如何提升辦公室檔案文書管理工作

張鹿秀

（長(zhǎng)安銀行股份有限公司寶雞分行，陜西 寶雞 721000）

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生多方面的檔案文件，例如企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理需要進(jìn)行上傳下達(dá)，進(jìn)行日常管理需要收文發(fā)文，在進(jìn)行大小會(huì)議時(shí)，需要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄；在進(jìn)行商業(yè)合作時(shí)，會(huì)形成商業(yè)合同等，企業(yè)在職能活動(dòng)中形成辦理完畢作為文書檔案保存的文件材料等等。

1 辦公室檔案文書管理工作的概述

檔案文書管理是通過(guò)對(duì)檔案文書的管理，可以對(duì)事物進(jìn)行較好的存儲(chǔ)，是對(duì)后期工作的一個(gè)有效性保證和引導(dǎo)。檔案文書所記錄的內(nèi)容具有真實(shí)有效性，其內(nèi)容的載體是企業(yè)中各個(gè)部門的具體事物[1]。因此，在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中往往是按照部門事項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行具體劃分的。企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，為了保證企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，需要按照企業(yè)運(yùn)行特點(diǎn)進(jìn)行具體部門劃分以及各類合同文件的簽訂。對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的載體都較為豐富，所涉的經(jīng)濟(jì)性文件、會(huì)計(jì)類檔案、人事類文件、行政類管理文件以及其他上級(jí)部門、監(jiān)管部門、政府管理部門等相關(guān)性文件都需要進(jìn)行有效的行政管理。檔案的管理是對(duì)具體經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行記錄，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，在發(fā)展過(guò)程中，對(duì)任一時(shí)間進(jìn)行有效的記錄能夠在一定程度上完成相互之間的有效性連接。同時(shí)，檔案管理的過(guò)程中并不僅僅是以完全的記錄為主的，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中為了保證經(jīng)營(yíng)的合法性，相關(guān)政府部門會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)進(jìn)行有效的考察，企業(yè)檔案管理能夠在該類檢查中對(duì)自身的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)進(jìn)行有效性展示。

2 辦公室檔案文書管理工作存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不健全

檔案管理工作是對(duì)企業(yè)核心文件進(jìn)行管理，對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有重要意義。但是，在現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理過(guò)程中還存在較多的問(wèn)題，這一現(xiàn)象是由于企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)于企業(yè)檔案管理工作未制定有效的管理制度。在企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，各部門各司其職，但是對(duì)于檔案管理工作未進(jìn)行相關(guān)性制度的連接，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)部門之間對(duì)于管理責(zé)任進(jìn)行互相推諉的現(xiàn)象[2]。經(jīng)過(guò)調(diào)查研究顯示，部門員工在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì)將辦理完結(jié)的文件，裝訂成冊(cè)，交由綜合部門，各部門員工工作性質(zhì)較為復(fù)雜，意識(shí)不強(qiáng)，也缺乏足夠時(shí)間和精力來(lái)對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，甚至?xí)斐蓹n案遺失，不全等現(xiàn)象。

2.2 管理檔案的方式較為落后

在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查研究的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)對(duì)于檔案管理工作并不重視。主要表現(xiàn)為，很多公司為了節(jié)省房租、人力等成本，極少數(shù)會(huì)安排專門人員保管最初的檔案文件，甚至有些企業(yè)沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，這一現(xiàn)象導(dǎo)致的直接結(jié)果為檔案存放極為混亂，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成材料的遺失[3]。

