淺析人事檔案管理的現(xiàn)狀及解決對策

■顧林美 馮玉明

（新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心）

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，在建立素質(zhì)培養(yǎng)、知事識人、選拔任用、從嚴(yán)管理、正向激勵等干部工作“五個體系”中起著重要的基礎(chǔ)支撐作用，人事檔案的完整和準(zhǔn)確性直接關(guān)系到每位職工的切身利益，甚至影響到退休職工是否能按時領(lǐng)取社保，從而影響到單位事業(yè)的穩(wěn)定和健康發(fā)展。結(jié)合近幾年在人事檔案管理工作中的體會，就目前人事檔案管理現(xiàn)狀及解決對策談下自己的看法。

1 人員及人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人員情況

截至2019年6月中心在職職工共386人，其中，男187人，女199人，男女比例為0.939：1，年齡24—59歲，平均年齡44.4歲。學(xué)歷碩士及以上78人，本科196人，大專61人，中專及以下共51人。高級職稱93人，中級職稱135人，初級99人，管理崗8人，工勤崗51人。

1.2 人事檔案管理現(xiàn)狀

中心共配備1名兼職人事檔案管理員負責(zé)干部人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等日常管理工作，為組織考察、晉升等提供可靠依據(jù)。并先后制定了《人事檔案管理制度》、《干部人事檔案專項審核工作實施方案》。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案材料收集不齊全、不完整

某疾控中心于2002年7月由三個單位合并而成，單位主要由專業(yè)技術(shù)人員組成，因歷史原因，大部分職工對待人事檔案管理工作不夠重視，普遍認(rèn)為人事檔案只是簡單的保管工作，偶爾需要查閱，也僅限于在晉升職稱時需提供考核、職稱聘任等檔案材料，平時人事檔案利用率不高，以致鑒定、培訓(xùn)、學(xué)歷等材料主動歸檔的意識不強，導(dǎo)致缺失材料比較多，特別是培訓(xùn)、學(xué)歷等資料缺失嚴(yán)重，直接影響到干部人才的選拔任用。主要原因就是事業(yè)單位對于人事檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，對于人事檔案管理工作并不是特別重視，甚至連輔助工作都算不上。許多人事檔案管理人員只要認(rèn)為人事檔案不出現(xiàn)丟失的情況即可，對于人事檔案資料的收集工作直接省略，甚至對收集的認(rèn)識檔案資料不會進行審查，就算人事資料收集過程中存在遺漏的情況也無法及時的發(fā)現(xiàn)，最終就會造成后續(xù)使用相關(guān)人事檔案的時候，由于人事資料收集不齊全、不完整，會影響人事資源的高效配置。

2.2 人事檔案管理無專職人員

人事檔案管理是一項專業(yè)性、敏感性、政治性很強的工作，需了解掌握很多的專業(yè)知識，因未安排專職管理人員，兼職人員所學(xué)專業(yè)非檔案管理專業(yè)，由于中心對檔案管理工作不夠重視，未派送檔案管理人員參加相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，只能通過部分專業(yè)書籍、上級文件或咨詢上級部門檔案管理人員獲取相關(guān)知識，以致不能及時學(xué)習(xí)掌握檔案管理新知識和新方法，直接導(dǎo)致檔案管理工作滯后、低效。因此人事檔案管理人員在專業(yè)技能方面存在欠缺，加上檔案管理人員通常是由其他部門減值或者借調(diào)而來，流動性較大，無法形成穩(wěn)定的人事檔案管理專職人員。加上檔案管理人員沒有參加相關(guān)培訓(xùn)，在檔案收集、整理、歸類以及保存方面欠缺專業(yè)知識，使得整個人事檔案管理模式比較落后。因為人事檔案室仍然是以紙質(zhì)材料為主，對于環(huán)境有著較高的要求，倘若缺乏專職的人事檔案管理人員，容易造成人事檔案材料出現(xiàn)物理損傷，影響到人事檔案材料的安全。所以對于事業(yè)單位來說，人事檔案管理水平要想提升必須要打造專業(yè)的人事檔案管理人才，并且設(shè)置專職崗位，提升人事檔案管理專業(yè)性。

2.3 人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

人事檔案室設(shè)置不合理，窗戶封閉，不能正常通風(fēng)，防潮、防火、防蟲、采光等設(shè)施不齊全，設(shè)備比較陳舊，截至目前，人事檔案的收集、編類、整理、歸檔等工作僅依靠手工完成，部分檔案材料經(jīng)多次翻閱、裝訂，導(dǎo)致紙張磨損破舊，影響檔案的完整性和美觀性。從上述情況可見，當(dāng)下單位人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度不足，致使基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，無法為人事檔案材料營造較好的環(huán)境。加上人事檔案材料是紙質(zhì)的，經(jīng)常被查閱，極易為人事檔案管理材料埋下隱患。

