企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理探究

■王麗麗

（遼寧省丹東市振安區(qū)商務及工業(yè)信息化服務中心）

在企業(yè)檔案的管理工作中，合同是非常重要的類別，合同檔案管理也是其中非常重要的管理內容。作為社會發(fā)展產物的戰(zhàn)略合作協(xié)議目前屬于無名的非典型合同，盡管其對社會經濟發(fā)展具有重要作用，但在實際的歸類中，對戰(zhàn)略合作協(xié)議的分類管理還是存在一定難度的，因而仍需就企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理中存在的問題加以分析，探究優(yōu)化方案。

1 戰(zhàn)略合作協(xié)議價值

首先，戰(zhàn)略合作協(xié)議是合作雙方關系上升到戰(zhàn)略關系的有效證明，是企業(yè)之間達成強強聯(lián)合、增進業(yè)務融合、提升戰(zhàn)略認同感以及充分發(fā)揮自身優(yōu)勢的重要表現(xiàn)。而在戰(zhàn)略層面的合作，也能充分的實現(xiàn)人才、資源、技術的共享，實現(xiàn)合作雙方的共贏目標[1]。其次，是合作雙方進行深層次合作的良好指南。雙方合作意向的初步達成過程就是協(xié)議檔案形成的過程，這其中明確企業(yè)未來合作的重點方向，為進一步展開各項合作事項提供了指南。而且戰(zhàn)略合作協(xié)議只是約定框架，對雙方的權利與義務并不能直接規(guī)定，對此，還需要雙方合作機構結合協(xié)議內容，從實際出發(fā)細化落實各項合作事宜，簽訂具有法律意義的合同。再次，是企業(yè)的業(yè)務部門開拓市場的有效保障。對于合作企業(yè)而言，既可以根據戰(zhàn)略合作協(xié)議達成合作共識，促進交流，也可以將其作為企業(yè)各業(yè)務部門以及分支機構進行市場開拓的通行證。

2 企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識不足

在企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理中，對戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理重要性的認識，是決定能否有效管好協(xié)議檔案的關鍵。而從目前的管理實踐來看，由于一些戰(zhàn)略合作協(xié)議具有較短的有效期限，就導致大部分協(xié)議都在業(yè)務部門、人員手中停留，并未能從其長遠價值出發(fā)加強對協(xié)議的管理意識。對此，業(yè)務部門通常會將其作為短期保存檔案，鮮少移交給檔案管理部門，因而導致協(xié)議檔案的管理仍處于不完善狀態(tài)，影響了戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案長遠價值的發(fā)揮以及對戰(zhàn)略客戶的持續(xù)跟蹤開發(fā)。

2.2 存在失控風險

目前，戰(zhàn)略合作協(xié)議多是由兩個或兩個以上的平等法律主體共同簽署的，因而協(xié)議檔案一般由主要的牽頭機構負責。例如在銀行各分行與地方政府（或企業(yè)）間簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議時，通常要以總行名義簽訂，簽署后為方便分行取用，則由各地分行保管；而總行以及總行各職能部門主導的戰(zhàn)略合作協(xié)議則在總行各部門保管。采用這種誰帶頭誰管理的方式雖然短期方便各部門的利用，但在超過有效期限后，容易面臨一定的處置風險，對協(xié)議檔案的長期管理來說具有一定的風險。

2.3 未進行專門檔案分類管理

根據《合同法》規(guī)定，戰(zhàn)略合作協(xié)議并不屬于其任意一種合同類別，所以在實際工作，大部分戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案會直接與企業(yè)經營中其他類別的合同檔案進行混合管理。再加上管理人員理解戰(zhàn)略合作協(xié)議內容的維度不同，就會導致一些內容相似的協(xié)議檔案被歸入不同類別的檔案中，對查找利用帶來不便。對此，還需要企業(yè)進一步調整管理方案與組織人員架構，設置專門的戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理體系，避免為戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案的連續(xù)保管帶來不良影響。

2.4 歸檔范圍有待調整

通常來說在戰(zhàn)略合作協(xié)議的簽署中，都會進行非常隆重的簽署儀式，其中就會產生一系列的影像、聲音以及圖片檔案，這些資料的存在同樣見證了戰(zhàn)略合作協(xié)議簽署的過程，也是協(xié)議簽署中重要的部分，但在實際的檔案整理與收集中，很少會將這部分資料也納入檔案管理體系中，檔案歸檔范圍還僅限于文件合同的簽字蓋章，這就導致檔案的完整性與準確性還有一定的缺乏。