2.3 工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知存在差異，檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，大部分員工對(duì)于檔案管理工作缺乏有效的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致在管理工作中大部分員工認(rèn)為檔案管理工作并未納入自身工作的范圍，使其在管理工作時(shí)，各部門都存在較為嚴(yán)重責(zé)任推諉。同時(shí)，各個(gè)業(yè)務(wù)部門在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中由于所承擔(dān)的工作角色較多，事務(wù)較為復(fù)雜，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于時(shí)間、空間、工作任務(wù)的輕重緩急等因素影響也導(dǎo)致其未能進(jìn)行有效的檔案管理工作。導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中并未進(jìn)行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案查詢過(guò)程中出現(xiàn)檔案收集不完全、檔案未能按照要求進(jìn)行裝訂、檔案具有缺失和混亂的現(xiàn)象發(fā)生等。

2.4 信息化管理程度不高

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，不僅要從管理者的角度尋找問(wèn)題，還應(yīng)該緊緊跟隨時(shí)代的潮流，根據(jù)現(xiàn)代化的發(fā)展方式完成有效的管理。信息化的發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展方向，但是在具體操作中仍然存在較多問(wèn)題，例如，辦公硬件的落后、整個(gè)單位無(wú)辦公檔案為一體的系統(tǒng)等，都嚴(yán)重影響了信息化檔案管理的腳步。

3 提升辦公室檔案文書管理工作的措施

3.1 健全制度、規(guī)范管理

根據(jù)上文可知，檔案管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中具有重要作用，因此，在進(jìn)行文檔管理的過(guò)程中首先應(yīng)該讓所有員工充分認(rèn)識(shí)檔案文件的重要性。檔案文書管理工作想要順利進(jìn)行，需要管理部門對(duì)檔案文書管理工作進(jìn)行相關(guān)性制度的制定，并對(duì)管理工作安排，同時(shí)給檔案存檔規(guī)劃專門區(qū)域，改變?cè)性诖娣艡n案時(shí)由于缺乏專業(yè)的檔案存儲(chǔ)區(qū)域，而導(dǎo)致檔案存放混亂的狀況。

3.2 提高對(duì)管理工作的重視度

檔案管理工作并非針對(duì)某一部門或者某一人群，在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)該建立自上而下，人人參與的管理方式。在管理過(guò)程中，專業(yè)檔案管理人員需要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行充分有效的認(rèn)識(shí)，同樣，為了對(duì)該行為進(jìn)行具體有效執(zhí)行，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該對(duì)執(zhí)行力較強(qiáng)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。以達(dá)到后期便利查閱的目的。

3.3 規(guī)范整理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案整理過(guò)程中最重要的步驟為收集資料、對(duì)于檔案文件進(jìn)行歸納整理、將文檔進(jìn)行裝訂、對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)，將其上繳檔案管理部門。各部門負(fù)責(zé)人及員工在日常工作中也應(yīng)該主動(dòng)參與到檔案管理的工作中，在相關(guān)資料繳入檔案室之前，待到事件完成以后，對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行歸類整理，按檔案制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂整理，打印頁(yè)碼，編寫目錄及移交清冊(cè)，將所有文件上繳檔案管理部門[4]。

3.4 加大信息化管理

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的形式下，企業(yè)檔案管理也應(yīng)開發(fā)建立辦公檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)將電子檔案進(jìn)行歸類和處理，更加科學(xué)，減少人工，不僅能夠節(jié)省存放檔案的空間，還能便利各部門之間的工作。例如，在進(jìn)行文件編輯的過(guò)程中可以充分利用Office等辦公軟件以及OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的整理和保管。

4 結(jié)束語(yǔ)

在檔案文書管理過(guò)程中，想要進(jìn)行有效檔案管理必須從多個(gè)方面進(jìn)行，本文以如何提升辦公室檔案文書管理工作為研究方向，總結(jié)有效策略，希望能為企業(yè)檔案管理工作起到一定積極引導(dǎo)作用。企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)所涉及的方面是多面的，在進(jìn)行各類型檔案管理過(guò)程中，為保證公司內(nèi)部文件科學(xué)管理，需要在管理方式、管理制度、管理人員等幾個(gè)方面進(jìn)行整合，以達(dá)到有效的檔案管理的目的。