如何做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作

文| 朱 琛

人事檔案無小事，從檔案本身來看，它記錄并保存著個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及反映著個人工作中德、能、勤、廉情況，主要工作貢獻(xiàn)，專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，工資變動、獎懲、考評結(jié)果等。新時期下，事業(yè)單位需要落實人事檔案工作，完善績效考核機(jī)制，正確的、全面的參考干部的基本情況，為事業(yè)單位的干部選拔提供資料支持。人事檔案管理工作不僅促進(jìn)了事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源發(fā)展，對吸引人才留住人才也起著積極作用。而且對員工來說，人事檔案不僅是每個員工工作階段的相應(yīng)記錄，而且良好的人事檔案可以體現(xiàn)出這個人的工作價值和社會價值。對員工以后的職稱評定、工作升遷等多方面，都有著重要意義。

當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀

缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員

在當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理工作，沒有配備專業(yè)的管理人員，使得檔案的人員檔案收集的意識薄弱，沒有對檔案進(jìn)行合理的收集、整理、管理，在處理的過程中缺乏專業(yè)水平，這樣會導(dǎo)致在后期進(jìn)行檔案資料使用或調(diào)動的過程中，產(chǎn)生一些麻煩和障礙，影響整體的檔案管理水平。

人事檔案管理規(guī)范性不夠、專業(yè)性不強(qiáng)

當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理工作很少有建立起系統(tǒng)的工作管理體系的，一般都是混淆職責(zé)，或干脆由其他部門的人兼任，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性。以至于在實行人事檔案管理工作中，隨意管理，造成時間和人力資源的浪費(fèi)。

缺乏對人事檔案資料的有效利用

雖然一些事業(yè)單位對當(dāng)前的人事檔案管理工作進(jìn)行了改進(jìn)，但是在檔案資料利用的過程中仍然處在一個較低的水平，沒有一個有效的檔案管理會導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量下降，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事工作開展的過程中，無法取得有價值的檔案資料，不能更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

人事檔案管理的信息化建設(shè)不強(qiáng)

在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，對人事檔案進(jìn)行管理，要進(jìn)行信息化建設(shè)，加強(qiáng)對檔案的收集管理應(yīng)用，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，建立電子數(shù)據(jù)庫可以更好的實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新，但是我們在對當(dāng)前進(jìn)行調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位沒有進(jìn)行信息化的建設(shè)只是進(jìn)行簡單的信息收集查詢和檢索，不符合我們當(dāng)前時代的發(fā)展，造成了人力資源的浪費(fèi)。

如何做好新時期事業(yè)單位人事檔案管理工作

1.提高人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。人事檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分，所以需要專業(yè)的工作人員來開展工作。相比傳統(tǒng)檔案管理模式，高素質(zhì)的檔案管理人員能從理論到實踐，對檔案管理工作進(jìn)行有效完善。在吸納優(yōu)秀檔案管理人員時，加強(qiáng)對檔案管理人員的要求標(biāo)準(zhǔn)，提高對檔案管理人員的福利待遇，以便吸引到高素質(zhì)人才。

而針對內(nèi)部人員，事業(yè)單位則要定期或不定期舉辦培訓(xùn)或講座等活動，加強(qiáng)素質(zhì)培養(yǎng)，提高工作人員的專業(yè)能力，以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2.完善人事檔案管理制度。事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中要完善管理制度，這是新時期下對人才管理的一個要求，如果缺乏完善的制度會導(dǎo)致人事檔案管理不能發(fā)揮有效的作用，缺少約束力。同時在進(jìn)行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學(xué)性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露。

3.提高人事檔案的價值，對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。傳統(tǒng)的人事檔案所含內(nèi)容非常冗雜，真正有價值的信息卻寥寥無幾。開展新型的人事檔案管理工作，就必須有選擇地對人事檔案信息進(jìn)行填充或放棄。

在已有的人事檔案管理模式上，減少不必要的人事信息，補(bǔ)充相應(yīng)有價值的檔案資料，對人事檔案進(jìn)行歸納整理，提高人事檔案的價值，為員工的工作發(fā)展提供有力支撐。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。在新時期下對事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于更好的整合資料，建立電子檔案，對人事檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善，有利于更好的開展綜合分析。同時，在進(jìn)行檔案檢索和查詢的過程中也更為方便，能夠為人員考核提供依據(jù)，同時，在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上對每個人的檔案進(jìn)行建立，包括一些重要信息，基本的數(shù)據(jù)資料，能夠使個人信息豐富，突出個人特色，對檔案的動態(tài)管理進(jìn)行優(yōu)化。

結(jié)語

總之，人事檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展和個人發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的應(yīng)用與管理，幫助促進(jìn)和實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在新時代和新形勢下，人事檔案管理只有不斷改革和創(chuàng)新系統(tǒng)和模式，形成新的檔案理念，為適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，為檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。