檔案信息化管理的必要性措施和創(chuàng)新途徑探

沈 鴻

（云南水投牛欄江滇池補(bǔ)水工程有限公司，云南 昆明 650000）

對(duì)檔案信息的利用是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要因素。因此，在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，要對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，合理融入現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案管理人員要針對(duì)檔案信息化管理的實(shí)際情況以及現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向，對(duì)檔案信息提供針對(duì)性的服務(wù)，從而促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，一定要跟隨國(guó)家發(fā)展的腳步進(jìn)行創(chuàng)新，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理的途徑，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化 管理。

1 電子檔案管理信息化的必要性

檔案是日常工作中必不可少的內(nèi)容，本身有著重要的意義。在現(xiàn)代的各種企業(yè)和事業(yè)單位中，檔案管理的信息每天都在發(fā)生變化，由原來(lái)的紙質(zhì)檔案進(jìn)入電子信息識(shí)別檔案的過(guò)程，檔案管理經(jīng)歷了從單個(gè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)到網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的改變，并且仍在不斷更新。隨著辦公室自動(dòng)化的推進(jìn)，一些落后的企業(yè)已經(jīng)不能跟上時(shí)代發(fā)展的要求，檔案管理模式也隨之發(fā)生了變化，檔案管理人員要更快地學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息化，如果不改變，其他單位對(duì)本單位傳達(dá)的信息就不能更及時(shí)獲取。電子檔案管理信息化可以讓檔案管理變得更準(zhǔn)確、更科學(xué)?？梢宰寵n案的管理和使用變得更加便捷，檔案資源的利用效率得到更快提升，檔案管理工作能夠更好完成。電子檔案信息化管理還有完整性、有效性、保密性等諸多特點(diǎn)，發(fā)揮了檔案管理建設(shè)的重要的作用。

2 促進(jìn)檔案信息化管理的措施

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)以及財(cái)政部門(mén)要不斷加大檔案管理的資金投入。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要購(gòu)置一定的硬件以及軟件設(shè)備，并且檔案管理人員要根據(jù)實(shí)際的檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行資金的籌集以及計(jì)劃使用。從資金的角度來(lái)滿(mǎn)足信息化建設(shè)的基礎(chǔ)要求，能夠滿(mǎn)足檔案信息化管理的基本要求。除此之外，在檔案信息化管理的過(guò)程中，要不斷對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升他們的管理水平。由于我國(guó)檔案信息化管理工作的質(zhì)量參差不齊，不能?chē)?yán)格做到電子文件的歸檔管理，所以在檔案信息化管理的過(guò)程中，要對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理的規(guī)范性以及科學(xué)性。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的過(guò)程中，當(dāng)?shù)卣欢ㄒo予重視以及支持。我國(guó)檔案信息化管理相對(duì)于其他國(guó)家起步比較晚，但是發(fā)展的速度快。隨著我國(guó)檔案信息化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，很多電子文件需要存在不同的電子媒介中。傳統(tǒng)的檔案管理儲(chǔ)存所占用的空間比較大，最終所產(chǎn)生的保管費(fèi)用比較高，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的方向不一致。因此針對(duì)我國(guó)檔案信息化管理的實(shí)際情況，政府需要給予高度的重視，不斷增強(qiáng)檔案信息化管理以及建設(shè)的責(zé)任感，對(duì)檔案信息化管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，從而實(shí)現(xiàn)科技的創(chuàng)新發(fā)展。

3 電子檔案信息化管理的作用

1）使檔案管理體系更加規(guī)范化。電子信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，解決問(wèn)題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構(gòu)建變得規(guī)范化。使用電子信息技術(shù)可以將檔案管理轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預(yù)，通過(guò)設(shè)置相關(guān)的前期程序，計(jì)算機(jī)在運(yùn)行時(shí)就可以根據(jù)實(shí)際的儲(chǔ)存情況實(shí)施信息管理，得到完整、準(zhǔn)確的信息。

