高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)方法初探

謝孟勝

（煙臺(tái)幼兒師范高等專科學(xué)校，山東 煙臺(tái) 265600）

近幾年，高校離退休教職工的數(shù)量越來越多，這就導(dǎo)致相關(guān)信息的數(shù)量增加，這無疑使檔案的數(shù)據(jù)整理與更新工作更加繁重，所以高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)工作勢(shì)在必行。它不僅可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，還能提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)其科學(xué)性和先進(jìn)性，

1 高校離退休人員電子檔案系統(tǒng)的必要性

1）是高校信息化建設(shè)的重要構(gòu)成。在信息化建設(shè)快速發(fā)展背景下，高校的信息化工作水平要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，目前高校的教學(xué)管理、學(xué)生檔案、人事部門、辦公等都是信息化工作體系的重要構(gòu)成，而離退休人員的電子檔案更是高校管理工作的重要組成部分，所以離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)而應(yīng)滿足時(shí)代的發(fā)展需求，提高信息化水平。

2）是高校離退休工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校離退休教職工電子檔案建設(shè)工作水平直接決定高校服務(wù)管理水平，而離退休服務(wù)工作與高校信息管理工作有效銜接才是高校信息化建設(shè)的重要途徑。電子檔案系統(tǒng)建設(shè)為高校檔案管理部門和離退休教職工都提供便捷，他們可以根據(jù)需要查詢自己的信息，在這一定程度上大大提高高校服務(wù)離退休教職工的服務(wù)水平。

3）是提高服務(wù)管理人員綜合素質(zhì)的關(guān)鍵途徑。在高校離退休檔案管理工作中要想提高信息技術(shù)水平，就要為其提供一支專業(yè)的、具有良好工作作風(fēng)的離退休教職工檔案管理人員隊(duì)伍，同時(shí)他們要具備信息技術(shù)應(yīng)用能力，在檔案管理工作中發(fā)揮信息管理地優(yōu)勢(shì)。這不僅可以使繁瑣的管理工作更加便捷，還能使管理人員有更多的時(shí)間和精力改革與創(chuàng)新管理模式，以此來完善檔案管理體系。

4）是促進(jìn)離退休教職工與高校服務(wù)人員有效互動(dòng)的渠道。在高校電子檔案管理工作中，相關(guān)工作者要加強(qiáng)與離退休教職工的聯(lián)系，便于及時(shí)做好信息的更新與反饋工作，以此來提高高校的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。以往檔案管理模式下，需要工作人員通過書信來往、打電話、開展座談會(huì)等方式和離退休人員進(jìn)行溝通，雖然這些溝通方式相對(duì)直接，但是通常會(huì)影響信息的準(zhǔn)確性，而離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)為工作人員提供便捷，他們可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息交流、信息共享，使溝通更加及時(shí)和有效，而且還能使工作人員更好地了解他們的需求和心理、精神狀況。

2 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)部分，第一；基本信息電子檔案分系統(tǒng)，具體包括姓名、電話、性別、年齡、離退休的確切時(shí)間、任職部門等，這些信息的登記與更新工作是由學(xué)校人事檔案管理部門負(fù)責(zé)的。第二；健康信息電子檔案分系統(tǒng)，健康檔案信息系統(tǒng)是由基本信息和健康信息共同組成，包括病史、治療情況、家庭的病史、每年的體檢結(jié)果、疫苗接種情況、生病的時(shí)間與治療過程等。尤其要記錄離退休教職工的住院情況和醫(yī)藥費(fèi)保險(xiǎn)信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性，從而為離退休職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第三；工資信息分系統(tǒng)，它是指離退休教職工的工資變化、補(bǔ)貼費(fèi)用等相關(guān)信息，特別是信息的變動(dòng)情況和具體原因，這部分信息是由人事和高校財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)收集與統(tǒng)計(jì)的。第四；住址和親屬情況信息分系統(tǒng)，這一系統(tǒng)作為整個(gè)電子檔案體系的重要構(gòu)成，是了解離退休職工當(dāng)前狀況的關(guān)鍵途徑。所以系統(tǒng)中應(yīng)該包含離退休教職工的住址、家庭成員的住址、電話、微信等，便于高校檔案管理工作人員進(jìn)行信息的更新與管理。第五；政治面貌信息分系統(tǒng)，主要包括他們政治面貌以及政治面貌變動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)和在團(tuán)體中擔(dān)任的具體職務(wù)，這一部分主要由學(xué)校的組織部來負(fù)責(zé)系統(tǒng)的管理工作。最后；走訪、困難記錄分系統(tǒng)，主要包括學(xué)校慰問離退休教職工的記錄以及一些需要學(xué)校特殊照顧和關(guān)懷的職工信息，這些信息也是學(xué)校對(duì)這些困難教職工進(jìn)行補(bǔ)助的重要依據(jù)。

