了高新信息技術(shù)，但是并沒有將信息化檔案的作用和價(jià)值發(fā)揮出來。主要原因有兩方面，首先，高校檔案管理人員趨于老齡化，由于工作的枯燥與單一，高校檔案館的工作并不是檔案專業(yè)人才以及高校優(yōu)秀畢業(yè)生的首選，所以出現(xiàn)了管理與技術(shù)的脫節(jié)。其次，大部分檔案管理人員都是行政人員，他們對檔案知識了解甚少，并且對于檔案信息化技術(shù)運(yùn)用的并不熟練，不能高效管理檔案來服務(wù)用戶。

2.4 用戶缺乏對高校檔案館服務(wù)功能的認(rèn)識

由于當(dāng)前高校學(xué)生對檔案的認(rèn)知不足，導(dǎo)致對高校檔案館的功能很陌生，認(rèn)為其僅僅是保存與管理檔案的部門，與自己的相關(guān)利益并無瓜葛。但是除了檔案館最基本的歷史存續(xù)、管理以及資政維權(quán)職能，服務(wù)功能也在高校檔案管理制度中占據(jù)重要地位。也就是說提高群眾對檔案的認(rèn)知，服務(wù)在校師生、學(xué)校管理者甚至社會(huì)公眾，使其了解檔案館功能，對于優(yōu)化與創(chuàng)新檔案館管理體制有重要作用。

3 檔案管理制度的創(chuàng)新之舉

高校檔案館管理工作學(xué)校行政工作的重點(diǎn)，然而傳統(tǒng)的高校檔案館管理體制存在缺陷，使得檔案館管理工作存在一些不足之處，沒有很好地發(fā)揮出檔案館管理工作的真正作用。所以，需要對現(xiàn)有的高校檔案館管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，使高校檔案館管理體制更加科學(xué)、合理，運(yùn)轉(zhuǎn)的更加高效，從而推動(dòng)高校其他工作的順利開展。

3.1 規(guī)范高校檔案館管理體制制定過程

對于高校檔案館管理體制老套以及設(shè)置不合理的問題，就要打破檔案館檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，規(guī)范高校檔案管理體制的制定過程。首先，制定管理體制的基礎(chǔ)就是以《檔案法》為準(zhǔn)則，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)制定管理體系。其次，在制定管理體制的過程中，要廣泛聽取檔案學(xué)專家以及檔案管理人員的建議，讓他們真正成為體制的制定者，這樣才能制定出更貼合高校實(shí)際情況的管理 制度。

3.2 發(fā)揮體制的活性

隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)高校檔案館原管理制度的死板與僵硬以及高校檔案管理工作的愈加復(fù)雜，使得目前的管理體制不能滿足實(shí)際的需求，因此使得檔案館運(yùn)轉(zhuǎn)低效，不能發(fā)揮其在高校管理中的重要作用。因此，創(chuàng)新高校檔案館管理體制勢在必行，而首先要做的就是發(fā)揮管理體制的活性，發(fā)揮體制的活性主要分為兩個(gè)方面。第一，人為的賦予管理制度活性，讓高校檔案館管理人員可以根據(jù)本校實(shí)際情況以及管理需要隨時(shí)在不違背《檔案法》以及基本原則的前提下調(diào)整管理制度。第二，柔性引才，摒棄年齡、時(shí)間、地域的限制，提高人才的薪酬待遇，解決異地就業(yè)的醫(yī)療、教育、保障等后顧之憂，最大限度的吸引專業(yè)的有能力的高校檔案管理人員，充分發(fā)揮人才的作用，以彰顯管理體制的活性。

3.3 制定的體制體現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù)管理觀念的創(chuàng)新

由于社會(huì)各界對檔案館服務(wù)功能的缺失，所以檔案館在改變自身形象的基礎(chǔ)上要通過組織普法活動(dòng)宣傳檔案館的服務(wù)功能，由此提高開放程度、增強(qiáng)服務(wù)意識。在普及服務(wù)功能的基礎(chǔ)上，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的“以人為本”的思想，改變自身形象，追求個(gè)性化服務(wù)以及服務(wù)理念。因此，高校檔案館應(yīng)重新設(shè)定目標(biāo)，其目標(biāo)應(yīng)該為最大限度的實(shí)現(xiàn)知識的共享與創(chuàng)新，充分利用館藏資源，使其成為學(xué)生、教職工以及社會(huì)可以利用的知識資源，在發(fā)揮其歷史存續(xù)與學(xué)術(shù)研究的基本功能的同時(shí)，充分發(fā)揮服務(wù)功能。在發(fā)揮服務(wù)功能的基礎(chǔ)上，提供個(gè)性化服務(wù)，針對不同的社會(huì)群體，給予最適宜的服務(wù)，以此彰顯與社會(huì)制度以及政治文化的高度契合。

3.4 激發(fā)高校檔案管理人員工作積極性

高校檔案館管理體制重要性的需要檔案管理人員充分發(fā)揮其職能。因此，高校檔案館管理人員工作懈怠、工作積極性不高的問題嚴(yán)重影響著管理體制的效力。對此，考慮根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整對管理人員的管理，如對管理人員實(shí)行績效考核、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰機(jī)制以及升職考察機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)其積極性，最大程度發(fā)揮管理制度的效果。

4 結(jié)語

高校檔案館管理工作在高校中的作用無需多言，因此與時(shí)俱進(jìn)、因地制宜的創(chuàng)新高校檔案館管理制度勢在必行，充分發(fā)揮其管理作用。所以，要以高校檔案館的管理功能為切入點(diǎn)，充分發(fā)揮體制活性，調(diào)動(dòng)高校檔案管理人員積極性來創(chuàng)新管理機(jī)制。