李艷婷

（佛山市啟聰學(xué)校，廣東 佛山 528000）

學(xué)校檔案是中小學(xué)校在開(kāi)展黨政管理工作、教學(xué)工作以及相關(guān)科學(xué)研究工作過(guò)程中積累下來(lái)的，具有查證使用價(jià)值的各種形式的記錄。中小學(xué)在從事教育教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程中會(huì)形成大量檔案資料，并且檔案管理工作始終貫穿于中小學(xué)運(yùn)行過(guò)程中的各個(gè)方面，使得每個(gè)中小學(xué)的教育教學(xué)以及日常管理軌跡得到真實(shí)記錄。“新時(shí)代”背景下，充分認(rèn)識(shí)到中小學(xué)檔案管理工作的重要性并不斷進(jìn)行優(yōu)化，不僅有助于提升中小學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量，也有助于進(jìn)一步提升中小學(xué)校的社會(huì)效益。

1 檔案管理工作的重要性分析

1）有助于提升學(xué)校形象。當(dāng)前，我國(guó)的教育體制改革工作正如火如荼的開(kāi)展，中小學(xué)面臨著更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。這客觀上對(duì)于中小學(xué)的發(fā)展提出了更高的要求，使得中小學(xué)在發(fā)展過(guò)程中不僅要重視師資力量的提升以及硬件設(shè)施的改善，同時(shí)也要對(duì)自身的軟實(shí)力進(jìn)行提升，不斷提升整體的管理水平。而充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性則是一項(xiàng)重要手段[1]。進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作能夠幫助學(xué)校更便捷的回顧過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)的教育教學(xué)工作情況，進(jìn)而在未來(lái)工作中提升管理水平，最終使得學(xué)校能夠樹(shù)立更為良好的形象。

2）有助于進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校日常管理工作。中小學(xué)校內(nèi)部的各種檔案記錄了包括行政管理信息、教育教學(xué)情況以及學(xué)生信息等，能夠系統(tǒng)的反映學(xué)校在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展情況。中小學(xué)校要想在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)一步規(guī)范日常管理工作，提升教育教學(xué)水平，就必須進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，利用現(xiàn)有檔案中包含的有效信息完善整體的管理體系。此外，中小學(xué)檔案管理過(guò)程中，很重要的一項(xiàng)工作是對(duì)包含學(xué)?；A(chǔ)發(fā)展材料的管理，這對(duì)中小學(xué)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)制定適合自身發(fā)展情況的方針政策具有重要意義。根據(jù)這些檔案資料，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以更加直觀的分析學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)勢(shì)以及劣勢(shì)，對(duì)未來(lái)的發(fā)展形勢(shì)做出更加清晰科學(xué)的判斷。并且，在學(xué)校的管理工作中若出現(xiàn)問(wèn)題，學(xué)校相關(guān)部門(mén)可以更加便利高效的查找出問(wèn)題所在，進(jìn)而迅速制定相應(yīng)解決辦法[2]。

3）有利于學(xué)校的資質(zhì)評(píng)估工作開(kāi)展。當(dāng)前，中小學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈，教育部門(mén)也逐步加強(qiáng)了對(duì)中小學(xué)校的評(píng)估工作，以保障中小學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量。而中小學(xué)校在準(zhǔn)備各項(xiàng)評(píng)估的過(guò)程中，都需要準(zhǔn)備相關(guān)材料，從而客觀全面的反映學(xué)校整體管理與教育教學(xué)水平。在此過(guò)程中，一個(gè)學(xué)校檔案管理能力的高低直接影響到呈現(xiàn)出的材料的質(zhì)量，進(jìn)而影響到最終的評(píng)估工作的結(jié)果[3]。因此，檔案中包含的信息以及結(jié)構(gòu)的完整程度都成為中小學(xué)資質(zhì)評(píng)估結(jié)果的重要影響因素，保障各類(lèi)檔案的完整有助于中小學(xué)校取得更好的資質(zhì)評(píng)估 結(jié)果。

2 當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案管理意識(shí)有待提升。在中小學(xué)校的管理結(jié)構(gòu)中，不僅各類(lèi)行政管理以及教育教學(xué)管理是必要的，對(duì)于學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中各種檔案的管理也是極為重要的。然而，一部分中小學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有將優(yōu)化檔案管理作為提升學(xué)校整體管理水平的重要手段。一些中小學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將工作重心完全置于教育教學(xué)工作中，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展影響是極小的。這種思想使得學(xué)校內(nèi)部的檔案管理部門(mén)不受重視，相關(guān)規(guī)章制度也不完善，甚至在一些規(guī)模較小的中小學(xué)校內(nèi)出現(xiàn)了沒(méi)有設(shè)置檔案管理部門(mén)的現(xiàn)象。

