企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題及其對策概述

符榮恒

（海口市瓊山區(qū)生態(tài)環(huán)境監(jiān)察局，海南 ?？?571100）

結(jié)合企業(yè)檔案制度建設(shè)實際，采取良好的建設(shè)對策對提升檔案管理部門服務(wù)水平具有很積極的作用。結(jié)合企業(yè)檔案制度建設(shè)的特點，加強建設(shè)工作開展，不但能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量，也能切實保障檔案管理工作的效率。因此，推動建設(shè)工作良好開展，是企業(yè)檔案制度完善的重要選擇，也是企業(yè)檔案管理部門未來發(fā)展的重要方向?；诖?，有效分析檔案制度建設(shè)存在的問題，為企業(yè)檔案制度建設(shè)提供有力支持。

1 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題

1）檔案制度建設(shè)不全面。企業(yè)檔案制度建設(shè)的最終目標(biāo)是能夠覆蓋企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的廣度和深度，對企業(yè)具有一個全面且準(zhǔn)確的信息記錄，促使企業(yè)的每一步發(fā)展歷程都有蹤跡可尋。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)檔案制度都存在這樣一個問題，檔案制度難以做到涉及企業(yè)的方方面面。甚至于很多企業(yè)并不重視檔案管理部門，導(dǎo)致檔案制度落后于時代發(fā)展。同時在建設(shè)工作也會偏重于收集、整理、借閱等環(huán)節(jié)，而鑒定、編研等環(huán)節(jié)則缺乏相對健全的制度條款作為有效的支撐。進而在實際開展管理工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的問題，導(dǎo)致企業(yè)整體工作開展效率很低。

2）檔案制度落實不到位。企業(yè)檔案制度是為檔案管理工作服務(wù)的，只有促使檔案制度良好落實到管理工作中，才能切實彰顯制度的有效性。但是問題就在于很多企業(yè)的檔案制度只是“徒有其表”，沒有充分落實到企業(yè)實際工作當(dāng)中。例如在檔案移交環(huán)節(jié)中，很多部門憑借沒有時間、簡化工作流程等理由，沒有將檔案資料遞交到檔案管理部門，進而很多資料沒有及時歸檔，造成檔案管理工作混亂。再比如，很多企業(yè)即便針對逾期借閱具有相應(yīng)的處罰規(guī)定，但是實際情況是檔案管理人員不想破壞同事關(guān)系，很多時候選擇視而不見，導(dǎo)致逾期借閱的問題廣泛存在。正是由于檔案制度不健全、執(zhí)行起來不到位，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對健全檔案制度的積極性，也促使檔案制度的存在價值越來越低，最后形成惡性循環(huán)。

3）現(xiàn)代化制度建設(shè)不良。從當(dāng)前現(xiàn)代化社會發(fā)展趨勢可以得知，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和科技創(chuàng)新會逐漸落實到社會的方方面面，而企業(yè)檔案管理部門想要切實符合這一社會發(fā)展趨勢，迫切需要互聯(lián)網(wǎng)的加入。就當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理工作來看，制度建設(shè)和實際管理工作之間存在“代溝”。這是因為現(xiàn)階段企業(yè)充分認(rèn)識到信息化技術(shù)所具有的優(yōu)勢，通過加強檔案管理部門信息化建設(shè)，促使其工作效率和質(zhì)量得到切實的提升。而問題就在于完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)時，沒有對制度進行相應(yīng)的更新，導(dǎo)致企業(yè)檔案制度仍停留在上一社會階段，難以與當(dāng)前檔案管理工作相配合。檔案管理人員自身也缺乏積極的制度建設(shè)意識，在處理工作過程中更多會依靠于以往經(jīng)驗，這也導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出。除此之外，難以實現(xiàn)企業(yè)檔案制度現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵原因是，企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的計算機操作水平只停留在表面，只會運用計算機處理一些很簡單的工作，導(dǎo)致信息化技術(shù)難以落實到檔案管理更深的層面，進而難以推動企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)代化進程，企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展所能提供的力量也十分有限。

