關(guān)于加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制的探討

譚 鵬

（湖南醫(yī)藥學(xué)院，湖南 懷化 418000）

當(dāng)下社會(huì)，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)迎來(lái)全新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代。在此背景下，要想做好高校檔案管理工作，豐富高校的檔案信息資源，滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域以及高校學(xué)生、教師對(duì)高校數(shù)據(jù)信息資源的需求，必須加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制的探討。結(jié)合實(shí)際情況，克服掉傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，構(gòu)建全新的教育服務(wù)機(jī)制，創(chuàng)新服務(wù)管理理念，確保檔案管理工作有序開(kāi)展，為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域以及相關(guān)工作人員、師生，提供豐富的數(shù)據(jù)和信息資源。

1 創(chuàng)新高校檔案管理和服務(wù)工作必要性

高校檔案中，檔案是記載各個(gè)教師以及學(xué)生，在校的工作、生活和學(xué)習(xí)相關(guān)社會(huì)實(shí)踐信息，是高校寶貴資源。高校檔案管理工作有效落實(shí)，可確保檔案信息完整性，為高校學(xué)生以及教師未來(lái)的生活以及學(xué)習(xí)提供保障，利于其更好的發(fā)展、就業(yè)，為相關(guān)單位提供自己的信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等。因此，高校必須做好檔案管理工作，記錄好高校學(xué)生以及教師在校相關(guān)信息，發(fā)揮資源的最大價(jià)值，為其未來(lái)更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

檔案管理是知識(shí)的載體，對(duì)歷史發(fā)展進(jìn)行記錄，并把各個(gè)知識(shí)點(diǎn)總結(jié)記錄，匯集豐富信息資源，這些資源不僅可靠，也是最為原始的信息，具有較大的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。檔案管理是高校主要工作之一，高校把發(fā)展期間科研成果、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)資料全部保存于檔案中，為教師的教學(xué)工作以及學(xué)生學(xué)習(xí)提供理論參考資料。對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，要想發(fā)揮這些資源的優(yōu)勢(shì)，必須把這些資源充分的利用起來(lái)，有效的管理檔案資源，開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，才能夠體現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)和 價(jià)值。

因此，高校必須在做好科研工作的同時(shí)，落實(shí)好檔案管理工作，改變以往的管理模式，把信息技術(shù)作為依托，結(jié)合社會(huì)的發(fā)展需求、學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)，以及教師和學(xué)者對(duì)此需求進(jìn)行管理，創(chuàng)新管理機(jī)制，為高校檔案管理工作有效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。

2 高校檔案管理工作挑戰(zhàn)與發(fā)展建議

2.1 高校檔案管理工作難度大

當(dāng)下國(guó)家的就業(yè)政策較為多樣，對(duì)高校的檔案管理工作提出更為嚴(yán)格要求，要求檔案資源的豐富性和時(shí)效性，這就增加高校檔案管理工作難度。面對(duì)這一發(fā)展形勢(shì)，高校必須給予檔案管理工作足夠的重視，樹(shù)立創(chuàng)新的發(fā)展目標(biāo)，明確檔案管理工作對(duì)學(xué)生發(fā)展以及教師升遷的重要性，呼吁高校師生做好檔案管理工作，為未來(lái)的就業(yè)、再深造做保障。

2.2 缺乏高素質(zhì)人才管理檔案

據(jù)調(diào)查和分析，當(dāng)下高校管理人才中，大部分是即將退休和不宜教學(xué)的教師，此類教師年齡較大，部分教師是孕婦等特殊人群。在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)不熟練，檔案管理方法落后，模式單一，新檔案管理理念和方法無(wú)法有效應(yīng)用，影響檔案質(zhì)量管理工作。針對(duì)此，高校必須樹(shù)立創(chuàng)新管理理念，注重檔案管理人員的培訓(xùn)和組建，安排能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)的工作人員，強(qiáng)化檔案管理工作效果[2]。

2.3 檔案管理制度較為落后

部分高校的檔案管理工作依舊停留于手寫(xiě)的階段，沒(méi)有及時(shí)更新檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致制度不夠完整，出現(xiàn)制度落后問(wèn)題，這樣在檔案管理工作中就出現(xiàn)檔案材料被隨意擺放、檔案資源丟失問(wèn)題。此外，高校也出現(xiàn)檔案管理設(shè)備落后問(wèn)題，沒(méi)有利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行管理，出現(xiàn)檔案記錄模糊以及檔案丟失和錯(cuò)亂等問(wèn)題，增加答案管理難度。因此，高校必須完善管理制度，引進(jìn)全新管理設(shè)備，完善以往管理工作不足，確保高校檔案管理工作有序開(kāi)展[3]。

3 高校檔案管理以及服務(wù)機(jī)制

3.1 創(chuàng)新檔案管理模式

教育事業(yè)的快速發(fā)展，帶動(dòng)各個(gè)高校的發(fā)展。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法，注定無(wú)法滿足現(xiàn)階段高校檔案管理需求，單一紙質(zhì)的檔案記錄方法容易引發(fā)檔案丟失問(wèn)題[4]。因此，高校檔案管理工作人員，必須及時(shí)創(chuàng)新檔案管理方法，樹(shù)立全新的管理目標(biāo)，引進(jìn)信息技術(shù)，整合各種資源，利用電腦進(jìn)行檔案的信息錄入、對(duì)信息進(jìn)程存儲(chǔ)。然后打印成紙質(zhì)形式，利于提高高校檔案管理的水平，利用網(wǎng)絡(luò)去進(jìn)行管理和整理檔案，提高檔案管理工作效率[5]。

