重大建設項目檔案收集工作的難點及解決措施

吳 蓉

（中國振華電子集團有限公司，貴州 貴陽 550018）

重大項目檔案即重大項目進行建設過程中，以不同形式與載體，開展的檔案管理工作，強化檔案收集工作，能夠有效確保檔案的完整性，對項目管理與維護具有積極的促進作用。

1 重大建設項目檔案收集工作的難點

為了強化檔案收集工作的順利開展，國家先后出臺了一系列法律法規(guī)，有效促進了工作的開展，但在實際工作過程中，仍存在著一些難點，需引起人們高度重視，并認真進行研究。

1）檔案部門無法參與其中。檔案登記是由檔案部門參與到重大建設項目中，開展檔案工作的重要前提。近年來，各級檔案部門通過印發(fā)通知的形式，開展此項工作。但受到檔案部門對項目名單掌握不準確的影響，大量通知不能準確送達到相關單位。雖然部門登記表能夠送達，但建設單位缺乏認知，使工作流于表面形式。檔案部門無法參與其中，加之相關單位缺乏對檔案工作的重視程度，使多數重大建設項目，雖然已建成多年，但仍沒有系統的竣工檔案。2）責任不明確，檔案歸檔不完善。由于建設單位缺乏認知，導致多數單位既未成立檔案機構，也未配備專人進行檔案管理，同時也沒有對檔案收集與整理責任進行落實，導致重大項目竣工時，才被告知要開展驗收工作，倉促安排人員開展檔案工作，這些參與檔案工作的臨時指定人員，不僅沒有進行過系統培訓，也不了解檔案收集與整理工作的具體標準，造成歸檔不完善，無法真實反映出項目建設的整個過程。3）檔案真實性無法得到保障。重大建設項目中，檔案的真實性與否是開展檔案收集工作的基礎。由于項目開工前，沒有對檔案質量明確進行要求，也未建立完善的控制方法，使大量檔案材料用紙不正規(guī)，沒有建立完善的手續(xù)，內容記錄缺乏完整性，書寫材料達不到相關要求，尤其是招投標以及征用土地方面，書寫材料質量達不到規(guī)范要求，字跡出現褪色，有的已不能辨別，對檔案憑證作用的發(fā)揮造成嚴重影響。4）缺乏嚴格的驗收把關。在重大建設項目檔案收集工作開展過程中，相關部門很少組織對項目進行驗收，通常是由建設主管部門負責對項目驗收，檔案驗收工作也就由檔案機構負責，導致驗收缺乏統一的標準，檔案收集工作存在著一定的混亂性，同時缺乏嚴格的監(jiān)管。5）部分重大項目檔案出現流失。重大建設項目檔案是國家檔案的構成部分，應納入主管檔案機構或者檔案館接收。但結合當前實際分析，除了部分城市規(guī)劃內重大項目由專門機構管理以外，其他重大建設項目檔案未明確進行規(guī)定，導致檔案仍由使用單位或者建設單位進行保存。加之缺乏重視程度，檔案管理不健全，導致檔案出現霉變，字跡較嚴重的褪色現象，加之檔案人員流動比較頻繁，檔案出現損毀以及丟失現象較嚴重。

