新形勢(shì)下如何做好檔案查閱利用工作

◎劉宇涵

（作者單位：長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館）

引言：在新的歷史發(fā)展時(shí)期，法制化建設(shè)逐漸完善，人們的法律意識(shí)逐步得到提高，人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)的重要性和必要性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，檔案管理機(jī)構(gòu)要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，認(rèn)真完成時(shí)代賦予的各種使命，準(zhǔn)確把握檔案工作的重點(diǎn)和關(guān)鍵所在，不斷拓寬服務(wù)的渠道和范圍，滿足社會(huì)發(fā)展的需求，為社會(huì)發(fā)展和人們工作生活的需要提供及時(shí)而有效的服務(wù)，不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。為此，對(duì)如何更好地將檔案服務(wù)工作做到“極致”而展開探究。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的重要性分析

當(dāng)前，社會(huì)形勢(shì)有所改變，對(duì)于信息資源的利用率有了更多的要求，也提供了較多的信息深入挖掘的手段。在這樣的大背景下，落實(shí)檔案信息資源的開發(fā)利用極為重要，相應(yīng)工作的可行性也有所提升。依托檔案信息資源的開發(fā)利用，能夠促進(jìn)多種資源社會(huì)利用效益的增強(qiáng)，促進(jìn)資源的可持續(xù)利用。同時(shí)，可以保證管理活動(dòng)的針對(duì)性與時(shí)效性，避免資源浪費(fèi)與管理水平降低。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案查閱利用的服務(wù)特點(diǎn)

1.技術(shù)管理手段先進(jìn)。信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生了電子文件，也帶來了檔案數(shù)字化。檔案實(shí)體虛擬化、信息資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化，這些都依賴于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)幫助檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)數(shù)字管理系統(tǒng)，不僅可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的管理，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，而且還能夠幫助檔案利用者便捷地查詢檔案。

2.業(yè)務(wù)流程現(xiàn)代化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化的興起，檔案的形式和載體、內(nèi)容和信息都不再拘泥于傳統(tǒng)的模式，檔案資源吸收了結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的各類信息。局域網(wǎng)絡(luò)使管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的各大管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，檔案辦公系統(tǒng)的電子資料直接歸檔，查閱利用實(shí)現(xiàn)檢索功能，檔案查閱提供網(wǎng)上閱覽等，甚至對(duì)接“官網(wǎng)服務(wù)”的館藏檔案目錄查詢，定期向社會(huì)公布開放的檔案目錄，檔案業(yè)務(wù)流程變得更加簡(jiǎn)捷，檔案利用服務(wù)也更加高效、便利。

3.檔案利用價(jià)值空間更大。檔案信息資源的開發(fā)、編研等檔案利用的知識(shí)化，實(shí)現(xiàn)了檔案利用價(jià)值的顯著提升。加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，挖掘檔案自身存在的顯性或隱性價(jià)值，研發(fā)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的各種信息資源，為檔案提供利用服務(wù)與現(xiàn)實(shí)需求相匹配的關(guān)聯(lián)，使檔案利用與社會(huì)服務(wù)緊密聯(lián)系在一起，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值功能?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案資源整理系統(tǒng)化、信息開發(fā)學(xué)術(shù)化、利用服務(wù)數(shù)字化。前沿、高端的檔案管理與實(shí)用、快捷的利用需求相互促進(jìn)，各自優(yōu)化，供給與需求彼此共同促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了檔案利用價(jià)值的有效提升。

三、新形式下檔案查詢利用的工作思考

1.建立完善的檔案查閱利用服務(wù)機(jī)制。

（1）服務(wù)性檔案需求管理。首先，所需的檔案信息源于實(shí)證需求，比方說一個(gè)建筑物是否正規(guī)報(bào)建的報(bào)建類檔案。其次，需解答自己的疑惑的檔案，比方說查閱自己的產(chǎn)權(quán)位置等，此類資料必須要準(zhǔn)確、真實(shí)。對(duì)于上述檔案需求者，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提供精細(xì)化管理服務(wù)，保證向其提供的資料為原件的復(fù)制件，且復(fù)制件載有城市建設(shè)檔案館印章標(biāo)記，從而有效提高檔案信息需求者對(duì)信息的可信度。再者，一些檔案需求者是為了更深層次地研究課題而尋找檔案信息的，其要求所獲取的信息較為系統(tǒng)、全面。這就要求檔案工作人員積極的和檔案需求者實(shí)施高效交流與溝通，明晰信息資源的范疇，基于需求導(dǎo)向下制定規(guī)劃，結(jié)合分析結(jié)果逐一進(jìn)行查找。同時(shí)，檔案管理者必須為檔案利用者提供輔助，分項(xiàng)歸納整理檔案信息，以此有效提高信息管理工作的有效性與實(shí)時(shí)性。

