畢楊帆

（國(guó)家管網(wǎng)集團(tuán)東部原油儲(chǔ)運(yùn)有限公司，江蘇 徐州 221008）

1 實(shí)物檔案界定及形成

1.1 檔案界的x

“實(shí)物檔案”的出現(xiàn)在檔案學(xué)術(shù)界引發(fā)不小的風(fēng)波，很多學(xué)者認(rèn)為實(shí)物檔案并非檔案，原因是實(shí)物檔案不具備檔案的本質(zhì)屬性-原始記錄性，正如吳保康在《檔案學(xué)概論》中指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”[1]，大部分實(shí)物檔案是后期加工而成，無(wú)法體現(xiàn)檔案屬性的原始性，但是根據(jù)檔案概念的延伸，實(shí)物檔案是能夠反映職能活動(dòng)和歷史原貌的，所以實(shí)物檔案的檔案界定在很長(zhǎng)一段時(shí)間很難完成。

1.2 實(shí)物檔案的定義

對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，狹義的實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映企業(yè)職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定物品。實(shí)物檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存、擅自銷(xiāo)毀或據(jù)為己有，必須由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。

1.3 實(shí)物檔案的特點(diǎn)

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)生活中直接形成的原始性信息記錄，具有真實(shí)可靠性，實(shí)物檔案也同樣具備檔案的共同特性，它是在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生和形成的，能夠真實(shí)地記載和反映歷史原貌，除此之外，實(shí)物檔案還有載體多樣性、形狀不規(guī)則性、形成時(shí)間無(wú)周期性等特點(diǎn)[2]。

1）載體多樣性。實(shí)物檔案載體的多樣性，是其區(qū)別于其他檔案的顯著特點(diǎn)，沒(méi)有既定載體，實(shí)物檔案的載體，涵蓋了紙、銅、鐵、鉛、木、石、布類(lèi)、漆類(lèi)、塑料、玻璃、水晶等諸多材質(zhì)，載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆，墨汁等多種表現(xiàn)形式。

2）形狀不規(guī)則性。實(shí)物檔案載體尺寸沒(méi)有固定規(guī)格。形狀有大有小、有長(zhǎng)有短、有三角形，也有立體形的。

3）形成時(shí)間無(wú)周期性。實(shí)物檔案在形成時(shí)間上沒(méi)有周期性的規(guī)律。

2 實(shí)物檔案分類(lèi)及管理

2.1 實(shí)物檔案分類(lèi)

由于實(shí)物檔案載體各異、形狀不規(guī)則、大小不一，給整理工作帶來(lái)一定困難，再者每個(gè)企業(yè)職能活動(dòng)不一樣，所形成的實(shí)物檔案種類(lèi)有一定差異。從延長(zhǎng)檔案壽命的角度而言，將實(shí)物檔案按照載體類(lèi)別進(jìn)行劃分最為合理。

2.2 實(shí)物檔案管理

1）收集。檔案收集工作是保證檔案完整性的重要前提，是檔案業(yè)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。國(guó)有企業(yè)實(shí)物檔案的收集范圍主要有：企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)實(shí)物，包括獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等；本企業(yè)重大活動(dòng)形成的有保存價(jià)值的憑證性實(shí)物，包括活動(dòng)標(biāo)志、首日封、紀(jì)念郵票等紀(jì)念品；本企業(yè)成立以來(lái)使用過(guò)的牌匾、使用期結(jié)束具有永久保存價(jià)值的印章等；其他一些有保存價(jià)值的實(shí)物，比如：本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎(jiǎng)的產(chǎn)品樣品、反映生產(chǎn)歷史的有代表性的物品等。

2）歸檔。實(shí)物檔案在歸檔時(shí)間和歸檔質(zhì)量上有明確要求，即歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門(mén)移交，確需在有關(guān)部門(mén)暫時(shí)保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門(mén)拍照登記，再辦理借用手續(xù)。另外，載體上未標(biāo)注題名等信息的獎(jiǎng)?wù)?、禮品、產(chǎn)品樣品等實(shí)物檔案，移交單位要附文字說(shuō)明，并進(jìn)行確認(rèn)。

3）整理。實(shí)物檔案的整理要遵循便于保管和利用、不破壞原貌的原則。實(shí)物檔案以“件”為單位，按類(lèi)別歸檔，逐件粘貼標(biāo)簽。需要注意的是，不同載體的實(shí)物檔案標(biāo)簽粘貼位置有所差異。需要按照歸檔實(shí)物分類(lèi)方案和檔號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。

