周 迅

（吉林省輕工業(yè)設(shè)計(jì)研究院，吉林 長(zhǎng)春 130021）

事業(yè)單位檔案管理主要是指利用有效的圖片及文字方式，記錄主要發(fā)展歷史進(jìn)程及其它真實(shí)反映管理信息資源的綜合性整理結(jié)果。檔案信息化建設(shè)是近年來(lái)在管理單位建設(shè)中重要的行政管理工作。在信息化進(jìn)程快速發(fā)展的新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理體系中的管理方式與制度建設(shè)已不能適應(yīng)發(fā)展形勢(shì)。人們簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理工作就是人事檔案的保存與查閱。本文主要通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，闡述了事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略發(fā)展方向。

1 事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的原則

檔案管理服務(wù)是當(dāng)前備受事業(yè)單位關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容，為保證服務(wù)質(zhì)量和效率的穩(wěn)步提升，嚴(yán)格遵循以下幾項(xiàng)原則是非常重要的：一是完整性原則。由于事業(yè)單位檔案信息復(fù)雜多樣，涉及不同層面，也有著很大的時(shí)間跨度，所以在檔案管理服務(wù)當(dāng)中，首先需要保證檔案資源的完整性以及全面性，可以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，為單位的長(zhǎng)久運(yùn)轉(zhuǎn)提供決策依據(jù)，也為黨和國(guó)家事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。不管是單位的檔案管理還是檔案服務(wù)，都需要把完整性原則作為基礎(chǔ)，確保檔案信息功能的發(fā)揮。二是真實(shí)性原則。這里所提到的真實(shí)性原則主要指的是確保事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容真實(shí)，這是優(yōu)化檔案管理服務(wù)的一個(gè)根本。而且要挖掘檔案知識(shí)的價(jià)值，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，保證各項(xiàng)服務(wù)工作都能夠滿足各方面的要求，需要把真實(shí)性原則貫穿全過(guò)程，用優(yōu)質(zhì)和完善真實(shí)的服務(wù)推動(dòng)事業(yè)單位長(zhǎng)效發(fā)展。三是人本性原則。不管是檔案管理還是檔案服務(wù)，都必須將以人為本落到實(shí)處，這是當(dāng)前貫徹科學(xué)發(fā)展觀，落實(shí)人文理念的重要做法。事業(yè)單位也需要在實(shí)際工作當(dāng)中充分考量社會(huì)需求，把滿足檔案服務(wù)需要作為核心，保證各項(xiàng)檔案資料都能發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理中存在著諸多問(wèn)題，具體表現(xiàn)存以下幾個(gè)方面：一是事業(yè)單位檔案管理收集信息不完整。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的工作，隨著工作進(jìn)程的發(fā)展進(jìn)程時(shí)間長(zhǎng)短，部分檔案整理工作時(shí)間性跨度較大。部分事業(yè)單位的檔案信息收集工作在較長(zhǎng)時(shí)間跨度內(nèi)的連續(xù)性受到了嚴(yán)重的影響。資料時(shí)間順序上的整體性出現(xiàn)了一定的斷層。二是檔案管理技術(shù)不過(guò)關(guān)。檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展與進(jìn)步，與傳統(tǒng)的檔案管理工作有非常大的區(qū)別。主要體現(xiàn)在檔案查詢與檔案利用率方面，事業(yè)單位的檔案管理信息化是一個(gè)應(yīng)用效果較好的管理模式。在具體的檔案管理工作中現(xiàn)有的檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理信息化的掌握程度不盡人意，檔案管理工作人員不能熟練的應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)。所以事業(yè)單位總體檔案信息化管理水平 偏低。

3 事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)效率提升策略

3.1 運(yùn)用現(xiàn)代科技創(chuàng)新服務(wù)

伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的工作效率得到提高。事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施要在質(zhì)量以及服務(wù)效率方面獲得突破，也需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段與現(xiàn)代管理方法的運(yùn)用，在此基礎(chǔ)上，打造創(chuàng)新型的管理服務(wù)模式。過(guò)去的檔案管理類別繁多，細(xì)節(jié)繁瑣，信息查找耗時(shí)長(zhǎng)，且容易出現(xiàn)不同程度的失誤，也會(huì)增加管理服務(wù)的成本。面對(duì)這樣的情況，事業(yè)單位在檔案管理服務(wù)當(dāng)中要加大先進(jìn)設(shè)備設(shè)施投入力度，完善信息化檔案管理系統(tǒng)和管理平臺(tái)。該平臺(tái)在建設(shè)和運(yùn)行當(dāng)中需要配備科學(xué)化的管理軟件與安全性強(qiáng)的防火墻，維護(hù)信息安全真實(shí)，助推檔案管理信息化與一體化建設(shè)。比如，可以在開展事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中有效利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息存儲(chǔ)、檢索與查閱等相關(guān)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行徹底改變和優(yōu)化?；跀?shù)字化技術(shù)應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)可以從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的有效性，但是必須要確保檔案管理軟件設(shè)備與硬件的質(zhì)量，保證各級(jí)事業(yè)單位可以選擇符合本事業(yè)單位檔案管理工作的信息化管理技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)，力求可以持續(xù)完善事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升其檢索和利用檔案資源的效率，同時(shí)也可以增強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)同其他相關(guān)系統(tǒng)之間的兼容性，如可以在共享檔案資料的過(guò)程中做到有效互補(bǔ)，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

3.2 注重提高檔案管理的信息化水平

作為檔案管理者，應(yīng)該始終樹立終身學(xué)習(xí)理念，工作過(guò)程中應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)信息專業(yè)知識(shí)，掌握具體的技術(shù)、工作內(nèi)容，利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案工作流程，提高事業(yè)單位檔案工作質(zhì)量、工作效率。在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)應(yīng)該注意技術(shù)所帶來(lái)的安全隱患，保證網(wǎng)絡(luò)安全，做好檔案的備份工作，避免檔案遭受到病毒，黑客攻擊而受損。另外事業(yè)單位還應(yīng)該注重高素質(zhì)檔案人才培養(yǎng)，定期開展培訓(xùn)，確保檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)及時(shí)得到革新，掌握信息化檔案管理具體要求，從而促使檔案管理工作向著規(guī)范化、專業(yè)化、信息化方向發(fā)展。

3.3 化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

由于檔案管理工作的性質(zhì)，這一工作在大多數(shù)事業(yè)單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業(yè)技術(shù)的人才的首選，因此目前我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴(yán)重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當(dāng)未來(lái)事業(yè)單位進(jìn)行檔案電子化后，現(xiàn)有的檔案管理人才將無(wú)法支撐電子檔案的管理和維護(hù)工作。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化檔案管理人才的結(jié)構(gòu)，通過(guò)吸納具有相關(guān)技術(shù)和技能的年輕人進(jìn)入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉(zhuǎn)化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業(yè)知識(shí)和技能的年輕人充分發(fā)揮其作用。

3.4 加強(qiáng)信息安全防護(hù)

電子信息雖然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的問(wèn)題，并且電子信息的泄密不同紙質(zhì)信息直觀，因此難以被發(fā)現(xiàn)。為加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案的管理，應(yīng)當(dāng)建立電子信息保密制度，重視信息安全防護(hù)，避免因信息泄露造成損失。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子信息保密的相關(guān)措施建立完善的電子信息保密制度，對(duì)于電子信息的儲(chǔ)存、調(diào)取等相關(guān)操作進(jìn)行規(guī)范，并要求相關(guān)人員遵守相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行操作，防止因不正規(guī)操作造成信息泄露。此外，事業(yè)單位信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)應(yīng)用防火墻以及身份驗(yàn)證技術(shù)，防止外部攻擊者以及未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案中的關(guān)鍵信息造成信息泄密事故。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案信息化管理是為行政管理工作提供決策依據(jù)與執(zhí)行性數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)性管理工作。檔案管理工作主要存在著事業(yè)單位檔案管理收集信息不完整、檔案管理技術(shù)不過(guò)關(guān)、事業(yè)單位檔案管理工作在日常行政管理工作中不被重視等問(wèn)題。信息化事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化信息檔案管理工作運(yùn)行成本費(fèi)用低，但是前期投入的成本較高、檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)有利于行政管理工作的工作效率提高。