2）檔案資料完整程度較低。從中小學(xué)校檔案管理水平的角度來(lái)看，由于檔案管理意識(shí)的缺失，造成了檔案資料的完整程度較低的現(xiàn)象。具體來(lái)看，由于檔案管理部門(mén)沒(méi)有切實(shí)做好本職工作，相關(guān)檔案管理工作人員沒(méi)有很好的完成檔案整理、檔案保存等工作。在一些學(xué)校內(nèi)，日常資料不能及時(shí)有效的歸檔，而在相關(guān)評(píng)估等到來(lái)時(shí)，又會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)收集資料的現(xiàn)象，這就使得整體的檔案管理工作浮于表面。有些學(xué)校由于沒(méi)有設(shè)置檔案管理部門(mén)，相應(yīng)地檔案資料會(huì)由相應(yīng)部門(mén)自行保存，這極大地增加了檔案丟失、資料不完成的概率。

3）檔案管理封閉，檔案信息利用程度較低。中小學(xué)校的檔案管理工作一定要秉承開(kāi)放的態(tài)度，一些非涉密信息一定要及時(shí)進(jìn)行共享。但是，一些學(xué)校內(nèi)部的檔案管理部門(mén)責(zé)任意識(shí)淡薄，為了減少自身工作量不能及時(shí)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行整理開(kāi)放，使得檔案中蘊(yùn)藏的各種有效信息不能得到有效利用。并且，在一些中小學(xué)內(nèi)部，檔案管理工作是由其他部門(mén)工作人員兼任的，專(zhuān)業(yè)性較差，沒(méi)有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)。這使得整體的檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化程度較低，不能最大限度上發(fā)揮檔案管理的作用。

3 優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作的有效措施

1）進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性。中小學(xué)校在規(guī)模、師資力量等方面差距較大，但是各種類(lèi)型的中小學(xué)校都要根據(jù)自身的發(fā)展情況，不斷建立和完善檔案管理規(guī)章制度。在制度的保障下，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范程度的提升。具體來(lái)看，首先要在檔案卷宗的形成階段嚴(yán)格按照制度開(kāi)展工作，相同類(lèi)型的檔案要按照相應(yīng)地標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔并做好記錄工作。其次，在各種檔案的交接過(guò)程中，要嚴(yán)格審核交接手續(xù)是否齊全，做好登記工作。最后，要根據(jù)單位內(nèi)部的檔案總量，編織出實(shí)用性較強(qiáng)的檢索工具，并在運(yùn)用工作中建立和完善檢索體系。

2）進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理觀念。首先，中小學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立大局觀，認(rèn)識(shí)到更新檔案管理觀念對(duì)于學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展的重要作用。其次，相關(guān)檔案管理者要進(jìn)一步樹(shù)立檔案管理工作的開(kāi)展管。在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要?jiǎng)?chuàng)新性的融入開(kāi)放、整合理念。只有這樣，在檔案管理工作復(fù)雜性不斷提升的背景下，檔案資料信息的利用程度才能得到有效提升，檔案管理在中小學(xué)整體管理中的重要性才能得到有效提升。

3）進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)信息化手段的運(yùn)用。當(dāng)前，電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為中小學(xué)校檔案管理工作提供了新的契機(jī)，充分運(yùn)用電子信息技術(shù)已經(jīng)成為提升檔案管理水平的重要手段。當(dāng)前，我國(guó)絕大部分的中小學(xué)校已經(jīng)建立起校內(nèi)的局域網(wǎng)，以便方便教師與學(xué)生的教學(xué)與學(xué)習(xí)。在此背景下，檔案管理部門(mén)也要借助各種電子信息技術(shù)，將相關(guān)能夠反映學(xué)校發(fā)展歷程與教育教學(xué)情況的檔案資料進(jìn)行留檔與展示，一方面可以方便日后的查閱，另一方面也能夠更加充分的展示學(xué)校的發(fā)展情況。

4）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。為了更好的開(kāi)展檔案管理工作，中小學(xué)校應(yīng)充分人才對(duì)于優(yōu)化檔案管理工作的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分創(chuàng)造條件，為相關(guān)檔案管理工作人員提供進(jìn)修培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使得相關(guān)工作人員能夠掌握更為先進(jìn)的檔案管理知識(shí)技能，更好的為學(xué)校的檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。通過(guò)后備力量的培養(yǎng)，檔案管理水平的提升，中小學(xué)校的整體管理水平也能夠得到提升。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性對(duì)于中小學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展具有重要意義。因此，優(yōu)化檔案管理工作成為中小學(xué)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。中小學(xué)應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理工作的規(guī)范性、創(chuàng)新管理觀念、加強(qiáng)對(duì)信息化手段的運(yùn)用以及加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，最終提升檔案管理水平。