3 高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)注意事項(xiàng)

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是個(gè)長期且系統(tǒng)的工作，完善離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)對(duì)于優(yōu)化服務(wù)管理，完善系統(tǒng)有重要意義。為此，高校在建設(shè)離退休教職工電子檔案系統(tǒng)時(shí)要注意以下幾點(diǎn)，以此來提高檔案系統(tǒng)的科學(xué)性與可持續(xù)性。

1）增強(qiáng)信息采集方式的多樣性。高校離退休教職工信息采集方式主要包括以下幾種，其一；高校人事部根據(jù)檔案的現(xiàn)有信息保證其正確性。其二；通過微信、電話、郵件或者上門等方式收集相關(guān)信息和具體數(shù)據(jù)，通過核實(shí)了解每個(gè)離退休教職工的具體情況，從而保證檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性。其三；通過整理他們工作期間的相關(guān)材料，通過分析和匯總采集信息，使信息更加完整。

2）增強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的及時(shí)性。建立高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)不是短時(shí)間內(nèi)就能完成的事，它需要發(fā)揮各個(gè)部門的協(xié)同作用。所以學(xué)校的管理者首先要認(rèn)識(shí)到建立電子檔案系統(tǒng)的重要性，并且要根據(jù)實(shí)際情況成立專門的電子檔案系統(tǒng)建設(shè)小組，并且建立完善的制度，使每個(gè)成員各司其職，為電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作提供保障。離退休教職工在不斷的變化，因此相關(guān)數(shù)據(jù)信息需要及時(shí)更新，為此，在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該保證各個(gè)分系統(tǒng)之間相互關(guān)聯(lián)，保證信息更新的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

3）增強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性。離退休教職工電子檔案系統(tǒng)是檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化的重要途徑，也是管理檔案信息的重要渠道，而且在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)可以提高檔案信息的利用率。但是目前網(wǎng)絡(luò)信息管理具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，尤其信息缺乏保密性，這嚴(yán)重影響檔案管理信息化建設(shè)的有效性。在建立電子檔案系統(tǒng)過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，所以在建設(shè)電子檔案系統(tǒng)過程中應(yīng)該提高工作人員的保密意識(shí)，并且加強(qiáng)系統(tǒng)的保密程度，避免發(fā)生信息外泄的情況。比如可以通過設(shè)定每個(gè)工作人員的管理權(quán)限對(duì)他們進(jìn)行限制，同時(shí)要落實(shí)信息簽名制度，完善責(zé)任機(jī)制，以此來增強(qiáng)信息的保密性，避免信息泄露造成損失。

4 結(jié)束語

高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)可以為離退休教職工提供信息統(tǒng)計(jì)、整理和分析服務(wù)，以此來提高離退休教職工電子檔案管理工作的科學(xué)性與針對(duì)性，從而為優(yōu)化離退休教職工服務(wù)提供保障，這對(duì)于構(gòu)建信息化高校，創(chuàng)設(shè)和諧校園環(huán)境有重要意義。