2 強化重大建設項目檔案收集的有效策略

修訂檔案政策性文件，將檔案登記管理工作納入審批程序，對檔案驗收主體進行明確，科學建立檔案歸屬以及流向，促進檔案與重大項目建設工作協調發(fā)展。

1）優(yōu)化檔案工作方式，把登記工作納入審批程序。對重大建設項目檔案管理制度進行優(yōu)化，協調有關部門將其納入審批程序，建設單位在履行審批手續(xù)的時候，同時履行檔案登記手續(xù)，不僅提升檔案工作效率，還為檔案部門介入檔案工作提供有利條件，保證檔案部門由項目建設開始，對項目日程進行監(jiān)督，建立完善的檔案管理機制，落實歸檔責任，為檔案工作的順利開展打好基礎。2）完善檔案工作機制，促進檔案工作的順利開展。重大建設項目單位結合規(guī)范，對檔案分管領導進行明確，同時建立檔案管理機制，配備專業(yè)人員開展檔案工作，建立以管理機構為中心，建設單位中的每一個部門以及參建單位為基礎的管理網絡，為檔案工作的開展提供隊伍保障。此外，還要建立檔案領導小組，明確工作人員職責，落實檔案工作責任，使檔案工作形成完善的質量體系，在對進度進行檢查的基礎上，建立完善的檔案收集與歸檔工作，促進檔案工作與重大建設項目工作同時推進。3）保障檔案的真實性。通過合同的約束作用，優(yōu)化檔案收集歸檔控制工作。建設單位在開展工作過程中，與參建單位簽訂合同時，還要設置專門條款，明確相關單位提交檔案的內容。監(jiān)理單位對檔案完整性以及準確性的條款進行明確，同時對審查責任進行落實，提升檔案質量。此外，監(jiān)理人員還要根據合同具體要求，對檔案質量嚴格進行把關，一旦發(fā)現不真實的情況，就要及時返回相關單位進行修訂，確保檔案工作能夠反映出項目建設的真實內容。4）將檔案業(yè)務指導工作貫穿于整個工程中。在重大建設項目檔案工作開展過程中，要堅持事前、事中以及事后管理原則，強化業(yè)務指導服務力度，促進檔案工作以及項目建設工作的同步開展。第一，事前介入指的是檔案部門圍繞立項審批階段，對檔案進行登記，同時對檔案工作要求進行明確，提升建設單位檔案意識，使其將檔案工作納入日常工作日程；事中控制，即在項目建設時，檔案部門結合檔案實際，深入到現場進行實地考察，同時對檔案收集以及形成質量進行指導，一旦發(fā)現問題，及時進行優(yōu)化；事后控制即檔案部門以及項目建設檔案機構結合檔案驗收標準，對檔案工作進行嚴格驗收，確保檔案系統的完整性，真實反映出重大建設項目的實際情況。5）嚴格把關驗收工作。檔案部門以及重大項目建設主管檔案部門對檔案進行驗收，強化檔案部門檔案事務能力。凡是政府組織驗收的重大建設項目，都要由同級檔案部門以及建設主管部門共同進行驗收；對于政府投資主管部門進行驗收以外的項目時，則由同級部門同意以后，再對檔案進行驗收，同時將結果對同級部門進行備案，為了解重大項目檔案工作，掌握檔案流向以及整合檔案資源提供良好條件。6）重大建設項目檔案的歸屬以及流向科學進行界定。在重大建設項目檔案收集工作中，堅持誰主管誰進行接收的原則，科學合理地對檔案流向進行界定。城市規(guī)范區(qū)以內的項目，除了向生產單位提交檔案以外，還要結合相關規(guī)定，向城建檔案館提交檔案。對于規(guī)范區(qū)以外的項目，則由建設單位直接向建設主管檔案機構提交檔案。這樣不僅能夠滿足項目單位對于檔案的實際需求，還能夠確保規(guī)劃區(qū)以外的項目檔案的真實性與安全性。7）提升檔案開發(fā)與利用工作。檔案工作人員要完善檔案保管工作，強化對檔案的開發(fā)與利用，在日常工作過程中，增強與現場技術人員的溝通，使其了解檔案資料在項目建設中的重要作用，從而更好地對檔案進行利用，發(fā)揮出檔案實際作用；此外，還要科學合理地對檔案進行規(guī)范。作為檔案工作人員，保持負責的工作態(tài)度，將檔案進行分類整理，方便后期使用，在歸檔過程中，要對每一項檔案詳細進行檢查，看是否存在遺漏，一旦發(fā)現問題，及時進行補齊，并根據項目建設用途與功能，對檔案進行分類，確保檔案的規(guī)范化。

3 結束語

總而言之，重大建設項目檔案收集工作是一項復雜的系統工作，在工作開展過程中，針對存在的問題，檔案人員要明確工作流程，對檔案收集工作管理機制進行優(yōu)化，制定完善的方法，為檔案驗收工作提供可靠保障。