3 優(yōu)化企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案管理的措施

3.1 提升檔案歸檔意識

在檔案管理中，管理部門只有積極掌握公司業(yè)務，熟悉企業(yè)業(yè)務活動中各項協(xié)議的簽署，才能更好的將各項業(yè)務活動檔案對企業(yè)發(fā)展具有的長遠價值與現(xiàn)實價值宣傳到企業(yè)的業(yè)務部門。對此，要提升戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案歸檔意識，也需要從這兩個部門入手。在企業(yè)內部，檔案管理部門有普及檔案知識的義務，并據此促進企業(yè)業(yè)務部門提升對戰(zhàn)略合作協(xié)議管理的重視程度，并認識到失去有效期的戰(zhàn)略合作協(xié)議對企業(yè)的未來發(fā)展仍具有重要的參考價值。要明確經營戰(zhàn)略客戶需要長期的努力與維護，而作為良好客戶關系的證明，戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案的價值自不必說。

3.2 采用科學的管理模式

對于企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案的管理模式，本文主要提出集中管理、分散管理以及同步管理三種模式，首先，集中管理，即主要是以總部名義簽訂的協(xié)議幾種由總部檔案部門管理。這一管理方式比較統(tǒng)一，便于長期管理，以便于總部為各部門提供檔案資料，但同時，也增大了總部的工作量，申請調用檔案的流程也更為煩瑣；其次是分散管理，即誰帶頭簽署就由誰保管。這一方式減輕了總部的工作量，方便調用，但會導致總部缺乏有效的調配，出現(xiàn)負責人的更替時也容易出現(xiàn)檔案缺失的風險；最后是同步管理，即以總部名義簽署的至少要向總部備份一份，其余檔案由各部門自行管理。這一方式相對集中，多重備份也保證了檔案安全，方便各部門的調用，但是由于多頭管理必然導致資源浪費，也未必能滿足檔案歸檔要求[2]。綜合來說，三種模式各有利弊，所以在實踐中還需要結合企業(yè)的經營模式與業(yè)務規(guī)模進行調整，綜合選擇風險最小、調用最便利的方案。

3.3 根據流程與制度展開協(xié)議檔案管理工作

要想有序的做好企業(yè)的管理工作，必然要將管理工作有效的落實到企業(yè)的管理流程與制度當中。因而在企業(yè)確定管理模式后，就需要進一步把控管理流程與制度，即從制度角度明確戰(zhàn)略合作協(xié)作的檔案類別，采用優(yōu)化管理流程來達成對協(xié)議的管控。例如采用集中管理模式時，協(xié)議簽署后就需要先將檔案歸總部歸檔登記，并掃描原件形成數字化副本，若帶頭部門需要原件也可以通過借閱流程進行借閱，但在借閱后需及時歸還[3]。如此一來則避免了機構改革、人員調整中可能出現(xiàn)的資料遺失。

3.4 注重協(xié)議檔案收集的完整性

正如上文所述，在戰(zhàn)略合作協(xié)議的簽署中通常會出現(xiàn)大量的聲像檔案，對此，就需要進一步擴大檔案資料收集范圍，從而將重要的聲像資料收錄到協(xié)議檔案之中，并作為企業(yè)未來宣傳推廣的重要素材。在實際資料收集中，一般由帶頭簽訂部門負責對簽訂中聲像檔案的收集與歸檔，協(xié)議簽訂后，也要由帶頭部門同步、完整地收集、移交聲像檔案。另外，對于營銷、管理等部門在收集與管理相關影像資料的過程中，還需要檔案部門予以合作與指導，及時將重要的聲像檔案收集歸檔，以確保協(xié)議檔案的完整性。

4 結 語

綜上，作為具有平等主體機構間簽訂的框架、意向協(xié)議，企業(yè)戰(zhàn)略合作協(xié)議雖然少有具備法律效力，但作為企業(yè)經營發(fā)展的重要見證，其對企業(yè)的重要價值是不言而喻的。而鑒于對于戰(zhàn)略合作協(xié)議的特殊性，企業(yè)可對其進行專門類別檔案管理，并兼用同步、分散、集中等管理模式，注重對協(xié)議簽署中各項資料的收集整理，為充分利用和開發(fā)戰(zhàn)略合作協(xié)議檔案創(chuàng)造條件。