2）數(shù)字化技術(shù)的產(chǎn)生與應(yīng)用。日常生活以及工作當(dāng)中，很多時(shí)候人們?cè)诔鲩T(mén)的時(shí)候只帶一部手機(jī)就能夠進(jìn)行購(gòu)物、旅游、導(dǎo)航以及乘車(chē)等，無(wú)紙化和無(wú)現(xiàn)金的形式已經(jīng)形成，也意味著傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)數(shù)據(jù)正在逐漸被淘汰。相關(guān)工作者在進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作的時(shí)候，如果還使用傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案信息管理工作形式，會(huì)導(dǎo)致存在很多年代久遠(yuǎn)、破損的檔案資料，但是如果在檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，基于互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的檢索與應(yīng)用，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)、單位等提供便捷服務(wù)，同時(shí)對(duì)于檔案信息資料的保存來(lái)講非常有利。所以基于信息化技術(shù)手段對(duì)單位檔案資料進(jìn)行管理，是現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展中的必然要求。

4 對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行創(chuàng)新的途徑

1）對(duì)思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新促進(jìn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在對(duì)檔案信息化管理創(chuàng)新的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的必要性以及作用，從自身出發(fā)，不斷轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算中，而且要根據(jù)部門(mén)以及單位發(fā)展的需求，不斷增加經(jīng)費(fèi)的投入，并且要根據(jù)實(shí)際的情況，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)施設(shè)備以及軟件。從檔案信息化管理的基礎(chǔ)建設(shè)出發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決，從而有計(jì)劃地開(kāi)展檔案信息化建設(shè)和管理工作。

2）加強(qiáng)信息技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用。在電子檔案管理中，使檔案資源的共享應(yīng)用得以提高的方式是加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，讓檔案的公開(kāi)和聯(lián)系更加方便。電子網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展?jié)M足了電子檔案管理的訴求。檔案管理員可以將同一檔案中同時(shí)錄入幾個(gè)員工的信息，讓查詢(xún)更加方便。例如，在進(jìn)行個(gè)人注冊(cè)后登錄信息平臺(tái)，員工可以直接查詢(xún)到自己的個(gè)人信息，管理者也可以查看員工在這段工作的業(yè)績(jī)、獲獎(jiǎng)以及工作經(jīng)歷和專(zhuān)業(yè)技能等方面的信息，這樣不僅減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也方便了公司管理者和各個(gè)員工對(duì)彼此的了解，使各個(gè)單位在人事調(diào)動(dòng)期間關(guān)系復(fù)雜化的問(wèn)題得到有效緩解。

3）對(duì)管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理。對(duì)檔案進(jìn)行管理，一定要采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理制度，從管理模式的角度來(lái)保證檔案信息的完整性以及準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化的管理，就必須要從現(xiàn)代技術(shù)的角度出發(fā)，科學(xué)合理地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷對(duì)檔案信息化進(jìn)行建設(shè)，而且在建設(shè)的過(guò)程中，要用科學(xué)的手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理以及利用，將檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理模式與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式進(jìn)行替換，在一定程度上就能夠避免實(shí)體檔案的損壞。

4）加大資金投入。在個(gè)別的企業(yè)、事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理工作，檔案管理部門(mén)是一個(gè)關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要部門(mén)，檔案管理工作的價(jià)值和意義不容忽視。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)方面的培養(yǎng)，加強(qiáng)高層的管理人員對(duì)檔案工作的重視程度，并給予人力、物力方面的支持，加強(qiáng)電子檔案管理所應(yīng)用的設(shè)備（軟件設(shè)備、硬件設(shè)施等），充分發(fā)展電子檔案管理信息化工作，使檔案管理工作在整個(gè)企業(yè)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

5 結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案的管理一定要采取信息化的管理模式，不斷探索新媒體條件下的檔案利用途徑，從微博以及微信等新型媒體的角度出發(fā)，不斷為檔案信息化管理提供更為方便的條件，從而促進(jìn)檔案管理部門(mén)傳遞信息，并且在檔案信息化管理的過(guò)程中，一定要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷促進(jìn)檔案信息化管理的創(chuàng)新。