2.4 人事檔案管理模式比較落后

事業(yè)單位當(dāng)下人事答案管理模式人仍然是秉持傳統(tǒng)理念，僅僅只是通過檔案室儲存檔案材料。但是隨著人事檔案材料規(guī)模的擴張，龐大的人事檔案材料信息在查閱、利用方面都面臨較大的困境，而且紙質(zhì)材料保存不易。正是因為人事檔案管理模式的落后，導(dǎo)致人事檔案查閱效率不足，并且無法將龐大的人事檔案數(shù)據(jù)資源進行充分利用。此外就是人事檔案管理制度沒有與時俱進進行改善，尤其是在調(diào)閱方面，通常只需要簽字登記就能夠進行調(diào)閱，對于審批權(quán)限沒有進行嚴(yán)格的規(guī)定，不利于檔案保密。還有就是人事檔案管理工作流程沒有明確，許多流程都是由人事檔案管理人員自行摸索，缺乏科學(xué)性。

3 提高人事檔案管理的工作質(zhì)量及效率

3.1 提升檔案管理人員的能力

近些年對于事業(yè)單位人員晉升考核改革的深入，對于人事檔案管理提出更高的要求。人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、保密性要求極高的工作，要安排堅持原則、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、保密觀念強、政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力過硬的黨員干部擔(dān)任檔案管理的重任，檔案管理員需通過自學(xué)相關(guān)書籍、上級文件來加強自己業(yè)務(wù)技能的提升，單位也需派送檔案管理人員外出參加集中培訓(xùn)，邀請專家前來授課等方式，使檔案管理工作人員及時掌握檔案管理的新知識、新理念，新方法，因此提升檔案管理人員的水平是推動人事檔案管理發(fā)展的重要途徑。首先需要從檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)技能出發(fā)，并且對職業(yè)道德、責(zé)任心、作風(fēng)等進行綜合評估，然后制定激勵機制調(diào)動檔案管理人員積極性；切實提高工作效率，從而提高工作質(zhì)量。其次就是需要事業(yè)單位負責(zé)人督促檔案管理人員對檔案室進行科學(xué)化管理，對收集的人事材料進行收集、整理等，確保人事檔案材料的完整性。

3.2 增加資金投入，夯實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)

事業(yè)單位負責(zé)人應(yīng)該加強對人事檔案管理工作的重視，并且將人事檔案工作人員的晉升獎勵、考核評估、監(jiān)督等制度進行完善，在重要事項當(dāng)中將人事檔案管理工作地位提升。首先需要加大資金投入，對人事檔案提供一定資金加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案室環(huán)境的改善；其次則是將計算機、掃描儀、打復(fù)印機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行配置，為人事檔案管理工作效率提升奠定基礎(chǔ)，而且通過現(xiàn)代化設(shè)備也能夠降低人事檔案材料損壞的風(fēng)險。最后則是針對檔案室制定風(fēng)險防范機制，比如隔火門、防潮材料等等，保證檔案室不受到不可抗力因素引起的災(zāi)害影響。

3.3 構(gòu)建健全人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理所牽涉的管理內(nèi)容比較復(fù)雜，而且工作十分零碎，對人事檔案管理人員耐心是極大的挑戰(zhàn)。因此通過構(gòu)建健全的人事檔案管理制度可以促進檔案管理人員工作流程的規(guī)范。首先人事檔案管理制度中需要將各項檔案管理工作流程進行明確，確保工作人員在進行檔案管理時有據(jù)可依。其次就是要制定完善的人事檔案調(diào)閱流程，避免因為人事檔案的調(diào)閱造成人事檔案材料的損失，而且對于人事檔案的丟失、非法修改、泄密等問題要進行嚴(yán)格的懲罰，為后續(xù)人事檔案管理夯實制度基礎(chǔ)。

3.4 電子信息化管理的必要性和重要性

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，把我們帶入大數(shù)據(jù)時代，對于人事檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的管理，因需人工翻閱、查詢、裝訂、整理，使得檔案材料有所磨損而失真。人事檔案龐大的人事信息資料也需要運用電子信息化技術(shù)來提升運用效率，才能夠?qū)⑷耸聶n案的作用進行充分的挖掘。實現(xiàn)人事檔案電子化管理，把人事檔案更多的信息輸入到電子計算機中，將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，最顯著的優(yōu)勢便是實現(xiàn)人事檔案管理的高效，通過電子化管理，可以更好的進行歸類整理，方便查閱、通過減少紙質(zhì)檔案翻閱的次數(shù)，檔案的破損、丟失等概率減少，通過一鍵搜索等功能，減輕工作人員的勞動強度，大大提高檔案管理工作效率。

綜上所述，人事檔案電子化管理迫在眉睫，通過信息化管理，能使人事檔案管理工作提升到一個全新的高度。我們應(yīng)該清醒的認(rèn)識到，人事檔案管理的新發(fā)展，還需自身加強學(xué)習(xí)，在不斷學(xué)習(xí)和摸索中，加強工作方法，提高工作效率，新時期人事檔案管理工作還需廣大同仁一起探索和努力。