柳德靜

（重慶巨能建設(shè)（集團(tuán)）有限公司，重慶 401120）

國企檔案是指國有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中所形成的，對于國家、社會、企業(yè)有保存價(jià)值的原始記錄資料，具體包括文字、圖像、影像、表格等，呈現(xiàn)出歷史再現(xiàn)性、信息性、知識性、價(jià)值性、教育性的特征，對于企業(yè)發(fā)展具有指導(dǎo)作用[1]。隨著國企建設(shè)集團(tuán)運(yùn)營時(shí)間的延長，檔案資料不斷累積，管理難度大，傳統(tǒng)管理模式無法勝任工作需求，急需引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理平臺，以提升檔案管理工作效率及質(zhì)量?？傊瑥膰髾n案工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“國企檔案工作面臨的問題與對策”進(jìn)行分析探討具備一定的價(jià)值意義。

1 國企檔案工作面臨的問題分析

從現(xiàn)狀來看，國企檔案工作受到新時(shí)代的沖擊，比如在信息化、互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步朝電子化檔案方面發(fā)展。而在諸多影響下，使得國企檔案工作面臨一系列的問題?？偨Y(jié)起來，具體問題如下：

1）檔案管理工作不受重視。國企建設(shè)集團(tuán)并沒有正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理不屬于企業(yè)中心工作范疇，在這方面無需投入過多的人力、資金及物資，這導(dǎo)致檔案管理模式革新受阻。在領(lǐng)導(dǎo)層不重視的情況下，檔案管理制度不完善，檔案管理工作流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現(xiàn)象。顯然，這樣會使檔案管理工作的效率及質(zhì)量難以得到有效提升。

2）檔案管理手段落后。在傳統(tǒng)的國企檔案工作模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失，而且，大量紙質(zhì)文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用[2]。當(dāng)前，國企檔案步入信息化管理階段，但是由于財(cái)政投入有限，檔案信息化管理設(shè)施不齊全，部分設(shè)備過于陳舊，硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)相較落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在諸多安全隱患，影響到土地儲備檔案整理、分類、儲存、開發(fā)工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)價(jià)值。

3）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低。近年來，隨著國企檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設(shè)是國企檔案工作發(fā)展的必然方向。當(dāng)前，國企檔案工作人員大多為檔案專業(yè)人才，或者是辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)，無法勝任檔案信息化管理工作，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，采取有效措施，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平顯得尤為重要。

2 國企檔案工作的優(yōu)化對策分析

如前所述，對國企檔案工作現(xiàn)狀下面臨的一些問題有了一定程度的了解。從國企檔案工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，采取及時(shí)有效的優(yōu)化對策非常關(guān)鍵?？偨Y(jié)起來，具體優(yōu)化對策如下：

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。檔案見證了國企建設(shè)集團(tuán)的發(fā)展史，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展決策制定提供了可靠依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)識到其價(jià)值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規(guī)范建設(shè)檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標(biāo)準(zhǔn)，將各部門業(yè)務(wù)活動中所積累的資料，及時(shí)歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。同時(shí)，建立健全相關(guān)管理制度，依照《檔案法》、《土地儲備業(yè)務(wù)檔案建設(shè)規(guī)范》、《土地檔案管理工作暫行規(guī)范》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示，制定國企檔案管理制度，明晰檔案工作的具體流程及執(zhí)行方案，提升工作水平[3]。此外，還有必要完善檔案管理獎(jiǎng)懲制度，對管理工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予精神及物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)，可以與績效考核機(jī)制掛鉤，以此充分提高工作人員對待檔案管理工作的積極性；針對日常管理工作思想散漫、存在錯(cuò)誤的人員，則給予一定的懲罰，以此提高檔案管理工作人員對待日常檔案管理工作的警惕性，進(jìn)而全面提高檔案管理工作質(zhì)量。

2）引進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息平臺。國企檔案工作中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創(chuàng)新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，國有建設(shè)集團(tuán)單位應(yīng)該引入適合企業(yè)檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財(cái)政預(yù)算，采購相關(guān)信息設(shè)備，比如說計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等，創(chuàng)造合適的電子檔案儲存環(huán)境，構(gòu)建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務(wù)水平[4]。同時(shí)，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時(shí)，設(shè)定賬戶權(quán)限等級，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被 篡改。

3）完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平。國有建設(shè)集團(tuán)應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實(shí)。而且，國企檔案信息化建設(shè)，對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當(dāng)前國企檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，國有企業(yè)辦公逐步實(shí)現(xiàn)自動化，在自動化辦公環(huán)境下，各個(gè)部門工作、管理活動中產(chǎn)生的信息資料，能夠直接通過電腦錄入到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，進(jìn)行歸納、分類、統(tǒng)計(jì)、分析，這樣能有效提升檔案工作效率；同時(shí)，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺，可實(shí)現(xiàn)檔案資料異地共享，借助于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對于檔案的開發(fā)利用，全面提升國企建設(shè)集團(tuán)檔案工作水平。