如何做好事業(yè)單位檔案管理

◎李月

（作者單位：孟村縣人力資源和社會保障局）

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理制度不完善。目前，許多單位沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，導致內(nèi)部檔案管理制度混亂。從事業(yè)單位檔案管理的總體情況來看，大多數(shù)單位建立了檔案管理制度，但是真正能做到管理規(guī)范化的沒幾個。很多單位管理者認為檔案管理浪費時間，這就反映出了管理者在思想上缺乏管理意識，管理行為也不規(guī)范，進而導致單位自上而下各部門之間溝通不暢，合作不佳，執(zhí)行力也差，即使是后來建立了檔案管理制度，那也無法很好地落實下去。由于檔案管理工作的質(zhì)量并不會直接影響事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，因此目前一些事業(yè)單位的管理人員和工作人員對檔案工作重視不夠，認為只需要配備一個管理員，保證資料不丟失就好，無需增加投資去提高檔案管理工作效率。

2. 缺乏富有創(chuàng)新意識的檔案管理模式。當下事業(yè)單位檔案管理模式現(xiàn)狀分析，相對滯后、陳舊落后的檔案管理模式，一定程度影響了事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量與效率，使得事業(yè)單位檔案管理模式與時代發(fā)展存在脫軌。一方面，管理辦法相對陳舊。由于事業(yè)單位檔案管理的特殊性，事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位管理事務中往往處于相對弱勢狀態(tài)，再加上事業(yè)單位檔案管理在軟硬件配置、資金投入等方面難免有所欠缺，致使先進現(xiàn)代化的檔案管理設備無法得到及時引入與投入使用，檔案管理工作環(huán)境亟待改善，而檔案管理方式也只能停留于手動卡片檢索等相對簡單的手動管理形式。另一方面，管理方式缺乏創(chuàng)新意識。新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理既需要處理更加繁多瑣碎的事務性工作，也面臨史無前例的發(fā)展機遇，特別是各行各業(yè)對于信息技術(shù)的普及應用，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新提供出一個可行性發(fā)展方向。然而，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位檔案管理在信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展還處于初級發(fā)展層面，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理先進理念，致使事業(yè)單位檔案管理水平相對較低。

3.檔案管理設備過于陳舊。由于檔案管理在很長時間里都沒有得到相應的重視，因而無論是基礎的設施，還是相應的技術(shù)設備，都很難得到足夠的經(jīng)費支持。設備維護的次數(shù)也非常少，許多設備因缺乏有效的維護，嚴重損壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎的檔案歸檔，給新時期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時期的檔案管理工作而言，各項儀器設備屬于必備的工作條件，如若得不到及時的更新，必然會影響工作效率。

二、如何做好事業(yè)單位檔案管理

1.完善檔案管理制度。管理制度是加強檔案管理規(guī)范化、有序化的重要保障。優(yōu)化檔案管理體制，可以提高事業(yè)單位檔案管理的科學性和有序性。各機構(gòu)應建立完善的檔案管理制度，并認真貫徹執(zhí)行。要根據(jù)單位的實際情況明確工作人員的管理職責，使每個人都明白自己的責任。一方面，要制定嚴格的制度，確保檔案管理制度能夠與事業(yè)單位的實際情況保持必要的聯(lián)系。另一方面，要強化管理力度，保證檔案管理制度的全面性，防止一些別有用心的人利用制度漏洞，破壞事業(yè)單位檔案。事業(yè)單位的管理部門和其他部門還應當對檔案管理部門的工作進行監(jiān)督，從上到下認真對待檔案管理工作，保證檔案管理人員在制度規(guī)范下開展工作，同時提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.提升檔案資源的開發(fā)利用率。事業(yè)單位的檔案管理具有重要的作用，事業(yè)單位應該充分發(fā)揮檔案的重要租用，增加在檔案管理方面的資金投入，完善檔案管理的基礎設施建設。要提升對檔案資源的開發(fā)利用效率，還要求檔案管理人員要不斷提升自身的檔案資源開發(fā)利用能力，加強檔案管理隊伍的建設，結(jié)合具體的檔案管理崗位職責來進行人員培訓，開展專業(yè)性強和實踐性強的檔案管理培訓，提升檔案管理人員的管理經(jīng)驗和知識體系，這樣才能充分利用和開發(fā)檔案資源。

3.建立檔案信息化網(wǎng)絡。我國事業(yè)單位應該建立健全檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，及時的把工作生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)、問題、經(jīng)驗記錄下來，確保信息的最新性，掌握行業(yè)內(nèi)部的動態(tài)，可以整理成具有邏輯性的網(wǎng)絡系統(tǒng)，為用于指導以后的工作打下基礎。同時，在使用計算機進行檔案管理，可以極為方便的同其他事業(yè)單位進行資源共享，每個單位之間互通有無，成為更大的數(shù)據(jù)庫，完善更全面的信息，促進事業(yè)單位的經(jīng)濟活力，為事業(yè)單位在市場經(jīng)濟中做出突出貢獻打下堅實基礎。

4.合理的為檔案管理配置資源。在實際的工作中，效率是衡量一個單位能力高低的重要指標。一個單位要想做到效率的最大化，就要對資源進行合理的分配，促進各部分協(xié)調(diào)發(fā)展。對于事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，應該采用分級管理的方式，這種方式能夠大大地提高對于信息的處理、檢索的效率。能夠讓各個部分的工作進行合理的銜接，信息的檢索范圍能夠由大致小、逐一鎖定，充分發(fā)揮分級管理的優(yōu)勢，提高信息檢索的效率。

5.加強檔案管理信息化建設。隨著科學信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)步入了數(shù)字化時代。這就要求檔案管理工作人員在工作過程中充分利用富含時代特色的先進信息手段，以數(shù)字形式為載體創(chuàng)建事業(yè)單位檔案管理體系，并通過對檔案目錄進行數(shù)字化構(gòu)建，便于檔案檢索及歸檔管理。同時，事業(yè)單位檔案管理信息化建設還應還注意進行科學規(guī)范化的制度管理，通過制度指引落實檔案管理信息化建設進程。同時，事業(yè)單位在加強檔案管理信息化建設過程中，應做到結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展特色開展，不能憑空而論。信息化建設不是一蹴而就的內(nèi)容，需要事業(yè)單位注重實踐，在不斷前行的過程中不斷吸取經(jīng)驗，并不斷完善體系建設，只有這樣才能實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，落實事業(yè)單位檔案的有效管理。

6.提升檔案管理人員綜合業(yè)務素質(zhì)水平能力。按照檔案管理工作情況需求，準確的判斷檔案管理工作的各類現(xiàn)實情況和意義，重點加強歷史意義的研究，不斷強化檔案管理中政治責任化管理水平的建設。按照思想充分認識情況，重點分析檔案管理的思路，進一步提升檔案管理的使命認同感。加強檔案管理工作的業(yè)務培養(yǎng)，業(yè)務的提升，強化檔案人員的工作重點，完善政治責任感，加強檔案人員的使命意識。

結(jié)束語：事業(yè)單位的檔案管理對事業(yè)單位自身的發(fā)展起到難以取代的作用，甚至對社會的發(fā)展起到重要的意義。要求各事業(yè)單位的領導和工作人員不僅要在思想上提高重視，還應在實際的工作過程中，積極需求新的解決思路和方法，以逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作，從而使事業(yè)單位更加適應社會的發(fā)展和進步。需要事業(yè)單位領導和工作人員長期的探索和堅持不懈的努力，真正做好本質(zhì)工作。