4）數(shù)字化處理。實(shí)物檔案應(yīng)按件進(jìn)行數(shù)字化處理，保存相應(yīng)電子文件。實(shí)物檔案的數(shù)字化處理一般為掃描、拍攝照片或影像。掃描圖片及照片數(shù)據(jù)為JPEG格式，攝像數(shù)據(jù)為MPEG-2格式。平面型實(shí)物檔案，應(yīng)將封面、內(nèi)芯每頁(yè)掃描或拍照。紙張為照片的，彩色掃描分辨率應(yīng)600dpi及以上，為普通紙的，彩色掃描分辨率應(yīng)300dpi及以上。立體型實(shí)物檔案的正面、兩側(cè)面均應(yīng)拍照。

5）保管。實(shí)物檔案一般劃為永久保存。由于載體特殊性，實(shí)物檔案保管工作成為日常維護(hù)的核心工作，應(yīng)專(zhuān)庫(kù)或?qū)９耜惲斜９埽⒈３终麧?，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色。易蟲(chóng)蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。實(shí)物檔案庫(kù)房溫濕度要嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)，溫度范圍14℃～24℃，濕度范圍45%～60%。

6）利用。檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)有效的提供實(shí)物檔案利用服務(wù)。利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。檔案部門(mén)應(yīng)積極配合企業(yè)舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關(guān)實(shí)物檔案的照片或復(fù)制件。珍貴的或不易搬動(dòng)的實(shí)物檔案，只需提供實(shí)物檔案照片使用。

3 實(shí)物檔案應(yīng)用及影響

3.1 實(shí)物檔案的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，日常檔案的基礎(chǔ)性利用已難以滿(mǎn)足各行各業(yè)檔案利用者的不同需求了，為了不斷擴(kuò)展檔案服務(wù)，需要開(kāi)辟新的利用途徑及方式，通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)和宣傳力度，來(lái)增強(qiáng)企業(yè)的知名度，進(jìn)而提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。實(shí)物檔案作為企業(yè)檔案的一部分，恰恰能夠反映企業(yè)的文化形象，對(duì)企業(yè)的信譽(yù)積累起到了舉足輕重的作用。

實(shí)物檔案因其載體多樣性的特點(diǎn)，具有形式多樣，色彩豐富等視覺(jué)效果，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更具有直觀性和觀賞性。榮譽(yù)類(lèi)實(shí)物檔案多用于爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng)中，數(shù)字化后的實(shí)物檔案通常以照片格式或者其他格式被擇優(yōu)利用，比如在編寫(xiě)企業(yè)志等檔案文獻(xiàn)資料時(shí)，通常要引用大量老照片，其中一部分是以照片形式存在的實(shí)物檔案。還可以用于豐富企業(yè)檔案展覽室，既有效的傳承了企業(yè)文化，也宣傳了企業(yè)精神。

3.2 實(shí)物檔案的影響

一是有效的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享。實(shí)物檔案的合理收集為企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)提供了優(yōu)良的基礎(chǔ)，從結(jié)構(gòu)框架來(lái)說(shuō)，實(shí)物檔案的出現(xiàn)構(gòu)建了更為豐富、門(mén)類(lèi)更為齊全的館藏檔案體系，優(yōu)化了多元化的資源結(jié)構(gòu)。信息化的實(shí)物檔案更是發(fā)揮了潛在的推動(dòng)作用，不僅拓寬了服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了高效的查詢(xún)借閱功能，還最大限度的滿(mǎn)足了利用者的需求。二是實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的變革。不同于其他檔案，實(shí)物檔案在收集整理利用等業(yè)務(wù)工作中均展現(xiàn)了其獨(dú)特性，這就要求檔案管理人員不能拘泥于陳舊的檔案管理模式，需要根據(jù)不同檔案的特征來(lái)做出相應(yīng)調(diào)整，以確保檔案的完整性和可利用性。

4 結(jié)論

總之，在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集管理和利用工作，深度挖掘檔案信息資源，增大企業(yè)檔案格局，強(qiáng)化新型檔案服務(wù)方式，努力構(gòu)建現(xiàn)代化大檔案模式，為國(guó)有企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。