此外，高校也要改變以往的管理模式，明確檔案管理工作重要性，建立檔案管理制度，把檔案管理工作和其他工作分離，保障檔案管理工作的獨(dú)立性，成為職能型管理部門(mén)，改變以往的被動(dòng)執(zhí)行，發(fā)展為主動(dòng)決策，更好的落實(shí)檔案管理工作，保障檔案管理工作到位、高效、安全及時(shí)去購(gòu)買(mǎi)檔案管理新軟件，利用數(shù)字信息技術(shù)，挖掘資源、整理資源和組織并再利用資源，強(qiáng)化各個(gè)新型技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)功能多樣、具有吸引力的檔案資源網(wǎng)站，利于用戶以直觀的形式，快速查找信息資源[6]。

最后，高校也要注重檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展，全方面去進(jìn)行管理，結(jié)合外部環(huán)境、檔案開(kāi)發(fā)、檔案人力、檔案資源等要素，樹(shù)立全方位管理理念，解放思想，把以人為本和服務(wù)至上作為管理理念，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，利于更加到位、安全和高效的落實(shí)檔案管理工作。

3.2 創(chuàng)新人力資源培訓(xùn)模式

人力資源管理創(chuàng)新也是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，伴隨高校的發(fā)展，高校檔案資源越來(lái)越豐富、而且種類繁雜，增加檔案管理人員管理難度，也要求管理人員具備較強(qiáng)的技能，較為熟練的管理行為等[7]。因此，為更好的落實(shí)高校檔案管理工作，各個(gè)高校必須明確國(guó)家檔案管理要求、準(zhǔn)則，樹(shù)立培訓(xùn)目標(biāo)，定期對(duì)教師以及學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)，提升其檔案管理能力，鼓勵(lì)其利用全新的檔案管理方法進(jìn)行管理。

同時(shí)，也要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，更好的落實(shí)高校應(yīng)該樹(shù)立人力資源為首要資源的管理理念，改變以往見(jiàn)物不見(jiàn)人的管理思想，注重人才的培養(yǎng)，結(jié)合檔案管理工作人員的特點(diǎn)以及優(yōu)勢(shì)，鼓勵(lì)每個(gè)工作人員發(fā)展個(gè)性、展現(xiàn)優(yōu)勢(shì)，大膽創(chuàng)新。這樣不僅可增加檔案管理團(tuán)隊(duì)凝聚力，也利于實(shí)現(xiàn)人力資源創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，構(gòu)建一個(gè)高素質(zhì)、能力強(qiáng)、紀(jì)律嚴(yán)實(shí)、作風(fēng)正派的團(tuán)隊(duì)。此外，素質(zhì)培養(yǎng)也是極為重要的，因此，高校也要及時(shí)開(kāi)展職業(yè)素養(yǎng)以及個(gè)人素質(zhì)、思想道德精神培訓(xùn)活動(dòng)，增加檔案管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

高校檔案中數(shù)據(jù)信息，能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)工作帶來(lái)指導(dǎo)，對(duì)教師教學(xué)以及學(xué)生的學(xué)習(xí)具有較大影響。因此，檔案管理工作，應(yīng)要求全校教師以及學(xué)生參與其中。首先，高校應(yīng)大力宣傳檔案管理工作的重要性，呼吁每個(gè)人重視檔案信息管理，如利用校園廣播的形式、板報(bào)的形式，通過(guò)檔案管理系列活動(dòng)，潛移默化把檔案管理理念以及檔案管理重要性深入全校師生的心中[6]。

此外，高校也要大膽創(chuàng)新，明確檔案管理工作中師生良好配合的重要性，鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)把有價(jià)值的教學(xué)案例等歸納到檔案中，及時(shí)對(duì)師生參與的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行歸檔處理。這樣不僅可以保證檔案管理的完整性，也可為高校師生未來(lái)的發(fā)展，提供更加健全的參考資料，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，為高校教育事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展作保障[7]。

需要注意的是，高校為了激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，可建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)那些表現(xiàn)優(yōu)異，敢于創(chuàng)新的工作人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，為其提供發(fā)展的機(jī)會(huì)，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，發(fā)揮人才的最大作用，為檔案管理工作創(chuàng)新貢獻(xiàn)自身力量。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們可以看出，高校在加強(qiáng)檔案管理，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制過(guò)程中，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的方法，注重檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展，結(jié)合外部環(huán)境、檔案開(kāi)發(fā)、檔案管理、全方面去進(jìn)行管理。此外，也要樹(shù)立培訓(xùn)目標(biāo)，落實(shí)人力資源創(chuàng)新工作，鼓勵(lì)全員參與其中，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息。把服務(wù)作為宗旨，把創(chuàng)新作為主題，與時(shí)俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，落實(shí)好檔案管理創(chuàng)新工作，為高校學(xué)生的學(xué)習(xí)以及教師的科研，提供豐富參考資源。