2 企業(yè)檔案制度建設(shè)對策

1）建立健全制度體系。相對健全的企業(yè)檔案制度體系是良好開展檔案管理工作的關(guān)鍵，健全的制度體系主要包括國家相關(guān)法律法規(guī)、主管部門規(guī)章制度、企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)范。其中業(yè)務(wù)管理規(guī)范經(jīng)過不斷的驗證改善，能夠逐漸形成相對全面有效的企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，在健全企業(yè)檔案制度過程中，應(yīng)該考慮到整個企業(yè)，不要將目光局限在檔案部門內(nèi)部。尤其是對企業(yè)業(yè)務(wù)層面的情況要具有充分的了解，企業(yè)檔案工作延伸要與業(yè)務(wù)拓展保持一致。首先，檔案部門要經(jīng)常性的對企業(yè)經(jīng)營范圍做充分的了解，與當(dāng)下階段檔案制度內(nèi)容進行比對檢查，確保符合業(yè)務(wù)記錄要求，為企業(yè)之后查找資料提供夯實基礎(chǔ)。企業(yè)檔案制度建設(shè)工作是沒有終點的，是要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展進行持續(xù)性的完善和優(yōu)化的。開展檔案管理工作時，發(fā)現(xiàn)新的記錄材料時要對其來源、分類等進行深入的調(diào)查分析。如果檔案管理工作過程中出現(xiàn)問題，在解決問題時也要了解其問題出現(xiàn)的原因，進而避免之后出現(xiàn)相同的問題。

2）有效落實檔案制度。企業(yè)檔案制度建設(shè)的目的就是為了良好落實，推動企業(yè)檔案管理部門工作良好開展。檔案制度建設(shè)是服務(wù)于檔案管理工作的，需要切實保障其實用性，這樣在實際落實的過程中，才能充分發(fā)揮檔案制度的價值，也能促使管理工作良好推進。在企業(yè)檔案制度建設(shè)過程中，應(yīng)該充分考慮到制度的可操作性。首先，制度的表現(xiàn)方式應(yīng)該做到簡潔、直觀，讓管理人員和執(zhí)行人員都能夠十分清晰地明確制度建設(shè)的目的、制度落實的方式，進而促使管理工作得以順利進行。有一些比較復(fù)雜的管理程序，可以采用流程圖的方式進行補充說明，有利于執(zhí)行者理解。其次，切記避免一些不符合實際的制度內(nèi)容，導(dǎo)致執(zhí)行效率和質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。在開展檔案管理工作時，經(jīng)常會出現(xiàn)一種現(xiàn)象是，工作人員依照自身經(jīng)驗開展工作，雖然制度上沒有詳細(xì)的說明，但是能夠保障工作效率和質(zhì)量。針對這種情況，工作人員應(yīng)該有意識地將有效的管理方法和管理經(jīng)驗形成具體的制度內(nèi)容，促使其能夠為其他工作人員開展工作提供科學(xué)依據(jù)。

3）推動制度現(xiàn)代化建設(shè)。針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)階段時代發(fā)展趨勢，企業(yè)應(yīng)該有意識地推動檔案管理建設(shè)工作現(xiàn)代化發(fā)展。我國當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)和科技的發(fā)展步伐如此之快，也為企業(yè)檔案制度建設(shè)提供了極大的靈感。從企業(yè)實際需求出發(fā)，要注重優(yōu)化管理工作、應(yīng)急處理工作等。首先，企業(yè)要加強檔案部門的信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、科學(xué)建設(shè)檔案館舍、明確檔案管理的責(zé)任制度、經(jīng)常性的檢查處理檔案資料等，促使企業(yè)檔案管理工作能夠為企業(yè)良好發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。其次，為了促使企業(yè)檔案制度建設(shè)能夠逐步走向現(xiàn)代化，企業(yè)應(yīng)該重視現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。從人才錄入階段開始，要適當(dāng)?shù)靥嵘浫霕?biāo)準(zhǔn)，選擇能夠熟練操作計算機的人才，進而能夠有效提升檔案管理制度建設(shè)的現(xiàn)代化程度。同時，對于企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員，應(yīng)該對其專業(yè)能力提升提出一定的要求，鼓勵其學(xué)習(xí)相關(guān)的計算機技術(shù)，從而為企業(yè)檔案制度建設(shè)工作提供有力支持。

3 結(jié)語

通過對企業(yè)檔案制度建設(shè)的了解，在建設(shè)過程中，采取有效的建設(shè)對策，對檔案部門開展有效的管理工作具有很積極的作用。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案制度建設(shè)實際，開展良好的建設(shè)工作，對企業(yè)實現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展具有直接影響。因此，應(yīng)立足于企業(yè)檔案制度建設(shè)實際，對建設(shè)工作存在的問題進行深入的分析，進而采取有針對性的建設(shè)策略，為完善企業(yè)檔案制度奠定良好的基礎(chǔ)，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，解決現(xiàn)階段檔案管理工作開展不良的問題。