（2）實(shí)用性檔案需求管理。一方面，部分檔案利用者企盼著可以通過利用檔案信息，使自身日常生活或在工作過程中遇到的問題得到妥善地處理，同時(shí)大部分檔案需求者基本上是第一次搜索檔案，對(duì)檔案信息的性質(zhì)及其應(yīng)用方式的認(rèn)識(shí)較少。在這種情況下，檔案管理者必須詳細(xì)地介紹檔案工作的流程，并具體地對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行講解，對(duì)于需求者的疑問及時(shí)給出回復(fù)，從而使檔案利用者更加了解檔案工作。另一方面，部分檔案利用者想運(yùn)用檔案信息處理緊急程度較高的案件時(shí)，往往會(huì)變得很緊張、很迫切，其查詢的信息大部分為經(jīng)濟(jì)維權(quán)資源或者法律方面的資料等，希望能通過對(duì)獲取到的信息，使自身合法權(quán)益得到維護(hù)。對(duì)于這類檔案利用者，檔案管理人員必須要提升自身的工作效率，及時(shí)為其提供有效的信息搜索路徑，創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的查閱環(huán)境，保證利用者能夠及時(shí)搜尋到自己想得到的信息，有效確保服務(wù)工作得以正常開展。

2.優(yōu)化檔案查閱利用服務(wù)工作的多元化形式。（1）結(jié)合意識(shí)形態(tài)編制服務(wù)規(guī)劃。檔案管理機(jī)構(gòu)一方面要優(yōu)化工作流程，另一方面要強(qiáng)化管理意識(shí)，如此才能有效確保檔案管理工作水平以及管理經(jīng)驗(yàn)的提高，對(duì)管理過程進(jìn)行優(yōu)化的效果。作為管理人員，必須積極向檔案利用者提供檔案檢索線索，了解并掌握如何操作基礎(chǔ)性檔案檢索工具。其次，對(duì)于部分第一次檢索、查詢檔案的利用者，檔案管理者必須向其具體地介紹檢索與查詢流程、注意事項(xiàng)等，保證其可以科學(xué)地應(yīng)用檢索工具。同時(shí)要親切待人，紓解檔案利用人員的緊張情緒，以此有效確保其查閱利用工作得以順利開展。（2）依據(jù)需求程度制定服務(wù)規(guī)劃。在開展檔案管理工作的過程中，必須積極采取可操作性強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)管理機(jī)制，提高檔案管理能力，結(jié)合實(shí)際問題制定相應(yīng)的可行性高的處理方案，在充分考慮到檔案利用者的需要，編制相應(yīng)的管控規(guī)劃，以此有效提升管理效能。通常而言，在開展檔案管理工作的過程中，必須遵循先后秩序予以處置，堅(jiān)持公平性原則，不斷提高監(jiān)督管控流程的效果。但是，倘若遇到緊急狀況，必須先進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，再開展系統(tǒng)化管理。（3）依據(jù)文化背景制定服務(wù)規(guī)劃。就檔案管理機(jī)構(gòu)而言，要想提高檢索服務(wù)方式與檢索工具的利用效率，就必須高度重視并優(yōu)化管控工作流程。同時(shí)，要科學(xué)開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與計(jì)算機(jī)檢索工作，本質(zhì)上著手提升監(jiān)管機(jī)制的科學(xué)性，從而有利于系統(tǒng)地開展各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作，強(qiáng)化檔案利用服務(wù)的實(shí)效性。

結(jié)束語(yǔ)：提供檔案利用服務(wù)是檔案管理機(jī)構(gòu)的中心工作?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，廣大群眾的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，社會(huì)工作對(duì)檔案利用服務(wù)的要求在不斷提高，檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量也在不斷上升?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案利用服務(wù)將在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中占有重要的一席之地。面對(duì)新形勢(shì)，做好檔案利用服務(wù)，檔案工作人員一定要用創(chuàng)新思維武裝頭腦，要有超前的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為檔案利用服務(wù)開發(fā)有效信息，運(yùn)用現(xiàn)代化信息開發(fā)技術(shù)為檔案利用價(jià)值提高升值空間，從而為社會(huì)創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。