探析信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

文| 葛 露

新時(shí)期下，檔案管理具有雙向性，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理相協(xié)調(diào)的模式下，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理也提出了更高的要求，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)銷(xiāo)毀等問(wèn)題，會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案電子化管理成效，甚至?xí)绊憰?huì)計(jì)檔案使用價(jià)值的發(fā)揮。為促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，對(duì)信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理展開(kāi)探究，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，以磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等設(shè)備為載體，檔案信息存儲(chǔ)也可通過(guò)云技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。云端存儲(chǔ)空間大，操作便捷，但存在較高要求。當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）電子會(huì)計(jì)檔案載體對(duì)環(huán)境要求高。會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)于空間存在較高要求，紙質(zhì)檔案的分類(lèi)保存復(fù)雜化，實(shí)際管理存在一定難度。而信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的開(kāi)展，對(duì)于空間的要求有所減小，查閱便利，一般以硬盤(pán)等作為存儲(chǔ)介質(zhì)。但硬盤(pán)等會(huì)計(jì)檔案載體對(duì)于環(huán)境存在較高要求，一旦環(huán)境潮濕或者溫度過(guò)高，極易損壞硬盤(pán)，若會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)并未及時(shí)備份，則極易出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息丟失的情況。（2）電子會(huì)計(jì)檔案的脆弱性。信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的開(kāi)展，需要儲(chǔ)存介質(zhì)的穩(wěn)定性，會(huì)計(jì)檔案信息的存儲(chǔ)具有明顯的集中性，一旦存在人為篡改會(huì)計(jì)檔案信息的情況，很難留下任何痕跡，非計(jì)算機(jī)高手難以發(fā)掘，這就會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性和有效性。電子會(huì)計(jì)檔案存在一定脆弱性，磁盤(pán)儲(chǔ)存介質(zhì)的使用壽命有限，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)造成破壞，或者設(shè)備更新也有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)丟失的情況出現(xiàn)，這就無(wú)法保證會(huì)計(jì)檔案電子化管理成效。（3）內(nèi)容豐富，擴(kuò)展性強(qiáng)。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案一般包括原始單據(jù)、記賬憑證等內(nèi)容，拓展性有限。在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，能夠涵蓋傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的所有信息，并且具有良好的拓展性，能夠結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，對(duì)會(huì)計(jì)信息內(nèi)容進(jìn)行更改和拓展，因而具有良好的應(yīng)用價(jià)值。（4）效率性與共享性。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，主要是計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行整合、規(guī)劃、分類(lèi)等，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的整體效率能夠得到明顯提升。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支持，電子會(huì)計(jì)檔案信息對(duì)順利傳輸，能夠免受時(shí)空限制，網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)會(huì)計(jì)檔案信息資源共享得以實(shí)現(xiàn)，電子會(huì)計(jì)檔案的積極作用也得以充分發(fā)揮。

信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理策略

（1）建立健全檔案管理制度。信息化條件下為全面提升會(huì)計(jì)檔案的電子化管理質(zhì)量和效率，需要積極建立健全檔案管理制度，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理的規(guī)范化落實(shí)提供支持。會(huì)計(jì)檔案大多為企業(yè)重要經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，在實(shí)際管理過(guò)程中，要以對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理流程加以規(guī)范，保證管理的系統(tǒng)化和明確化，要規(guī)范錄入會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，仔細(xì)核查，之后做好數(shù)據(jù)備份，于指定位置存放電子檔案，并通過(guò)軟硬件的更新，來(lái)滿足會(huì)計(jì)檔案電子化管理需求，這就能夠確保電子會(huì)計(jì)檔案管理的穩(wěn)定性和有效性能夠得到明顯增強(qiáng)。（2）保障軟件版本的一致性與協(xié)調(diào)性。以管理軟件為支持，信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作得以順利開(kāi)展，隨著軟件的更新，會(huì)計(jì)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。為全面提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量，所開(kāi)展的培訓(xùn)課程應(yīng)當(dāng)具有系統(tǒng)性，必須要定期落實(shí)教育，全面提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與綜合技能，確保會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠更好的適應(yīng)更新后的軟件版本，保證操作的規(guī)范化和熟練化，避免會(huì)計(jì)信息失真或者丟失，全面提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案電子化管理過(guò)程中，所應(yīng)用到的軟件版本更新時(shí)間有所不同，必須要保證軟件版本的一致性與協(xié)調(diào)性，維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運(yùn)行，為數(shù)據(jù)查詢和調(diào)整等提供極大便利，會(huì)計(jì)檔案電子化管理的整體效率也能夠得到明顯改善。（3）加強(qiáng)防護(hù)措施。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理得以順利實(shí)現(xiàn)，實(shí)際管理質(zhì)量和效率也能夠得到明顯改善。就當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，主要采取紙質(zhì)與電子共存化的管理方式，就紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式來(lái)看，其安全系數(shù)較高，而電子化會(huì)計(jì)檔案管理模式必須要高度重視信息安全，尤其是在云儲(chǔ)存等方面，為會(huì)計(jì)檔案使用價(jià)值的有效發(fā)揮創(chuàng)造條件。在做好電子檔案?jìng)浞莸那闆r下，要采取有效的防護(hù)措施，防范系統(tǒng)漏洞，要保障檔案信息安全，避免不法分子竊取會(huì)計(jì)檔案信息。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，規(guī)范開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，重視防火工作，保障儲(chǔ)存介質(zhì)安全，避免其受到損害。通過(guò)殺毒軟件、防護(hù)盾牌等的安裝，能夠達(dá)到理想的防護(hù)效果，常見(jiàn)的有騰訊管架、260殺毒、金山毒霸等。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在會(huì)計(jì)檔案管理電子化發(fā)展的大環(huán)境下，為全面提升會(huì)計(jì)檔案電子化管理效率，保證會(huì)計(jì)信息查詢便捷，必須要明確會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，積極建立健全檔案管理制度，采取有效的防護(hù)措施，保障會(huì)計(jì)檔案信息真實(shí)性與完整性，全面提升會(huì)計(jì)檔案管理效率，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供可靠的支持。